Hier lernst Du, wie Du die Stammdaten neuer Mitarbeitender in project b. erfasst – entweder indem Du ein digitales Stammdatenblatt an die Person sendest oder indem Du die Daten selbst einträgst.
Was ist die Stammdatenerfassung?
project b. ermöglicht es Dir, die relevanten Personendaten neuer Mitarbeitender papierlos für Dich und die Lohnabrechnung zu erfassen.
Zur Durchführung der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung sind vollständige Personendaten unverzichtbar. Dazu gehören u.a.:
Name
Adresse
Geburtsdatum
Steuer-ID
Sozialversicherungsdaten
weitere lohnrelevante Angaben
Das Stammdatenblatt von project b. erfasst alle relevanten Daten für eine reibungslose monatliche Abrechnung und stellt sie Deinem Payroll-Spezialisten (Lohnbuchhalter) zur weiteren Verarbeitung bereit.
Neue Stammdaten erfassen
Bereich „Neue Mitarbeitende“ öffnen
Öffne im linken Hauptmenü den Bereich „Neue Mitarbeitende“. Oben rechts siehst Du die Schaltfläche „Neuen Mitarbeitenden anlegen“. Klicke darauf, um das Fenster zur Stammdatenerfassung zu öffnen.
Daten selbst eingeben oder von Mitarbeitenden anfordern
Im Dialog kannst Du wählen, wie die Daten erfasst werden sollen:
„Daten selbst eingeben“, wenn Dir alle Informationen bereits vorliegen und Du sie direkt im System eintragen möchtest.
„Daten von Mitarbeitenden anfordern“, wenn die Person ihre Stammdaten selbst über ein digitales Formular ausfüllen soll.
Neue Stammdaten selbst erfassen
Persönliche Daten eingeben
Wähle im Dialog „Daten selbst eingeben“. Das Formular führt Dich durch sämtliche Einzelschritte, also:
Allgemeine Informationen
Anschrift
Steuer- und Versicherungsdaten
Du kannst die Stammdaten erst dann erstmalig speichern, wenn alle Pflichtfelder für die persönlichen Angaben vollständig hinterlegt sind.
Vertragsdaten ergänzen
Nachdem die persönlichen Daten gespeichert wurden, kannst Du im nächsten Schritt die Vertragsdaten ergänzen, z.B.:
Vertragsbeginn und Vertragsform (befristet, unbefristet)
Arbeitszeitmodell (z.B. Vollzeit, Teilzeit)
Vergütung (Gehalt, Stundenlohn)
Probezeit
ggf. Zusatzleistungen oder Kommentare
Nach Abschluss eines Stammdatenblattes wirst Du direkt in das Profil des Mitarbeitenden weitergeleitet.
Prüfe anschließend alle Angaben und speichere das Profil. Damit sind die Stammdaten vollständig im System hinterlegt und werden automatisch mit deinem Payroll-Spezialisten geteilt.
Stammdatenblatt durch Mitarbeitende befüllen lassen
Einladung zum Stammdatenblatt versenden
Öffne erneut den Bereich „Neue Mitarbeitende“ und klicke auf „Neuen Mitarbeitenden anlegen“. Wähle nun „Daten von Mitarbeitenden anfordern“. Gib die E-Mail-Adresse des neuen Mitarbeitenden ein.
Du kannst:
die Einladung direkt per E-Mail versenden oder
einen Einladungslink generieren und diesen in einer eigenen E-Mail oder einem anderen sicheren Kanal teilen.
Nach dem Versenden der Einladung erhält der Mitarbeitende die Möglichkeit, die persönlichen Daten selbst zu hinterlegen. Des Weiteren können etwaige Nachweise und sonstige Dokumente direkt hochgeladen werden.
Vorausgefülltes Stammdatenblatt finden und fortsetzen
Hat ein Mitarbeiter die persönlichen Daten vollständig hinterlegt, erhalten alle HR-Admins mit Zugriff auf das Unternehmen eine E-Mail-Benachrichtigung. Diese führt Dich direkt zum nächsten Schritt.
Des Weiteren kannst Du auch über das Menü links und das Menü „Neue Mitarbeitende“ Zugriff auf ausgefüllte Stammdatenblätter erhalten. Diese Einträge sind in der Tabelle gelb hinterlegt. Das Erfassungsdatum erscheint in der Spalte „Stammdaten hinterlegt“.
Ist die Zeile gelb hinterlegt, kannst Du durch einen Klick auf die Zeile direkt in die weitere Bearbeitung wechseln (z.B. Vertragsdaten ergänzen).
Wie sieht das Formular für die Mitarbeitenden aus?
Das Onboarding-Formular ist in mehrere leicht verständliche Abschnitte gegliedert:
Allgemeine Informationen
Adressdaten
Steuer- und Sozialversicherungsdaten
Abschlussprüfung und Zusammenfassung
Der Mitarbeitende wird durch Hinweise beim Ausfüllen unterstützt:
Tooltips: Bei Unklarheiten (z.B. „Was ist eine Steuer-ID?“) erscheinen kurze Erklärungen mit Beispielen.
Intelligente Validierung: Jede Eingabe wird geprüft. Bei ungültigen Angaben (z.B. falscher Aufbau der Sozialversicherungsnummer) erhalten Mitarbeitende sofort einen Hinweis und können die Eingabe korrigieren.
Am Ende prüft der oder die Mitarbeitende alle Angaben in einer Zusammenfassung und sendet das Formular ab.