In diesem Artikel lernst Du, wie Du gelöschte Dateien im Archiv findest, einzelne oder mehrere Dateien wiederherstellst und Dateien aus dem Archiv herunterlädst. Das Archiv enthält alle Dateien, die Du oder Dein Team für einen Mandanten gelöscht habt.
Voraussetzungen
Du bist als Payroll-Admin angemeldet
Du hast Zugriff auf den Mandanten, dessen Dateien Du verwalten möchtest
Die Dateien wurden zuvor in der Dokumentenablage gelöscht (z.B. aus dem Abrechnungsordner oder der Personalakte eines Mitarbeitenden)
Archiv öffnen
Öffne das Menü Dokumente.
Wähle den gewünschten Mandanten aus.
Gehe entweder zum Reiter Abrechnung oder Mitarbeitende.
Klicke ganz unten auf der Seite auf die Zeile Archiv.
Archivübersicht verstehen
Die Archivübersicht zeigt alle gelöschten Dateien des Mandanten.
Name: Dateiname
Gelöscht am: Datum und Uhrzeit der Löschung
Gelöscht von: Name der Person, die die Datei gelöscht hat
ID: Personalnummer (falls vorhanden)
Nachname / Vorname: Zuordnung zum Mitarbeitenden
Kategorie: Dokumenttyp (z.B. Lohnabrechnung, Gesundheitsbescheinigung)
Die Tabelle kann nach diesen Spalten sortiert werden. Du kannst oben rechts im Suchfeld nach Dateien suchen (mindestens 3 Zeichen eingeben).
Einzelne Datei wiederherstellen
1. Finde die Datei im Archiv.
2. Klicke auf das Wiederherstellen-Icon (Pfeil nach links) ganz rechts in der Zeile.
3. Die Datei wird wiederhergestellt und erscheint in ihrem ursprünglichen Ordner (z.B. im Abrechnungsmonat oder in der Personalakte des Mitarbeitenden). Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Wiederherstellung.
Mehrere Dateien wiederherstellen
1. Aktiviere die Checkboxen neben den Dateien, die Du wiederherstellen möchtest.
2. Oder wähle Alle auswählen in der Kopfzeile, um alle Dateien auf der aktuellen Seite anzukreuzen.
3. Unten erscheint eine Aktionsleiste mit der Anzahl der ausgewählten Dateien.
4. Klicke auf Wiederherstellen (X).
5. Alle ausgewählten Dateien werden wiederhergestellt. Eine Erfolgsmeldung zeigt die Anzahl und die Zielordner (z.B. „3 in Ordner Lohnabrechnung Januar 2026“). Du kannst auf die Ordner-Links klicken, um direkt dorthin zu gelangen.
Dateien aus dem Archiv herunterladen
Du kannst Dateien aus dem Archiv herunterladen, ohne sie wiederherzustellen:
Einzelne Datei: Klicke auf das Download-Icon in der Zeile der Datei.
Mehrere Dateien: Wähle die gewünschten Dokumente per Checkbox aus und klicke in der Aktionsleiste auf Herunterladen. Die Dateien werden als ZIP-Datei heruntergeladen.
Häufige Probleme
Ich finde eine Datei nicht im Archiv.
Ich finde eine Datei nicht im Archiv.
Prüfe, ob Du den richtigen Mandanten ausgewählt hast. Das Archiv ist mandantenspezifisch. Nutze die Suchfunktion mit mindestens 3 Zeichen. Sortiere nach 'Gelöscht am' aufsteigend, falls die Datei sehr alt ist.
Nach der Wiederherstellung finde ich die Datei nicht.
Nach der Wiederherstellung finde ich die Datei nicht.
Die Datei landet in ihrem ursprünglichen Ordner. Die Erfolgsmeldung nach der Wiederherstellung enthält Links zu den Zielordnern – klicke darauf, um direkt dorthin zu gelangen.