In diesem Artikel erfährst Du, wie Du den Urlaubsanspruch Deiner Mitarbeitenden für einzelne Kalenderjahre anpasst. Du lernst, wie Du Urlaubsverfall erfasst, Korrekturen einträgst und verstehst, wie sich der Resturlaub aus den einzelnen Feldern berechnet.
Jahresübersicht öffnen
Wähle im linken Hauptmenü den Eintrag „Abwesenheiten“. Es öffnet sich der Abwesenheitskalender.
Klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Jahresübersicht“. Es öffnet sich eine tabellarische Ansicht der Jahresansprüche aller Mitarbeitenden. In der Tabelle werden nur Mitarbeitende angezeigt, die im ausgewählten Kalenderjahr einen aktiven Arbeitsvertrag haben.
Kalenderjahre wechseln
Oben in der Jahresübersicht kannst Du das Kalenderjahr wählen, das Du prüfen oder bearbeiten möchtest (z.B. 2024, 2025, 2026).
Für jedes Jahr werden alle Verträge angezeigt, die im gewählten Kalenderjahr aktiv waren. Wenn Du das Jahr wechselst, aktualisiert sich die Tabelle automatisch und zeigt Dir die passenden Verträge und Urlaubssalden.
Felder in der Jahresübersicht verstehen
Das wichtigste Feld der Tabelle ist der Resturlaub. Die Tabelle stellt alle Werte dar, die die Berechnung des Resturlaubanspruchs ermöglichen.
Folgende Felder werden für jede Anstellung und Kalenderjahr einzeln dargestellt:
Anspruch:
Vertraglicher Urlaubsanspruch pro Kalenderjahr oder für die vollständige Vertragslaufzeit.Übertrag:
Urlaubsanspruch, der aus dem Vorjahr übernommen wurde. Überträge entstehen, wenn Mitarbeitende ihren Jahresurlaub im Vorjahr nicht vollständig entnommen haben.Verfall / Korrektur:
Verfall: Urlaubsanspruch, der verfallen ist (z.B. weil Überträge aus dem Vorjahr nur bis zu einem bestimmten Datum genutzt werden können).
Korrektur: Manuelle Anpassungen des Urlaubsanspruchs, z.B. bei Fehlerkorrekturen oder individuellen Vereinbarungen. Hier können Tage positiv oder negativ eingetragen werden.
Entnommen:
Jahresurlaub, der bereits entnommen wurde und in der Vergangenheit liegt.Geplant:
Genehmigter Jahresurlaub, der in Zukunft liegt und noch nicht entnommen wurde.Ausstehend:
Summe der offenen Anträge auf Jahresurlaub. Dieses Feld ist nur gefüllt, wenn Abwesenheitsanträge durch Mitarbeitende aktiviert wurden.Resturlaub:
Saldo des Jahresurlaubs nach Addition aller Ansprüche und Subtraktion aller Entnahmen. Offene Anträge aus dem Feld „Ausstehend“ werden bis zur Genehmigung nicht in den Resturlaub eingerechnet.
Urlaubsverfall oder Korrekturen erfassen
Du kannst nacheinander mehrere Mitarbeitende pro Kalenderjahr anpassen. Die Änderungen werden zunächst als Bearbeitungsstand gehalten und noch nicht dauerhaft gespeichert.
Wähle oben das Kalenderjahr aus, in dem der Verfall oder die Korrektur stattfinden soll (z.B. 2026, wenn Überträge aus 2025 verfallen).
Suche in der Tabelle die Zeile des Mitarbeitenden, für den Du den Urlaubsverfall hinterlegen möchtest.
Klicke in der Spalte „Verfall / Korrektur“ auf das Stift-Symbol.
Trage im Eingabefeld den Betrag ein:
Urlaubsverfall kann nur negativ sein (bspw -2);
Korrekturen können positiv oder negativ sein ( bspw. 2 oder -2)
Bestätige die Eingabe im Dialogfenster.
Zur vollständigen Speicherung musst du auch in der Hauptseite den Button "Urlaubssalden speichern" klicken. Dann werden alle Anpassungen gespeichert.
Vergiss nach dem Eintragen der einzelnen Anpassungen nicht das Speichern aller Werte durch Klick auf "Urlaubssalden speichern".
Wenn Du das Jahr wechseln oder die Seite verlassen möchtest, während es noch ungespeicherte Änderungen gibt, wirst Du darauf hingewiesen. Du kannst dann entscheiden, ob Du zuerst speicherst oder die Änderungen verwerfen möchtest.
Berechnungslogik des Resturlaubs
Die Spalte „Resturlaub“ ergibt sich aus den folgenden Bausteinen:
Jahresanspruch
+/- Übertrag (kann positiv oder negativ sein)
- Verfall
+/- Korrektur
- Entnommen
- Geplant
= Resturlaub
Offene Anträge aus der Spalte „Ausstehend“ werden bis zur Genehmigung nicht in den Resturlaub eingerechnet.
So kannst Du den angezeigten Resturlaub von links nach rechts rechnerisch nachvollziehen und prüfen, ob alle Werte plausibel sind.