In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Mitarbeitende aus dem Unternehmen ausscheiden lässt und wie Du im gleichen Schritt eine Arbeitsbescheinigung anstoßen kannst.
Außerdem zeigen wir Dir, wie befristete Verträge behandelt werden und was nach dem Austritt mit dem Dokumentenzugriff passiert.
Arbeitsvertrag beenden
Um den Austritt einer Person zu dokumentieren und mit deinem Payroll-Spezialisten zu teilen, musst Du Arbeitsverträge beenden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Verträge befristet oder unbefristet waren.
Vertrag in der Mitarbeiterakte öffnen
Öffne im linken Hauptmenü den Bereich „Mitarbeitende“.Suche die betroffene Person und wähle die entsprechende Anstellung aus. Nun öffnet sich das Profil im Reiter „Stammdaten“. Wechsle hier in den Reiter „Beschäftigung“.
Hier siehst Du eine rote Schaltfläche „Vertrag beenden“.
Angaben zum Austritt erfassen
Klicke auf „Vertrag beenden“, um den Austrittsdialog zu öffnen. Du triffst hier u.a. folgende Angaben:
Art der Vertragsbeendigung (z.B. Kündigung, Aufhebungsvertrag, reguläres Vertragsende)
Vertragliches Austrittsdatum (letzter Arbeitstag bzw. vertragliches Austrittsdatum)
Arbeitsbescheinigung erforderlich (Ja/Nein)
Dokument beifügen (z.B. unterschriebene Kündigung oder Aufhebungsvertrag)
Nachdem Du alle Angaben gemacht hast, kannst Du über „Weiter zur Überprüfung“ die Eingaben noch einmal kontrollieren. Mit einem Klick auf „Vertrag beenden“ legst Du den Austritt final an und Dein Payroll-Spezialist wird über die Änderungen informiert.
Arbeitsbescheinigung beantragen
Dieses Dokument ist Mitarbeitenden auf Nachfrage auszuhändigen. Es dient dazu, die Höhe und Dauer des Anspruchs auf Arbeitslosengeld festzustellen.
Arbeitsbescheinigung anfordern
Wenn Du eine Arbeitsbescheinigung benötigst, setzt Du im Austrittsdialog das Feld „Arbeitsbescheinigung erforderlich“ auf „Ja“.
Benötigte Angaben für die Arbeitsbescheinigung
Unabhängig davon, ob ein unterstützendes Dokument zur Kündigung vorliegt, musst Du zusätzliche Fragen beantworten, damit die Arbeitsbescheinigung korrekt erstellt werden kann. Dazu gehören insbesondere:
Austrittsdatum
Der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses. Er bestimmt, bis wann das Beschäftigungsverhältnis in der Bescheinigung berücksichtigt wird.
Zustellungsart der Kündigung
Gibt an, wie die Kündigung dem Mitarbeitenden zugegangen ist (z.B. per Post, persönlich übergeben). Diese Information ist für die rechtliche Einordnung der Kündigungsfristen relevant.
Kündigungsfrist (Wert und Einheit)
Du gibst an, wie lang die Kündigungsfrist ist (z.B. 4 Wochen, 1 Monat) und in welcher Einheit die Frist berechnet wird.
Bezugszeitpunkt der Kündigungsfrist
Hier wird hinterlegt, ab welchem Zeitpunkt die Frist berechnet wird (z.B. ab Ende des Kalendermonats oder ab Zugang der Kündigung).
Wer hat gekündigt?
Du gibst an, ob die Kündigung durch den Mitarbeitenden oder durch den Arbeitgeber ausgesprochen wurde. Diese Angabe ist für die Bewertung des Beschäftigungsverhältnisses relevant.
Vertragsverletzung bei Kündigung durch Mitarbeitende
Wenn der oder die Mitarbeitende gekündigt hat, musst Du angeben, ob eine Pflichtverletzung des Arbeitgebers vorlag (z.B. ausbleibende Lohnzahlung). Dies ist für die Agentur für Arbeit von Bedeutung.
Kündigung aus sonstigen Gründen bei Kündigung durch Arbeitgeber
Wenn der Arbeitgeber kündigt, musst Du angeben, ob die Kündigung aus „sonstigen Gründen“ erfolgt ist (z.B. verhaltensbedingt oder personenbedingt). Auch diese Information fließt in die Bewertung der Ansprüche des Mitarbeitenden ein.
Austritte rückängig machen
Bereits hinterlegte Austritte kannst Du ganz leicht stornieren. Gehe dazu erneut auf das Mitarbeiterprofil und öffne den Reiter "Beschäftigung".
Dort wählst Du "Details anzeigen" im oberen Bereich des Bildschirms.
Hier gelangst Du auf die Übersicht zu den gemachten Angaben zum Austritt. Du kannst von hier durch Klick auf die rote Schaltfläche den "Austritt stornieren".
Erinnerung bei befristeten Arbeitsverträgen
Hinweise bei auslaufenden Verträgen
Wenn ein Arbeitsvertrag befristet ist, erinnert Dich project b. im Kalendermonat des geplanten Austritts an das bevorstehende Vertragsende. Du siehst Hinweise:
in der Übersicht im Abschnitt „Endende Verträge“
im Menü „Mitarbeitende“ bei den betreffenden Profilen mit dem Tag „Vertragsende“
Befristete Arbeitsverträge beenden
Auch befristete Verträge müssen aktiv beendet werden, damit der Austritt korrekt an den Payroll-Spezialisten übermittelt wird.
Öffne das Profil im Bereich „Mitarbeitende“.
Wechsle in den Reiter „Beschäftigung“.
Klicke auf „Vertrag beenden“ und trage die Austrittsdetails ein.
Befristete Arbeitsverträge anpassen
Ein befristeter Arbeitsvertrag wird doch verlängert oder in einen unbefristeten Vertrag umgewandelt?
Öffne das Mitarbeitendenprofil über „Mitarbeitende“.
Wechsle in den Reiter „Beschäftigung“.
Klicke auf „Bearbeiten“.
Passe die relevanten Felder an, z.B.:
Vertragsform (z.B. von befristet auf unbefristet)
Vertragsende (neues Enddatum oder Entfernen des Enddatums)
Speichere Deine Angaben.
Alle Änderungen werden automatisch mit Deinem Payroll-Spezialisten geteilt und fließen in die weitere Lohnabrechnung ein.
Zugriff auf Dokumente nach dem Austritt
Wenn das Mitarbeiterportal aktiviert ist, behalten Mitarbeitende in der Regel auch nach dem Austritt Zugriff auf ihre wichtigsten Dokumente (z.B. Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigung).
Wir empfehlen, für den Zugang zum Mitarbeiterportal eine private E-Mail-Adresse zu verwenden. So können ehemalige Mitarbeitende ihre Unterlagen auch nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen noch abrufen, ohne auf die frühere Firmenadresse angewiesen zu sein.