project b. fragt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) automatisch bei der gesetzlichen Krankenkasse an, sobald eine Arbeitsunfähigkeit durch den Mandanten eingetragen oder genehmigt wird. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du die Funktion pro Mandant aktivierst, den Status Deiner Mandanten im Überblick behältst und wie Du bei Klärungsbedarf vorgehst.
❗️Voraussetzungen
Damit der eAU-Abruf für einen Mandanten funktioniert, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
Die Betriebsnummer des Mandanten ist in project b. hinterlegt.
Die Funktion ist für den Mandanten aktiviert. Wende Dich dafür an Deinen Ansprechpartner bei project b.
Automatischen Ablauf verstehen
Sobald die Funktion aktiv ist, läuft der Prozess ohne Dein Zutun:
Eine Arbeitsunfähigkeit für eine gesetzlich versicherte Person wird vom Mandanten erstellt oder genehmigt und enthält ein Datum der ärztlichen Feststellung.
project b. plant den Versand - 2 Kalendertage nach dem Datum der ärztlichen Feststellung.
Grund: Ärzte brauchen in der Regel bis zu 2 Tage, um die eAU im System der Krankenkasse zu hinterlegen. Früherer Abruf führt häufig zu „kein Nachweis vorhanden".Die Anfrage wird automatisch an die Krankenkasse gesendet.
Die Antwort wird abgerufen, ausgewertet und der Status in project b. aktualisiert - inklusive Erklärung und empfohlener nächster Aktion.
Übersicht zu eAU-Anfragen
Unter dem Menüpunkt Export kannst Du im Reiter Abwesenheiten den Status zu eAU-Abrufen nachvollziehen. Die Tabelle enthält die Spalte eAU-Abfrage, die für Arbeitsunfähigkeiten den aktuellen Status anzeigt.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit der eAU-Sektion, in der Du die vollständigen Details zur Antwort der Krankenkasse einsehen kannst.
Status im Überblick
Jede Anfrage hat einen Status. Diese Tabelle erklärt, was er bedeutet und ob Du handeln musst.
Status | Bedeutung | Handlung nötig? |
Geplant | Die Anfrage ist vorbereitet, aber noch nicht gesendet. | Nein - das manuelle Senden über Jetzt abfragen ist möglich, wird aber in der Regel nicht empfohlen. |
Läuft | Die Anfrage wurde gesendet, die Antwort der Krankenkasse steht noch aus. | Nein - die Antwort liegt in der Regel innerhalb einer Stunde vor. |
Ausstehend | Die Krankenkasse hat mitgeteilt, dass sie noch prüft (z. B. 28 Tage). | Nein - automatisches Nachfassen. |
Erledigt | Die AU wurde bestätigt, keine Abweichungen. | Nein. |
Zu prüfen | Es gibt eine Abweichung oder einen Klärungsbedarf. | Ja - Details im Drawer. |
Fehlgeschlagen | Der Abruf ist technisch gescheitert. | Ja - alternative Verfahren nutzen. |
Geprüft | Manuell abgeschlossen. | Nein. |
„Zu prüfen"-Fälle bearbeiten
Wenn eine Anfrage den Status Zu prüfen hat, zeigt die Detailansicht eine Erklärungskarte mit dem Grund und einer konkreten Handlungsempfehlung. Die häufigsten Ursachen:
Unbekannte Person / unzuständige Kasse: Die Person wurde bei der Krankenkasse nicht gefunden. Prüfe die Versicherungsdaten und frage erneut an.
Abweichende Daten: Die Krankenkasse meldet andere Zeiträume als im System. Kläre die Abweichung mit dem Mandanten.
Kein Nachweis vorhanden: Die eAU liegt bei der Kasse noch nicht vor. Frage erneut an oder warte auf eine spätere Meldung des Mitarbeitenden.
In Prüfung: Die Kasse prüft noch. project b. fragt automatisch nach; nach 28 Tagen ohne Antwort wechselt der Status auf Zu prüfen.
Manuelle Aktionen
In der Detailansicht stehen Dir folgende Aktionen zur Verfügung:
Jetzt abfragen
Sendet eine Anfrage im Status Geplant sofort, ohne die Wartezeit abzuwarten. Allerdings raten wir in der Regel von dieser Aktion ab.
Erneut abfragen
Startet einen neuen Abruf für Fälle, bei denen ein Wiederholungsversuch sinnvoll ist (z. B. kein Nachweis, unbekannte Person).
Als geprüft markieren
Schließt einen Fall nach abgeschlossener Klärung ab. Optional kannst Du eine Notiz hinterlegen, z. B. das Ergebnis eines Gesprächs mit dem Mandanten.
Prüfung zurücksetzen
Macht die Markierung rückgängig. Die Notiz bleibt erhalten.
Sonderfälle
Privatversicherte Mitarbeitende erhalten dauerhaft den Status Zu prüfen / Privat versichert. Für sie läuft kein automatischer Abruf. Der Nachweis muss manuell eingereicht werden.
Krankmeldungen ohne Datum der ärztlichen Feststellung (in der Regel bis 3 Tage) lösen keinen eAU-Abruf aus. Die Detailansicht zeigt einen Hinweis - keine Aktion erforderlich.
Krankmeldungen über 3 Tage ohne Datum der ärztlichen Feststellung - Die Detailansicht weist darauf hin, dass das Datum noch fehlt. Weise den Mandanten darauf hin, das Datum nachzutragen.
Bearbeitungen nach dem Versand - Korrekturen an einer Arbeitsunfähigkeit nach dem Versand der Anfrage haben keinen Einfluss auf den laufenden Prozess. Nur Erneut abfragen oder eine neue Arbeitsunfähigkeit mit korrekten Daten löst einen neuen Versand aus.
E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren
Standardmäßig erhältst Du keine E-Mails zu eAU-Anfragen. Du kannst folgende Benachrichtigung aktivieren:
eAU-Abfrage: Prüfung erforderlich oder fehlgeschlagen - Du wirst informiert, wenn eine eAU-Abfrage Nacharbeit erfordert oder nicht abgeschlossen werden konnte.
Gehe dazu in die Einstellungen und klicke anschließend auf E-Mail-Benachrichtigungen.
