Jeden Monat ist eine Lohnabrechnung zu erstellen. Dafür ist es entscheidend, dass alle relevanten Änderungen des Kalendermonats rechtzeitig und vollständig an das Lohnbüro oder die Steuerberatung übermittelt werden. In diesem Artikel lernst du, worauf es bei der Freigabe ankommt.
Abgabefrist für die Lohnabrechnung prüfen
Frist in der Übersicht sehen
Dein Lohnbüro oder Deine Steuerberatung legt fest, bis wann die monatlichen Lohndaten übermittelt werden müssen. Diese Abgabefrist wird direkt in der Weboberfläche abgebildet.
Nach dem Login wird automatisch das Menü „Übersicht“ geladen. Am oberen Bildschirmrand siehst Du:
den aktuell relevanten Kalendermonat und
die dazugehörige Abgabefrist für die Lohnabrechnung.
E-Mail-Benachrichtigungen zur Frist
Zusätzlich zur Anzeige in der Anwendung erhältst Du E-Mail-Benachrichtigungen:
etwa 3 Tage vor Ablauf der Frist,
sowie am Tag der Frist selbst.
Verpasst Du die Frist, erhältst Du einmalig eine weitere E-Mail, die Dich darauf hinweist. Du solltest die Frist unbedingt einhalten und die Daten spätestens zum Stichtag übermitteln, damit die Lohnabrechnung rechtzeitig erstellt werden kann.
Was passiert nach der Übermittlung?
Nach der Übermittlung der monatlichen Lohndaten verarbeitet das Lohnbüro oder die Steuerberatung die Daten weiter. Die konkreten Schritte hängen von den individuellen Vereinbarungen mit Deinem Payroll-Spezialisten ab.
Typischerweise ermöglicht die freigegebene Datenbasis:
die Erstellung der Lohnabrechnungen für alle betroffenen Mitarbeitenden,
die Erzeugung aller notwendigen Meldedaten (z.B. Sozialversicherung, Steuer),
die Erstellung von Zahlungsdatenträgern,
die Bereitstellung von Lohnstreifen und weiteren Abrechnungsdokumenten.
Saubere und vollständige Daten sind die Grundlage für eine fristgerechte Erstellung und Auszahlung an Mitarbeitende. Fehlende oder verspätete Angaben können zu Verzögerungen, Mehraufwand und gar zusätzlichen Kosten führen.
Einige Dienstleister erstellen zunächst Probeabrechnungen, die von HR-Admins geprüft und freigegeben werden. Je nach Absprache kann die Bestätigung der monatlichen Abrechnungsdaten entweder:
die Erstellung von Probeabrechnungen auslösen oder
direkt die finale Lohnabrechnung freigeben.
Monatliche Abrechnungsdaten überprüfen und bestätigen
Status der Übermittelbarkeit verstehen
Das Menü „Übersicht“ bietet Dir einen schnellen Überblick, ob die Lohndaten eines Monats übermittelt werden können. Du siehst einen Status, der Dir anzeigt, in welchem Zustand sich die Daten befinden:
Abgabebereit: Dem System liegen keine Hinweise vor, dass noch Daten fehlen. Nach einer kurzen fachlichen Prüfung kannst Du die Daten übermitteln.
Es fehlen noch Angaben: Das System erkennt offene Punkte, die darauf hinweisen, dass noch etwas fehlt – z.B. laufende Stammdatenerfassungen, Verträge mit ausstehender Austrittsbestätigung oder unbeantwortete Abwesenheitsanträge.
Überfällig: Die Abgabefrist für den laufenden Monat wurde bereits überschritten.
Übermittelt: Die Daten für den aktuellen Kalendermonat wurden bereits an das Lohnbüro oder die Steuerberatung übermittelt.
Der Status wird vom System anhand von offenen Vorgängen wie bspw. der Stammdatenerfassung oder Vertragsenden bestimmt. Das System kann nur bewerten, was es sieht. Daher ist es wichtig, dass Du alle wichtigen Ereignisse im Kalendermonat notierst und mit den Daten im System gegenprüfst.
Empfohlene Prüfschritte vor der Abgabe
Das Menü „Übersicht“ führt Dich von oben nach unten durch die wichtigsten Bereiche, die Du vor der Monatsabgabe prüfen solltest.
Neue Verträge
In der Tabelle „Neue Verträge“ siehst Du alle offenen Stammdatenerfassungen.
Die Übersicht zeigt Dir u.a.:
um welche Person es sich handelt (ID, Name, E-Mail),
ab wann der Vertragsstart gilt (sofern bereits bekannt),
wann die Einladung zuletzt verschickt wurde.
Stelle sicher, dass alle Vorgänge mit Relevanz für den aktuellen Kalendermonat abgeschlossen sind, damit diese Mitarbeitenden korrekt in die Lohnabrechnung einfließen.
Endende Verträge
In der Tabelle „Endende Verträge“ siehst Du alle Anstellungen, bei denen im laufenden Kalendermonat ein Vertragsende hinterlegt ist.
Es ist wichtig zu klären, ob die Mitarbeitenden tatsächlich austreten oder ob der Vertrag verlängert wird:
Fahre mit der Maus über den entsprechenden Zeileneintrag.
Du kannst das Vertragsende anpassen, wenn der Vertrag weiterläuft.
Oder Du kannst die Austrittsdaten hinterlegen (z.B. Austrittsdatum, Grund). Diese Informationen sind u.a. für Arbeitsbescheinigungen relevant.
Abwesenheiten prüfen
Die Tabelle „Abwesenheiten“ zeigt Dir alle gemeldeten Abwesenheiten im relevanten Zeitraum. Besonders wichtig:
Offene Abwesenheitsanträge solltest Du vor der Abgabe beantworten.
Arbeitsunfähigkeiten (Krankmeldungen) sind für die Lohnabrechnung besonders wichtig, da hier ggf. Rückerstattungen oder Meldungen ausgelöst werden.
Auch längerfristige Abwesenheiten wie unbezahlter Urlaub, Elternzeit oder andere Sonderfälle sollten korrekt hinterlegt sein.
Änderungen im Kalendermonat prüfen
Zuletzt siehst Du eine Tabelle mit allen Änderungen im Kalendermonat. Es gibt zwei Ansichten:
Listenansicht:
Alle Änderungen werden als einzelne Zeilen dargestellt. Du kannst nach Name oder Art der Änderung sortieren und die Suchfunktion nutzen, um gezielt bestimmte Vorgänge zu finden.
Kartenansicht:
Hier werden alle Änderungen pro Mitarbeitendem oder pro Anstellung gebündelt. Klicke auf die Kartenansicht und klappe die Einträge pro Person auf, um alle Änderungen im Zusammenhang zu sehen.
Diese Übersicht hilft Dir zu prüfen:
ob alle relevanten Änderungen erfasst wurden oder noch Vorgänge fehlen,
ob alle Änderungen fachlich autorisiert sind und von den richtigen Personen stammen.
Monat abgeben
Wenn Du alle Bereiche geprüft hast und der Status „Abgabebereit“ ist, kannst Du die Daten übermitteln.
Scrolle im Menü „Übersicht“ wieder nach oben.
Klicke auf die Schaltfläche „Monat abgeben“.
Das System übermittelt die Daten gemäß den mit Deinem Lohnbüro oder Deiner Steuerberatung vereinbarten Prozessen. Nach erfolgreicher Übermittlung ändert sich der Status des Monats auf „Übermittelt“.
Wichtige Fragestellungen vor der Monatsabgabe
Parallel zur Nutzung der Übersicht helfen Dir folgende Kontrollfragen:
Beginnt eine Anstellung im laufenden Kalendermonat?
Sind alle Stammdaten des neuen Mitarbeitenden vollständig erfasst?Endet eine Anstellung im laufenden Kalendermonat?
Ist der Austritt bestätigt und wurden ggf. notwendige Bescheinigungen (z.B. Arbeitsbescheinigung) angestoßen?Sind alle Gehalts- oder Lohnanpassungen hinterlegt?
Wurden Änderungsvereinbarungen, Zulagen oder Reduzierungen vollständig und korrekt eingetragen?
Wenn Du diese Punkte beantwortet und die Hinweise in der Übersicht berücksichtigt hast, bist Du gut darauf vorbereitet, die Lohnabrechnung für den Monat fristgerecht und vollständig freizugeben.