RITA liest Personalfragebögen automatisch aus, überträgt die Daten in das Formular und markiert Felder, bei denen Du noch einmal prüfen solltest. So sparst Du Dir die manuelle Dateneingabe und siehst auf einen Blick, was noch fehlt.
1. Inbox öffnen und RITA Threads aufrufen
Navigiere im linken Menü zu Inbox und wähle den Tab Rita Threads.
Du siehst eine Übersicht aller Threads. Über die Filter Offen und Geschlossen kannst Du die Ansicht eingrenzen.
2. Neuen Thread anlegen
Klicke oben rechts auf Neuer Thread. Es öffnet sich ein leerer Chat-Thread mit RITA.
3. Personalfragebogen hochladen und senden
Klicke auf das Büroklammer-Symbol im Eingabefeld und lade den Personalfragebogen hoch. Füge eine kurze Nachricht hinzu und klicke anschließend auf Senden. RITA wertet den Bogen nun aus - das dauert einen kurzen Moment. Du kannst den Chat verlassen und später wieder zurückkehren. RITA arbeitet in der Zwischenzeit weiter an deiner Anfrage.
4. Ergebnis prüfen
Sobald RITA fertig ist, zeigt sie Dir eine Zusammenfassung: wie viele Felder ausgefüllt wurden und wie viele noch zu prüfen sind. Klicke auf Daten überprüfen, um in die Detailansicht zu wechseln.
5. Daten überprüfen und ergänzen
Du siehst jetzt eine Gegenüberstellung: links das hochgeladene Dokument, rechts die von RITA ausgelesenen Felder.
Wechsle auf den Tab Zu prüfen, um nur die Felder zu sehen, bei denen RITA sich nicht vollständig sicher war.
💡Die Legende oben rechts erklärt die Symbole:
Gehe die Felder einzeln durch. Du kannst einen Wert über das Stift-Symbol bearbeiten oder ihn direkt über den Haken bestätigen.
Fehlende Daten vom Mandanten anfordern
Fehlen Daten, die der Mandant selbst ergänzen muss? Klicke auf 'Kunden um Fertigstellung bitten'. Kopiere den angezeigten Link und sende ihn an den Mandanten. Der Mandant erhält darüber das vorausgefüllte Formular und kann die fehlenden Felder selbst ergänzen. Du wirst benachrichtigt, sobald er das Formular eingereicht hat.
6. Mitarbeitenden anlegen
Sobald Du alle Felder geprüft hast, siehst Du unter Zu prüfen (0), dass keine offenen Punkte mehr vorhanden sind.
Klicke auf Mitarbeitende hinzufügen.
Ergänze Personalnummer und Tätigkeitsbezeichnung, dann klicke erneut auf Mitarbeitende hinzufügen, um den Vorgang abzuschließen.
Sobald der Mitarbeitende angelegt ist, wird der RITA-Thread automatisch geschlossen. Der Mitarbeiterdatensatz taucht nun in der Mitarbeitendenübersicht auf, sowie als neuer Datensatz, der in das Abrechnungssystem exportiert werden kann.