In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Mitarbeitende mit mehreren Verträgen verwaltest. Du lernst, wie Du nach einem Austritt eine Anstellung reaktivierst, zusätzliche Beschäftigungen anlegst und was Mehrfachbeschäftigungen für Dich, Mitarbeitende, oder Payroll-Spezialisten bedeuten.
Was Mehrfachbeschäftigungen ermöglichen
In project b. ist es möglich, für eine einzelne Person mehrere Verträge (Anstellungen) anzulegen und zu verwalten. Typische Anwendungsfälle sind:
aufeinanderfolgende Anstellungen im gleichen Unternehmen (z.B. nach einem Austritt und späterer Wiedereinstellung)
parallele Anstellungen innerhalb eines Unternehmens oder mehrerer Gesellschaften
Anstellungen in Tochter- oder Partnerfirmen, z.B. in Holding-Konstrukten
Vorteile für Mitarbeitende
Mitarbeitende mit mehrfachen Anstellungsverhältnissen benötigen nur ein einziges Konto mit einer einzigen E-Mail-Adresse, um alle Verträge zu verwalten. Sie erhalten also einen zentralen Login und können alle Daten und Dokumente ihrer Anstellungen an einem Ort einsehen.
Beim Wechsel zwischen Verträgen bleiben Zugangsdaten und Login-Prozess gleich. Mitarbeiter können so einfach zwischen den Anstellungen wechseln.
Vorteile für HR-Admins
Bei mehreren Verträgen im gleichen Unternehmen kannst Du vorhandene Stammdaten wiederverwenden, anstatt sie neu einzugeben. Historische Anstellungen bleiben sauber nachvollziehbar, ohne dass Du mehrere getrennte Profile pflegen musst.
Mitarbeitende mit einer weiteren Anstellung anlegen
Bedingung: Du möchtest mit einer bereits bekannten Person eine weitere Anstellung im gleichen Unternehmen eingehen.
Neue Anstellung im gleichen Unternehmen anlegen
Existiert bereits eine Anstellung im gleichen Unternehmen, so werden die vorhandenen Stammdaten automatisch geladen.
Die Zuordnung erfolgt anhand der E-Mail-Adresse. Verwende daher die gleiche wie auch zuvor!
So kannst du vorgehen:
Öffne im linken Menü den Bereich „Neue Mitarbeitende“.
Klicke oben rechts auf den Button „Neuen Mitarbeitenden anlegen“.
Wähle, wie die Stammdaten erfasst werden sollen:
„Daten von Mitarbeitenden anfordern“, wenn die Person ihre Stammdaten selbst prüfen und ergänzen soll.
„Daten selbst eingeben“, wenn Du alle Angaben direkt selbst erfassen möchtest.
Gib die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden ein.
Nachdem der Mitarbeitende anhand der E-Mail identifiziert wurde, befüllt das System automatisch die Stammdaten. Im Stammdatenblatt laden daher direkt die Vertragsdaten um befüllt zu werden.
Mitarbeitende reaktivieren / erneut anstellen
Bedingung: Du möchtest eine Person, die das Unternehmen bereits verlassen hat, erneut anstellen und das bestehende Profil reaktivieren.
Archivierte Anstellungen finden
Öffne im linken Menü den Bereich „Mitarbeitende“. Dort wechselst du anschließend auf den Tab „Archiviert“. Dort siehst Du alle Anstellungen, deren Verträge in der Vergangenheit geendet haben.
Profil und Anstellung reaktivieren
Wähle die gewünschte Anstellung durch einen Klick in der Liste aus.
Wechsle in der Mitarbeiterakte zum Tab „Beschäftigung“.
Klicke auf „Details anzeigen“ und wähle anschließend „Reaktivierung des Profils“.
Zur Absicherung der Aktion erfordert das Fenster die Eingabe des vollständigen Namens der Person.
Die Anstellung wurde nun reaktiviert und das Profil erscheint wieder als aktiv. Fortlaufend sollten wichtige Vertragsinhalte angepasst werden.
Sollte das Profil nicht als aktiv dargestellt werden, hilft es, das Fenster neu zu laden. Im Anschluss solltest Du die Vertragsdaten an die neue Situation anpassen. Achte insbesondere auf:
Vertragsform (befristet, unbefristet)
Vertragsstart
Vertragsende (falls vorhanden)
Stellenbezeichnung
Probezeit
Gehalt / Lohn
Weitere Hinweise zur Mehrfachbeschäftigung
In verschiedenen Menüs und Funktionen wird Dir angezeigt, dass für eine Person mehrere Verträge im gleichen Unternehmen vorliegen.
Du erkennst Mehrfachbeschäftigungen u.a. hier:
im Dropdown in der Mitarbeiterakte im Tab „Beschäftigung“, wenn mehrere Verträge auswählbar sind,
beim Anlegen einer Abwesenheit, wenn Du die relevante Anstellung auswählen kannst,
im Bereich „Dokumente“, z.B. durch Hinweise wie „2 IDs“, wenn mehrere Verträge mit eigenen Kennungen existieren.
Was Mitarbeitende bei Mehrfachbeschäftigung sehen
Mitarbeitende mit Mehrfachbeschäftigungen sehen alle aktiven oder ehemaligen Anstellungen in einem einzigen Konto.
Bei Dokumenten, Abwesenheiten oder anderen Inhalten können sie jeweils zwischen den Anstellungen wechseln. So behalten sie den Überblick über Verträge, Lohnabrechnungen und andere Dokumente, ohne sich mehrfach anmelden zu müssen.
In der Desktop-Darstellung können sie in der Menüleiste links zwischen aktiven oder vergangenen Beschäftigungen wechseln.
Auf dem Mobiltelefon können Mitarbeitende – sofern mehrere Beschäftigungen bei project b. vermerkt sind – über die runde, obere Schaltfläche wechseln.
Einschränkungen und Datenschutz
Zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien gilt:
Mehrfachbeschäftigungen eines Mitarbeiters über Unternehmensgrenzen hinweg können nicht signalsiert werden. Dies gilt auch für Holding-Unternehmen mit Schwester- oder Tochtergesellschaften.
Mitarbeitende müssen ihre persönlichen Daten bei der Stammdatenerfassung immer selbst bestätigen.
Mehrere Verträge innerhalb von Schwester- oder Tochtergesellschaften werden für HR-Admins noch nicht angezeigt. Mitarbeitende genießen dennoch die Vorteile eines einzigen Kontos bei mehrfachen Anstellungen.