Wenn Du neu in einem Unternehmen startest, wirst Du gebeten, Deine persönlichen Daten in einem digitalen Personalfragebogen zu hinterlegen. Diese Daten werden für Deine Lohnabrechnung benötigt. Hier erfährst Du, welche Felder besonders wichtig sind, wo Du die richtigen Angaben findest und warum vollständige Daten Verzögerungen bei Deiner ersten Abrechnung verhindern.
Die folgende Auflistung konzentriert sich auf Felder, die erfahrungsgemäß Fragen aufwerfen. Einfache Felder wie Name, Vorname oder Geburtsdatum sind zur Vereinfachung nicht aufgeführt.
Persönliche Daten
Diese Angaben dienen dazu, Dich eindeutig zu identifizieren. Sie werden unter anderem für Meldungen an Behörden und Sozialversicherungsträger benötigt.
Staatsangehörigkeit
Deine Staatsangehörigkeit wird für Meldungen an die Sozialversicherung benötigt. Falls Du keine deutsche Staatsangehörigkeit hast, können zusätzliche Angaben erforderlich sein, zum Beispiel eine Arbeitserlaubnis oder ein Aufenthaltstitel.
Wähle Deine Staatsangehörigkeit aus der Auswahlliste aus. Falls Du eine doppelte Staatsangehörigkeit hast, gib die an, die für Deinen Aufenthaltsstatus in Deutschland relevant ist.
Familienstand
Dein Familienstand beeinflusst unter anderem Deine Steuerklasse und Deinen Anspruch auf bestimmte Freibeträge. Gib Deinen aktuellen Familienstand an. Falls sich Dein Familienstand ändert (zum Beispiel durch Heirat), informiere Deinen HR-Admin, damit die Angabe aktualisiert wird.
Konfession (Kirchensteuermerkmal)
Deine Konfession bestimmt, ob und in welcher Höhe Kirchensteuer von Deinem Gehalt einbehalten wird. Die korrekte Angabe findest Du auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung oder in einem Schreiben Deines Finanzamts.
Falls Du keiner Kirchensteuerpflicht unterliegst, wähle die entsprechende Option aus. Eine fehlende oder falsche Angabe kann dazu führen, dass zu viel oder zu wenig Kirchensteuer einbehalten wird.
Steuer- und Sozialversicherungsdaten
Diese Angaben sind erforderlich, damit Deine Lohnabrechnung steuerlich und sozialversicherungsrechtlich korrekt durchgeführt werden kann. Fehlende oder falsche Werte führen fast immer zu Rückfragen und können Deine erste Gehaltsauszahlung verzögern.
Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
Deine Steuer-ID ist eine 11-stellige Nummer, die Dir dauerhaft zugewiesen wurde. Sie wird für Deine elektronische Lohnsteuerbescheinigung und die Anmeldung der Lohnsteuer benötigt.
Du findest sie auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung, auf Schreiben Deines Finanzamts oder auf Deinem Einkommensteuerbescheid. Falls Du Deine Steuer-ID nicht mehr findest, kannst Du sie beim Bundeszentralamt für Steuern erneut anfordern.
Ohne Steuer-ID muss Dein Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI berechnen - das bedeutet deutlich höhere Abzüge von Deinem Gehalt.
Steuerklasse
Deine Steuerklasse bestimmt, wie viel Lohnsteuer monatlich von Deinem Gehalt abgezogen wird. Sie wird vom Finanzamt vergeben und hängt von Deinem Familienstand ab:
Steuerklasse I - ledig, geschieden oder verwitwet
Steuerklasse II - alleinerziehend
Steuerklasse III - verheiratet (höheres Einkommen)
Steuerklasse IV - verheiratet (beide etwa gleich viel)
Steuerklasse V - verheiratet (niedrigeres Einkommen)
Steuerklasse VI - Zweitjob oder fehlende Steuer-ID
In der Regel wird Deine Steuerklasse automatisch über die ELStAM-Daten (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) abgerufen. Die Angabe im Stammdatenblatt dient der erstmaligen Einrichtung.
Kinderfreibeträge
Kinderfreibeträge beeinflussen die Höhe Deines Solidaritätszuschlags und Deiner Kirchensteuer. Die Anzahl findest Du auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung oder im ELStAM-Abruf.
Pro Kind wird in der Regel ein Zähler von 0,5 pro Elternteil berücksichtigt (bei Zusammenveranlagung 1,0). Gib den Wert an, der auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung steht.
Elterneigenschaft
Die Angabe, ob Du Kinder hast, ist relevant für Deinen Beitrag zur Pflegeversicherung. Kinderlose Arbeitnehmer ab 23 Jahren zahlen einen höheren Beitragssatz.
Falls Du Kinder hast, kann auch die Anzahl relevant sein: Eltern mit mehreren Kindern unter 25 Jahren zahlen einen geringeren Beitragssatz.