In diesem Artikel erfährst Du, wie Du als HR-Admin Urlaubs- und andere Abwesenheitsanfragen von Mitarbeitenden findest, prüfst und beantwortest. Du lernst, wo Anfragen im System erscheinen, wie Du sie genehmigst oder ablehnst und welche E-Mails automatisch verschickt werden.
Voraussetzungen
Bevor Mitarbeitende Urlaubsanfragen stellen können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
Das Mitarbeiterportal (Self-Service) wurde von einem HR-Admin für die Mitarbeitenden aktiviert.
Der Payroll-Admin (Lohnbuchhalter) hat die Funktion „Mitarbeitenden erlauben, Abwesenheiten zu beantragen“ in den Einstellungen für den Mandanten aktiviert.
Sind beide Bedingungen erfüllt, können Mitarbeitende Abwesenheiten über ihr Mitarbeiterportal beantragen. Diese Anfragen erscheinen anschließend im Bereich „Abwesenheiten“ für HR-Admins.
Typen von Abwesenheiten
Mitarbeitende können nur bestimmte Abwesenheitstypen per Anfrage einreichen. Für jeden Typ gelten eigene Pflichtfelder und optionale Angaben.
Urlaub
Bei Urlaubsanträgen müssen Mitarbeitende folgende Angaben machen:
Startdatum
Enddatum
Angabe, ob es sich um halbe oder ganze Tage handelt
Optional kann ergänzt werden:
ein Kommentar zur Erläuterung (z.B. Hinweis auf Vertretung)
Arbeitsunfähigkeit
Bei Arbeitsunfähigkeit (Krankheit) müssen Mitarbeitende angeben:
Startdatum
Enddatum
Optional können sie ergänzen:
Folgebescheinigung: Kennzeichnet, dass es sich um eine Folgeerkrankung handelt, weil der erste Abwesenheitszeitraum nicht ausgereicht hat.
Unfall: Markiert die Erkrankung als Arbeitsunfall. Diese Angabe ist wichtig für Unfallversicherungsträger und die weitere Bearbeitung.
Datum der ärztlichen Bescheinigung: Datum, das auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung angegeben ist.
Kommentar: z.B. zusätzliche Hinweise für HR.
Arbeitsunfähigkeit wegen erkranktem Kind
Bei einer Arbeitsunfähigkeit, weil ein Kind erkrankt ist, müssen Mitarbeitende angeben:
Startdatum
Enddatum
Optional kann ein Kommentar hinterlegt werden, z.B. kurze Informationen zur Betreuungssituation.
Urlaubsanfragen finden
Abwesenheitskalender öffnen
Öffne im linken Hauptmenü den Bereich „Abwesenheiten“. Es öffnet sich der Abwesenheitskalender mit allen Abwesenheiten des gewählten Monats.
Offene Anfragen über das Mitteilungsfeld öffnen
Oben links siehst Du ein Mitteilungsfeld, das die Anzahl der offenen Anfragen anzeigt, z.B. „3 ausstehende Anfragen“.
Klicke auf den unterlegten Link unterhalb der Zahl (z.B. „Reiter 'Ausstehend' öffnen und Anträge prüfen ->“).
Die Tabelle wechselt automatisch in den Reiter „Ausstehend“ und zeigt Dir alle offenen Abwesenheitsanträge.
Offene Anfragen über die Tabs finden
Oberhalb der Tabelle siehst Du verschiedene Tabs (z.B. „Übersicht“, „Ausstehend“, „Genehmigt“, „Abgelehnt“).
Beim Aufruf der Seite wird zunächst die Übersicht geladen.
Im Tab „Ausstehend“ siehst Du die Anzahl offener Anträge.
Klicke auf „Ausstehend“, um alle offenen Urlaubsanfragen in einer Liste anzuzeigen.
Offene Anfragen direkt im Kalender öffnen
Offene Anfragen werden im Kalender an den entsprechenden Tagen gelb dargestellt.
Klicke im Kalender auf einen gelb markierten Tag, um die zugehörige Anfrage zu öffnen.
Rechts öffnet sich ein Seitenfenster mit allen Details zur ausgewählten Anfrage.
Urlaubsanfragen beantworten
Anfrage prüfen
Öffne die gewünschte Anfrage über die Liste im Reiter „Ausstehend“ oder durch Klick auf den gelben Kalendereintrag.
Rechts öffnet sich ein Seitenmenü mit allen Details:
Name der oder des Mitarbeitenden
Zeitraum der beantragten Abwesenheit
Abwesenheitstyp
eventuelle Kommentare des Mitarbeitenden
Anfrage genehmigen
Wenn die Anfrage fachlich in Ordnung ist:
Klicke auf „Genehmigen“ (oder die entsprechende Schaltfläche).
Bestätige ggf. einen Hinweis, falls der Urlaubssaldo knapp ist oder Überschneidungen mit bestehenden Abwesenheiten bestehen.
Erwartetes Ergebnis:
Der Status des Antrags wechselt auf „Genehmigt“.
Die genehmigte Abwesenheit erscheint im Abwesenheitskalender im entsprechenden Monat (z.B. grün für Urlaub).
Der oder die Mitarbeitende erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die Genehmigung. Von Dir hinterlassene Kommentare werden in der E-Mail direkt mit angezeigt.
Anfrage ablehnen
Wenn eine Anfrage nicht freigegeben werden soll (z.B. wegen Überschneidungen, fehlendem Urlaubssaldo oder internen Richtlinien):
Klicke im Seitenmenü auf „Anfrage ablehnen“.
Hinterlege bei Bedarf einen Ablehnungsgrund, damit der Mitarbeitende nachvollziehen kann, warum die Anfrage abgelehnt wurde.
Bestätige die Ablehnung.
Erwartetes Ergebnis:
Der Status des Antrags wechselt auf „Abgelehnt“.
Die Abwesenheit wird nicht als genehmigter Eintrag im Kalender dargestellt.
Der oder die Mitarbeitende erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit Deinem Kommentar.
Benachrichtigungen zu Urlaubsanfragen
E-Mails an HR-Admins
Sobald eine neue Urlaubs- oder Abwesenheitsanfrage gestellt wird erhalten alle aktiven HR-Admins eine E-Mail-Benachrichtigung. Die Anfrage erscheint zusätzlich im Bereich „Abwesenheiten“ in der Übersicht der ausstehenden Anfragen.
E-Mails an Mitarbeitende
Wenn Du eine Anfrage beantwortest, erhält der oder die Mitarbeitende eine E-Mail mit der Bestätigung oder Ablehnung der Abwesenheit und Deinem Kommentar (falls vorhanden).
Wer kann Anträge zurückziehen oder stornieren?
Offene Anträge zurückziehen
Offene Anträge können jederzeit von den Mitarbeitenden selbst im Mitarbeiterportal zurückgezogen werden. Nach dem Zurückziehen wird die Anfrage im Bereich „Abwesenheiten“ nicht mehr als ausstehend angezeigt.
Genehmigte Anträge stornieren
Bereits genehmigte Abwesenheiten können nur von HR-Admins storniert werden. Nach einer Stornierung wird der Kalender entsprechend aktualisiert und der Urlaubssaldo angepasst.
