Das Mitarbeiterportal in project b. ermöglicht es Mitarbeitenden, die eigenen Daten und Dokumente sicher und digital zu verwalten. In diesem Artikel erfährst Du, wie Du das Mitarbeiterportal aktivierst, Mitarbeitende einlädst und den Aktivierungsstatus im Blick behältst.
Was ist das Mitarbeiterportal?
Das Mitarbeiterportal bietet Mitarbeitenden einen geschützten Zugriff auf ihre persönlichen Informationen und Unterlagen. Mitarbeiter können via PC oder Mobiltelefon auf das Portal zugreifen.
Es unterstützt Dich dabei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig mehr Transparenz für Dein Team zu schaffen.
Was Mitarbeitende im Portal tun können
Nach dem Login gelangen Mitarbeitende auf eine Übersichtsseite mit Zugriff auf:
Dokumente
z.B. Verträge, Lohnabrechnungen oder weitere NachweiseAnstellungsdetails
zentrale Informationen zum aktuellen ArbeitsverhältnisPersönliche Daten
z.B. Adresse, Nachname oder KontaktdatenAbwesenheiten
sofern Abwesenheitsanträge durch Mitarbeitende aktiviert wurdenEinstellungen
z.B. Sprache oder Profilbild
Wenn Mitarbeitende z.B. ihre Adresse oder Informationen zu Kindern ändern möchten, können sie das direkt im Portal tun. Die Änderungen sind sofort sowohl für HR-Admins als auch für die Lohnbuchhaltung sichtbar.
Über den Button „Dokumente hochladen“ können Mitarbeitende zusätzliche Unterlagen einreichen, z.B. Immatrikulationsbescheinigungen oder Steuer-ID-Nachweise. Außerdem können sie auf abrechnungsrelevante Dokumente wie Lohnzettel oder Lohnsteuerbescheinigungen zugreifen.
Mitarbeiterportal für Mitarbeitende aktivieren
Übersicht der Mitarbeitenden öffnen
Der einfachste Weg das Mitarbeiterportal als HR-Admin zu öffnen ist durch einen Klick auf das Menü "Mitarbeiterportal" im Hauptmenü links.
Nach deinem Klick auf die blaue Schaltfläche "Jetzt einrichten" gelangst Du zu einer tabellarischen Darstellung aller Mitarbeitenden. Sofern für diese bereits eine private E-Mail-Adresse hinterlegt wurde, wird sie dir hier angezeigt.
Alternativ kannst Du auch über den Menüpunkt "Einstellungen" im Hauptmenü links gehen und dann das Feld "Mitarbeiterportal" wählen.
Wurde das Mitarbeiterportal noch nicht aktiviert, kannst Du dies von hier aus aktivieren (Schaltfläche „Mitarbeiterportal aktivieren“).
Wurde das Mitarbeiterportal bereits aktiviert, so kannst Du dies von hier aus verwalten (Schaltfläche „Mitarbeiterportal verwalten“).
Emails hinterlegen und prüfen
Mitarbeiter ohne eigene E-Mail-Adresse weisen eine blaue Schaltfläche mit "E-Mail hinzufügen" aus. Durch einen Klick kannst du die E-Mail hinterlegen.
Wir empfehlen eine private E-Mail-Adresse und keine berufliche, um auch nach dem möglichen Ausscheiden aus dem Unternehmen den Zugriff zu gewährleisten.
Mitarbeiter mit bereits hinterlegten E-Mail-Adressen weisen diese aus. Bitte prüfe diese E-Mail-Adressen sorgfältig.
Aktivieren und Einladungen versenden
Das Mitarbeiterportal muss einmalig aktiviert werden. Wähle dafür alle Mitarbeiter, die Du aktivieren möchtest, mit einem Klick auf die Checkbox links von der jeweiligen Mitarbeiter-ID aus.
Dann betätige die blaue Schaltfläche "Aktivieren und Einladungen senden".
In dem sich öffnenden Fenster musst Du noch einmal bestätigen, dass Du diese Mitarbeitenden einladen möchtest. Klicke dafür auf die Checkbox und wähle dann die blaue Schaltfläche "Aktivieren und einladen".
Die Einladungen werden automatisch per E-Mail an die hinterlegten Adressen verschickt. Zusätzlich kann ein Einladungslink generiert werden, den Du bei Bedarf manuell teilen kannst (z.B. über einen sicheren Messenger oder ein internes System).
Die Plattform lädt alle Mitarbeitenden mit hinterlegter E-Mail ein. Diese werden als aktiv angezeigt, sobald sie sich erstmalig eingeloggt haben.
Was eingeladene Mitarbeitende sehen
Zugang und erste Anmeldung
Jede eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Erstellung des Kontos für das Mitarbeiterportal. Die Registrierung erfordert die Eingabe sicherer Passwörter und prüft diese.
Nach der Registrierung und dem Login haben Mitarbeitende Zugriff auf:
ihre persönlichen Daten,
Gehaltsabrechnungen und andere abrechnungsrelevante Dokumente,
weitere wichtige Unterlagen wie Verträge oder Nachweise – alles an einem zentralen Ort.
Aktivierungsstatus prüfen und verwalten
Nutzung des Portals überwachen
Um den Aktivierungsstatus zu überwachen, öffne als HR-Admin das Menü "Mitarbeiterportal" im Hauptmenü links. Du kannst ebenso über das Menü Einstellungen und dann „Mitarbeiterportal verwalten“ gehen.
Du siehst zwei TABs welche unterscheiden zwischen Mitarbeitenden die "Nicht aktiviert" sind, und jenen die "Aktiviert" sind. Dies wird auch durch farbliche Markierungen gekennzeichnet:
Grün: Aktiviert
Grau: Ausstehend
Rot: Deaktiviert
Ausstehende Einladungen wurden noch nicht angenommen.
Einladungen erneut senden oder Zugänge widerrufen
Du kannst im Menü "Mitarbeiterportal verwalten" weitere Aktionen durch Klick auf die drei Punkte am rechten Bildrand jeder Zeile auslösen. Nach einem Klick hast Du die Wahl zwischen:
Einladungen erneut versenden,
Einladung widerrufen (bspw wenn eine falsche E-Mail verwendet wurde)
Mitarbeiterportal deaktivieren
Ein bereits aktives Mitarbeiterportal kann nicht mehr deaktiviert werden.