In diesem Artikel erfährst Du, wie Du als HR-Admin weitere HR-Admins einlädst, Manager-Rollen vergibst und Zugriffsrechte verwaltest. So stellst Du sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Mitarbeitendendaten in project b. haben.
Admin- und Managerrollen
Rechte als HR-Admin
HR-Admins erhalten Zugriff auf sämtliche Mitarbeitenden- und Unternehmensdaten in project b. Als HR-Admin kannst Du:
neue Mitarbeitende anlegen,
Sämtliche Stammdaten und Vertragsdaten eintragen oder ändern,
Verträge beenden,
alle hinterlegten Dokumente einsehen und verwalten,
Unternehmensdaten pflegen,
andere Admins und Manager einladen oder deren Zugriff entziehen.
Als HR-Admin bist Du dafür verantwortlich, wer Zugriff auf die Plattform und Daten erhält. Die regelmäßige Pflege der Zugriffsrechte erhöht die Datensicherheit und sorgt dafür, dass Rollen immer zum aktuellen Aufgabenbereich passen.
Rechte als Manager
Nutzer mit der Rolle Manager erhalten im Vergleich zu normalen Mitarbeitenden erweiterte Rechte, sind aber stärker eingeschränkt als HR-Admins.
Manager sehen nur die Mitarbeitenden, die ihnen zugewiesen sind.
Sie können die Abwesenheitsanträge dieser Mitarbeitenden beantworten (genehmigen oder ablehnen).
Manager erhalten – ähnlich wie HR-Admins – E-Mail-Benachrichtigungen zu eingehenden Anträgen der zugewiesenen Mitarbeitenden.
Nutzer und Zugriffe verwalten
Alle Admins und Manager überblicken
Öffne das Dashboard in project b und navigiere im linken Menü zum Tab „Administratoren“.
Hier erhältst Du eine vollständige Übersicht über alle Nutzer mit erweiterten Rechten auf Deiner Plattform – inklusive:
Name,
Rolle (HR-Admin oder Manager),
Einladungsdatum,
aktuellem Zugriffsstatus (z.B. aktiv, ausstehende Einladung).
HR-Admins und Manager sind farblich markiert, sodass Du die Rollen schnell voneinander unterscheiden kannst. Du kannst
Neue Admins oder Manager hinzufügen
Du befindest dich im Menü "Administratoren". Befolge nun die folgenden Schritte:
Klicke oben rechts auf den Button „Nutzer einladen“.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Du auswählen kannst, ob Du eine Person als HR-Admin oder als Manager einlädst. Wähle die Rolle durch einen Klick aus.
Gib den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail-Adresse der Person ein.
Wähle, ob Du die Einladung direkt per E-Mail senden oder einen Einladungslink generieren möchtest, den Du manuell weitergibst.
Wähle die gewünschte Sprache für die Einladung.
Nach dem Bestätigen wird die Einladung erstellt und das Konto kann umgehend vom Nutzer angelegt werden. In der Übersicht siehst Du die neue Person mit dem Status „Ausstehend“, bis sie die Einladung angenommen wurde.
Bei Auswahl der Einladung durch E-Mail wird eine E-Mail systemseitig und sofort verschickt. Bei Auswahl Einladung durch Link musst Du den Link selbst mit der eingeladenen Person teilen. Der Link ermöglicht die Erstellung des Kontos.
Zugriff eines Admins oder Managers entziehen
Wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder keinen erweiterten Zugriff mehr benötigt, kannst Du die Berechtigung jederzeit entfernen.
Öffne den Tab „Administratoren“.
Suche die entsprechende Person in der Liste.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Namen.
Wähle „Zugriff entziehen“.
Die Admin- oder Managerrechte werden in project b. sofort deaktiviert. Die Person hat dann keinen Zugriff mehr auf die entsprechenden Bereiche und Daten.
Bestehende Einladungen erneuern oder zurückziehen
Einladungen, die noch nicht angenommen wurden, sind in der Übersicht mit dem Status „Ausstehend“ gekennzeichnet.
Öffne den Tab „Administratoren“ und suche die betreffende Einladung.
Klicke auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Eintrag.
Dort stehen Dir folgende Aktionen zur Verfügung:
Einladungslink kopieren: Kopiert den Link, damit Du ihn erneut auf persönlichem Weg (z.B. per Messenger) teilen kannst.
Einladung erneut senden: Versendet die Einladung erneut per E-Mail an die hinterlegte Adresse.
Einladung zurückziehen: Hebt die Einladung auf; der Link verfällt und die Person kann kein Konto mehr über diese Einladung aktivieren.
