Hier erfährst Du, wie Du alle Abwesenheiten übersichtlich einsehen, neue Abwesenheiten anlegen und die Urlaubshistorie einzelner Mitarbeitender prüfen kannst.
Was siehst Du im Abwesenheitskalender?
Wenn Du als HR-Admin im Hauptmenü links die Seite „Abwesenheiten“ aufrufst, dann siehst Du:
Alle aktiven Mitarbeitenden des gewählten Kalendermonats
Links siehst du eine Tabelle, welche die Personalnummer, den Vor- und Nachnamen aller Mitarbeiter enthält, die in dem jeweiligen Kalendermonat aktiv waren.
Die Auflistung ist standardmäßig nach Nachnamen sortiert, Du kannst aber auch nach ID oder Vorname sortieren. Klicke dafür auf die Tabellenspalte.
Kalenderübersicht nach Monaten
Der Kalender zeigt den aktuell ausgewählten Monat mit allen Abwesenheiten Deiner Mitarbeitenden.
Du kannst zwischen den Monaten wechseln und Dir beliebige Zeiträume ansehen.
Beim Bewegen der Maus über bestimmte Elemente im Kalender erhältst Du zusätzliche Informationen, z.B.:
welcher Tag heute ist,
welcher Feiertag demnächst ansteht.
Farbcodes im Kalender
Abwesenheiten und besondere Tage werden farblich hervorgehoben. Typischerweise gilt:
Grün: genehmigte Abwesenheit (jeglicher Abwesenheitstyp),
Gelb: ausstehende, noch unbeantwortete Abwesenheitsanträge,
Du kannst verschiedene Abwesenheitstypen durch Icons erkennen. Urlaub,alle Abwesenheiten durch Erkrankungen, sowie sonstige Abwesenheiten teilen je ein Icon.
Anzeige von Abwesenheiten in ganzen- oder halben Tagen
Der Kalender stellt halbe Tage und mehrere Abwesenheiten an einem Tag korrekt dar. So erkennst Du auf einen Blick, ob ein Mitarbeitender nur teilweise oder ganztägig abwesend ist.
Aktionen die Du von hieraus starten kannst
Als HR-Admin kannst Du alle relevanten Aktionen von hier aus vornehmen.
Abwesenheiten hinzufügen
Durch Klick auf den blauen Button oben rechts mit der Aufschrift „Abwesenheit hinzufügen“ kannst Du neue Abwesenheiten für Mitarbeitende anlegen.
Urlaubshistorie eines Mitarbeitenden prüfen
Klicke in der Tabelle links neben dem Kalender auf die Zeile des Mitarbeitenden, um den Jahresüberblick mit Salden und bisherigen Buchungen zu öffnen. Du kannst zwischen den Kalenderjahren wechseln.
Abwesenheitsbuchungen eines Mitarbeitenden prüfen
Klicke in der Tabelle zunächst links neben dem Kalender auf die Zeile des Mitarbeitenden, um den Jahresüberblick zu öffnen. Dort wählst Du anschließend "Buchungen", um Abwesenheitsbuchungen einsehen zu können.
Jahresübersicht öffnen
Über die Schaltfläche „Jahresübersicht“ oben wechselst Du aus dem Abwesenheitskalender in die Jahresübersicht der Urlaubssalden für alle aktiven Verträge. Du kannst in der Ansicht zwischen Kalenderjahren wechseln.
Ein Saldo scheint nicht korrekt zu sein? Anpassungen kannst Du direkt in der Jahresübersicht über das Stift-Symbol vornehmen.
Feiertage verwalten
Klicke auf „Feiertage verwalten“, um die hinterlegten Feiertage für Dein Unternehmen anzupassen. Dafür musst Du zunächst das geltende Bundesland auswählen.
Anfragen prüfen
Ausstehende Anfragen
Oberhalb des Abwesenheitskalenders siehst du links einen Block „ ausstehende Anfragen“. Mit einem Klick wechselst Du das Menü zum Reiter „Ausstehend“ und kannst dort alle offenen Abwesenheitsanträge prüfen und beantworten.
Genehmigte Einträge
Oberhalb des Abwesenheitskalenders siehst du rechts einen Block „genehmigte Abwesenheiten“. Mit einem Klick wechselst Du das Menü zum Reiter „Genehmigt“ und kannst dort alle genehmigten Abwesenheitsanträge im jeweils geltenden Kalendermonat prüfen.
Abgelehnte Einträge
Im Reiter für abgelehnte Abwesenheiten findest Du alle Anträge, die nicht freigegeben wurden, und kannst bei Bedarf die Gründe nachvollziehen.
Du hast noch offene Fragen zur Abwesenheitsverwaltung?
Wende Dich gerne an [email protected].