Hier erfährst Du, wie Du neue Abwesenheiten für Mitarbeitende erstellst. Dies beinhaltet bspw. Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten, oder unbezahlten Urlaub. Du lernst auch, Besonderheiten wie halbe Tage zu berücksichtigen und zusätzliche Angaben bei Arbeitsunfähigkeiten zu erfassen.
Abwesenheiten erstellen als HR-Admin
Für das Anlegen von Abwesenheiten musst Du keine Zusatzfunktionen buchen. HR-Admins sind zu jeder Zeit in der Lage, Abwesenheiten anzulegen.
1. Bereich „Abwesenheiten“ öffnen
Wähle im linken Hauptmenü den Eintrag „Abwesenheiten“. Du siehst nun den Abwesenheitskalender mit allen Abwesenheiten des gewählten Monats.
2. Formular „Abwesenheit hinzufügen“ öffnen
Klicke oben rechts auf den blauen Button „Abwesenheit hinzufügen“. Rechts öffnet sich ein Seitenfenster mit dem Formular, in dem Du die neue Abwesenheit erfasst.
3. Mitarbeitenden auswählen
Wähle den Mitarbeitenden, für den Du die Abwesenheit anlegen möchtest. Es werden nur aktive Verträge angezeigt. So werden unnötige Verwechslungen verhindert.
4. Abwesenheitstyp festlegen
Öffne das Feld Abwesenheitstyp. Wähle den passenden Typ aus, z.B. Urlaub, Arbeitsunfähigkeit, Kind krank oder Sonderurlaub. Je nach ausgewähltem Typ können weitere Felder eingeblendet werden (z.B. für Arbeitsunfähigkeit).
5. Zeitraum im Kalender wählen
Klicke in die Felder für Startdatum und Enddatum. Es öffnet sich ein kleiner Kalender, in dem Du den gewünschten Zeitraum auswählst.
Im Kalender erhältst Du zusätzliche Informationen in Form von (Halb-)Kreisen zum ausgewählten Mitarbeitenden für den ausgewählten Zeitraum:
Grau: regulärer Arbeitstag ohne bestehende Abwesenheit
Rot: bereits gebuchte Abwesenheit
Lila: Feiertag
Volle Kreise gelten für den vollständigen Kalendertag, halbe Kreise für halbe Tage Wähle nun einen Zeitraum, der zu den betrieblichen Regelungen passt.
6. Ganze oder halbe Tage erfassen (nur bei Urlauben)
Bei Urlauben, lege im Bereich Dauer fest, ob es sich um ganze Tage oder halbe Tage handelt. Du kannst für den ersten und letzten Tag separat festlegen, ob sie als halbe Tage gezählt werden sollen (z.B. nur der Vormittag). So kannst Du z.B. eine Abwesenheit von einem halben Tag oder von mehreren Tagen mit halbem Start- oder Endtag abbilden.
7. Kommentar hinzufügen (optional)
Im Feld Kommentar kannst Du eine kurze Notiz zur Abwesenheit hinterlegen, z.B. interne Hinweise oder Besonderheiten. Der Kommentar hilft dabei, spätere Rückfragen schneller zu klären.
8. Abwesenheit hinzufügen und prüfen
Du kannst die Abwesenheit durch einen Klick auf "Abwesenheit erstellen" erzeugen. Du wirst direkt auf die Kalenderübersicht mit der Ansicht des Kalendermonats geführt, in welcher die Abwesenheit liegt.
Durch einen Klick auf den Kalendereintrag kannst du die eingegebenen Daten erneut prüfen.
Besondere Angaben bei Arbeitsunfähigkeit
Bei Auswahl der Arbeitsunfähigkeit als Abwesenheitstyp erscheinen weitere Eingabefelder.
Beim Anlegen einer Arbeitsunfähigkeit ist es wichtig, möglichst alle Felder vollständig zu befüllen. Diese Angaben können für den Versicherungsfall oder Rückerstattungen relevant sein.
1. Folgebescheinigung kennzeichnen
Aktiviere die Option Folgebescheinigung, wenn es sich um eine Folgeerkrankung handelt, weil der erste Abwesenheitszeitraum nicht ausgereicht hat. So wird deutlich, dass es sich um eine fortgesetzte Arbeitsunfähigkeit handelt.
2. Unfall vermerken
Markiere, ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt. Diese Information ist für die weitere Bearbeitung und ggf. für Versicherungen relevant.
3. Datum der ärztlichen Krankschreibung erfassen
Trage im Feld Datum der ärztlichen Krankschreibung das Datum ein, das auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung angegeben ist. Das Datum hilft, den Verlauf der Erkrankung und die Fristen korrekt nachzuvollziehen.