In diesem Artikel lernst Du, wie Du auf Abrechnungsdokumente zugreifst, wie Du eigene Dokumente für die Lohnabrechnung bereitstellst und wie Du Dokumente mit Mitarbeitenden teilst.
Struktur und Sortierung der Dokumentenablage
Du findest das Menü „Dokumente“ links im Hauptbereich der Oberfläche. Nach einem Klick kannst Du zwischen zwei Ansichten auf die Dokumentenablage wählen:
„Mitarbeitende“: Zeigt alle Dokumente, die einzelnen Mitarbeitenden zugeordnet wurden.
„Abrechnung“: zeigt alle Dokumente, die bestimmten Abrechnungsmonaten zugeordnet wurden.
Wurde ein Dokument sowohl einem Abrechnungsmonat als auch einer Person zugeordnet, erscheint es in beiden Ansichten.
Leere Ordner sind leicht ausgegraut, während Ordner mit Dokumenten in fetter Schrift dargestellt werden.
Auf Lohndokumente zugreifen
E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Dokumenten
Dein Payroll-Admin stellt Dir monatlich die erstellten Abrechnungsdokumente zur Verfügung. Sobald neue Dokumente bereitgestellt wurden, erhalten alle HR-Admins innerhalb von 24 Stunden eine E-Mail-Benachrichtigung.
In der E-Mail wirst Du informiert über:
die betreffende Abrechnungsperiode (z.B. „Januar 2026“),
die Anzahl der bereitgestellten Dokumente.
Mit einem Klick auf den Link in der E-Mail gelangst Du nach dem Login direkt zur entsprechenden Dokumentenübersicht im Bereich "Abrechnung" und dem jeweiligen Abrechnungsmonat (bspw Januar 2026).
Über das Menü „Dokumente“ auf Abrechnungen zugreifen
Selbstverständlich kannst Du auch direkt über die Oberfläche zu den Dokumenten navigieren. Klicke im linken Menü auf „Dokumente“. Wechsle oben auf den Tab „Abrechnung“ und wähle den gewünschten Kalendermonat der Abrechnung aus der Liste.
Beispiel: Du suchst die Abrechnungsdokumente des Monats Januar 2026. Wähle den entsprechenden Ordner für diesen Monat.
Ein Klick auf den Monatsordner zeigt Dir die darin enthaltene Struktur:
einzelne Unterordner, z.B. für Lohnabrechnungen, Zahlungen oder Bescheinigungen,
Dateien, die direkt im Hauptordner der Periode liegen.
Des Weiteren wird dir angezeigt, dass Du dich nun im Ordner "Januar 2026" befindest. Durch Klick auf die Monatsleiste kannst Du zwischen Monaten wechseln.
Typische Unterordner und Inhalte sind u.a.:
Lohnabrechnung: Lohnstreifen / individuelle Abrechnungen pro Mitarbeitenden
Zahlungen: Zahlungsdatenträger und Übersichten für Überweisungen
Bescheinigungen: z.B. DEÜV-Meldungen, SV-Bescheinigungen oder andere Meldedokumente
In diesem Monatsordner findest Du alle Dokumente, die der Abrechnungsperiode (z.B. Januar 2026) zugewiesen wurden – inklusive solcher Dokumente, die zusätzlich bestimmten Mitarbeitenden zugeordnet sind.
Beispiel: Lohnzettel eines Mitarbeitenden finden
Suchst Du z.B. einen Lohnzettel für eine bestimmte Person, hast Du zwei Möglichkeiten:
über den Tab „Abrechnung“:
öffne den gewünschten Monatsordner,
gehe in den Unterordner „Lohnabrechnung“ und suche dort nach der Person,
oder über den Tab „Mitarbeitende“:
öffne die Personalakte des jeweiligen Mitarbeitenden,
dort findest Du dieselbe Lohnabrechnung, der auch im Abrechnungsordner abgelegt ist.
Abrechnungsrelevante Dokumente bereitstellen
Eigene Dokumente hochladen
Du möchtest Dokumente mit Deinem Payroll-Admin teilen, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sind (z.B. Nachträge, manuell erstellte Bescheinigungen). Befolge dafür diese Schritte:
Öffne das Menü „Dokumente“.
Klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Dokument hochladen“.
Gib im sich öffnenden Fenster die notwendigen Informationen an:
Abrechnungsmonat: Wähle, zu welcher Abrechnungsperiode das Dokument gehört.
Zugehöriger Mitarbeitender (optional): Wähle eine Person aus, wenn das Dokument nur für eine einzelne Person gilt. Bei Dokumenten, die mehrere Mitarbeitende betreffen, lässt Du dieses Feld leer.
Datei auswählen: Lade das entsprechende Dokument hoch.
Vor dem Absenden siehst Du, dass Dein Payroll-Spezialist standardmäßig eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, sofern Du Dokumente hochlädst. Du kannst diese deaktivieren, sofern das nicht gewünscht ist.
Von Dir oder Deinem Team hochgeladene Dokumente einsehen
Du kannst in wenigen Schritten alle Dokumente einsehen, welche innerhalb eines Abrechnungsmonats durch Dich, weitere HR-Admins, oder Mitarbeitende hochgeladen wurden. Befolge dafür diese Schritte:
Öffne im Menü „Dokumente“ den Tab „Abrechnung“.
Wähle den gewünschten Abrechnungsmonat.
Öffne den Ordner „Von Dir oder Deinem Team hochgeladen“, falls vorhanden.
Dort findest Du alle Dokumente der ausgewählten Periode, die von HR-Admins oder Mitarbeitenden hochgeladen wurden – unabhängig davon, ob sie einer Person zugeordnet sind oder nicht.
Dokumente von Mitarbeitenden
Mitarbeitende können über das Mitarbeiterportal selbst Dokumente hochladen – z.B.:
Immatrikulationsbescheinigungen (für Werkstudierende),
Arbeitserlaubnis,
weitere Nachweise, die für Lohnabrechnung oder HR-Prozesse relevant sind.
Wenn ein Mitarbeitender ein Dokument hochlädt:
erhältst Du als HR-Admin eine Benachrichtigung,
das Dokument erscheint im Ordner „Von Dir oder Deinem Team hochgeladen“ der entsprechenden Abrechnungsperiode,
und es ist in der Personalakte des Mitarbeitenden im Bereich „Dokumente“ sichtbar.
Dokumente suchen und finden
Suchfunktion nutzen
Die aktuelle Suchfunktion für Dokumente ist bewusst einfach gehalten:
Die Suche berücksichtigt nur den aktuellen Ordner bzw. die aktuelle Ansicht.
Unterordner werden bei der Suche nicht automatisch mit durchsucht.
Hinweis: Dein Lohnservice hat Zugriff auf alle Dateien in der Dokumentenablage, inklusive gelöschter Dateien. Falls Du ein Dokument gelöscht hast oder nicht findest, kann Dein Lohnservice es für Dich suchen und bei Bedarf wiederherstellen.
Ordnerstruktur und Kategorien verstehen
Alle unten aufgelisteten Ordner beziehen sich auf denselben Dokumentenpool, filtern ihn aber nach unterschiedlichen Kriterien. Diese Kriterien entsprechen der Kategorie, die pro Dokument zugewiesen werden kann.
Um Dokumente schneller zu finden, hilft es, die Zuordnung der Dokumente zu den Unterordnern zu kennen. Typischerweise gilt:
Ordner | Beschreibung | Typische Inhalte |
Auswertungen | Sammelordner für Auswertungen und Reports aus der Lohnabrechnung |
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Bescheinigungen | Bündelt Bescheinigungen, die im Zuge der Lohnabrechnung entstehen oder benötigt werden. |
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Auswertungen | Sammelordner für Auswertungen und Reports aus der Lohnabrechnung |
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Bescheinigungen | Bündelt Bescheinigungen, die im Zuge der Lohnabrechnung entstehen oder benötigt werden. |
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Lohnabrechnung | Enthält klassische Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen (Lohnzettel) pro Mitarbeitendem für den gewählten Abrechnungsmonat. |
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Lohnbuchungen | Dient der Übergabe an die Finanzbuchhaltung. |
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Lohnsteuer-bescheinigung | Spezieller Unterordner für steuerliche Jahresdokumente |
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Meldungen | Enthält meldepflichtige Daten an Behörden und Sozialversicherungsträger. |
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Probeabrechnungen | Für Test- bzw. Vorabrechnungen, die vor der finalen Lohnabrechnung erstellt werden. |
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Von Dir oder Deinem Team hochgeladen |
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Zahlungen | Bezieht sich auf die Zahlungsabwicklung der Abrechnungen. |
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