Du lernst, die Feiertage zu konfigurieren, die Urlaubssalden Deiner Mitarbeitenden zu prüfen und anzupassen, und optional das Mitarbeiterportal zu aktivieren. Nach der Aktivierung können Mitarbeitende Abwesenheiten beantragen und Du behältst den Überblick über alle Urlaubsansprüche.
Abwesenheitsmenü öffnen
Öffne das Menü Abwesenheiten in der Hauptnavigation (Menüleiste links)
Hier siehst Du im oberen mittleren Bildschirmbereich ein 3-Schritte-Menü zur Aktivierung. Dieses Menü zeigt Dir an, welche Schritte bereits abgeschlossen sind und welche noch offen sind (z. B. "0 von 3 Schritte abgeschlossen").
Abwesenheiten Schritt für Schritt aktivieren
Schritt 1: Feiertage auswählen und bestätigen
Halte den Mauszeiger auf den ersten Schritt "Feiertage konfigurieren" und klicke anschließend auf "Feiertage verwalten".
Es öffnet sich eine neue Ansicht mit zwei Bereichen: gesetzliche Feiertage und firmeninterne Feiertage.
Gesetzliche Feiertage
Wähle das für Dein Unternehmen gültige Bundesland aus der Liste aus.
Es öffnet sich eine neue Ansicht, in der Du das für Dein Unternehmen gültige Bundesland auswählst. Wähle das zutreffende Bundesland aus der Liste aus.
Hier wird Dir eine Übersicht aller gesetzlichen Feiertage für das ausgewählte Bundesland angezeigt. Prüfe die angezeigten Feiertage und bestätige, welche Feiertage für Dein Unternehmen gelten sollen. Klicke nach der Auswahl auf "Bestätigen und Speichern".
Firmeneigene Feiertage
Firmeninterne Feiertage sind Tage, an denen Dein Unternehmen die Arbeit freigibt – als Zusatzleistung für die Mitarbeitenden. Sie sind unabhängig von den gesetzlichen Feiertagen und werden nur für Dein Unternehmen festgelegt.
So legst du firmeneigene Feiertage an:
Klick auf die blaue Schaltfläche "Firmeneigene Feiertage hinzufügen"
Aus Vorlagen wählen: In der Feiertagsverwaltung findest Du eine Liste häufig genutzter firmeninterner Feiertage (z. B. Rosenmontag, Heiligabend). Du kannst diese per Klick für Dein Unternehmen aktivieren. Firmeneigene, vorlagen-basierte Feiertage können …
als volle, oder halbe Tage definiert sein;
variable, sich jedes Jahr verändernde Daten besitzen (nicht immer der gleiche Kalendertag);
Eigene firmeneigene Feiertage anlegen: Über die blue Schaltfläche "benutzerdefiniert" legst Du einen vollständig eigenen Feiertag an: Gib dazu die Bezeichnung und das Datum an, sowie ob dieser als voller oder halber Tag gilt und ob er jährlich wiederholt werden soll.
Speichern: Nach der Auswahl der gesetzlichen Feiertage und optional der Konfiguration firmeninterner Feiertage klickst Du auf "Bestätigen und Speichern".
Du wirst zurück zur Abwesenheiten-Seite geleitet. Das Aktivierungsmenü zeigt nun an, dass Schritt 1 abgeschlossen ist (z. B. "1 von 3 Schritte abgeschlossen").
Schritt 2: Urlaubssalden prüfen und aktualisieren
Klicke im Aktivierungsmenü beim zweiten Schritt auf Daten prüfen.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Tabelle aller im laufenden Kalenderjahr aktiven oder zukünftig aktiven Mitarbeitenden.
Hier siehst Du für jeden Mitarbeitenden folgende relevante Spalten:
Vertraglicher Urlaubsanspruch: Der kalenderjährliche Urlaubsanspruch bei vollem Kalenderjahr oder bei zeitlich begrenzten Verträgen der Anspruch über die Vertragslaufzeit;
Übertrag: Resturlaub aus dem Vorjahr (Solltest Du project b bereits eine Weile benutzen, wirst Du hier die Werte sehen, die sich aus den Einstellungen pro Mitarbeitende ergeben. Das System fügte also Urlaub hinzu, ohne dass er abgezogen wurde.)
Resturlaubsanspruch: Das aktuell noch verfügbare Urlaubsbudget des Mitarbeitenden (Vertraglicher Urlaubsanspruch + Übertrag)
Prüfe nun die angezeigten Daten für alle Mitarbeitenden und nimm folgende, wichtige Anpassungen vor:
Vertraglicher Urlaubsanspruch: Trage den tatsächlich vertraglich vereinbarten Jahresurlaubsanspruch ein. Korrigiere den Wert, falls er nicht korrekt angezeigt wird. Diese Anpassungen werden dann automatisch in den Vertragsdaten des Mitarbeitenden übernommen.
Resturlaubsanspruch: Trage das aktuell noch verfügbare Urlaubsbudget pro Mitarbeitenden ein. Dies ist besonders wichtig, wenn bereits im laufenden Jahr Urlaubstage genommen wurden oder noch Resturlaub aus dem Vorjahr besteht.
Nachdem Du alle Daten geprüft und eingetragen hast, klicke auf "Bestätigen und Speichern".
Alle Werte wurden nun auf Deine Angaben angepasst. Dh., die Urlaubskonten aller Mitarbeitenden sind jetzt aktualisiert. Du wirst zurück zur Abwesenheiten-Seite geleitet und das Aktivierungsmenü zeigt nun "2 von 3 Schritte abgeschlossen" an.
Schritt 3: Mitarbeiterportal aktivieren (optional)
Der dritte Schritt ist optional. Hier kannst Du das Mitarbeiterportal aktivieren, der Zugriff ermöglicht es Deinen Mitarbeitenden:
auf ihre Dokumente zuzugreifen und neue bereitzustellen;
auf ihre Vertragsdaten zuzugreifen;
ihre persönlichen Daten zu sehen und zu aktualisieren.
Wichtig: damit Mitarbeitende später selbst Abwesenheitsanträge stellen können, ist die Aktivierung einer Sonderfunktion notwendig. Diese kann nur durch Deinen Lohnservice aktiviert werden.
Wenn Du das Mitarbeiterportal nicht aktivieren möchtest, klicke auf "Überspringen". Du kannst das Portal jederzeit später aktivieren.
Wenn Du das Mitarbeiterportal jetzt aktivieren möchtest, klicke auf "Mehr erfahren", um weitere Informationen zu erhalten, oder direkt auf "Jetzt aktivieren".
Aktivierung bestätigen
Sobald alle drei Schritte abgeschlossen sind, erscheint automatisch ein Bestätigungsfenster, das Dir mitteilt, dass die Abwesenheitsfunktion erfolgreich aktiviert wurde.
Klicke auf "Verstanden", um das Fenster zu schließen. Das Aktivierungsmenü verschwindet beim nächsten Laden der Seite. Die Abwesenheitsfunktion ist nun vollständig eingerichtet und Du kannst Abwesenheiten verwalten und genehmigen.