In diesem Artikel lernst Du, wie Du Deine Arbeitszeiten in project b. am Computer hinterlegst. Du erfährst, wie der monatliche Ablauf aussieht, welche Benachrichtigungen Du vom System erhältst und wie Du einzelne Tage oder das gesamte Stundenblatt an Deinen HR-Admin oder Manager übermittelst.
Das Wichtigste auf einen Blick
Voraussetzungen
Dein persönliches Mitarbeiterportal bei project b. ist aktiv.
Dein HR-Admin hat die Arbeitszeiterfassung für Dich aktiviert. Du erkennst das an der Aktivierungs-E-Mail, die Du erhalten hast. Außerdem erscheint das Menü Zeiterfassung links in der Navigationsleiste.
Der monatliche Ablauf
Ob Du Deine Arbeitszeiten täglich oder gesammelt einmal im Monat einträgst, entscheidet Dein Unternehmen. project b. unterstützt beide Wege.
Der Ablauf ist immer derselbe:
Arbeitszeiten eintragen: Du trägst Arbeitszeiten für Deine Arbeitstage ein, täglich oder spätestens zum Monatsende.
Arbeitszeiten übermitteln: Du übermittelst einzelne Tage oder das gesamte Stundenblatt an Deinen HR-Admin oder Manager.
Arbeitszeiten bestätigen lassen: Dein HR-Admin oder Manager bestätigt die Arbeitszeiten.
Nach der Bestätigung sind keine Änderungen mehr möglich.
Solange ein Tag nur übermittelt ist, kannst Du ihn weiter bearbeiten. Erst die Bestätigung sperrt die Eingabe.
Wenn Unklarheiten vorliegen, wird Dein HR-Admin oder Manager Dich persönlich um Korrekturen bitten. Alternativ passt Dein Admin die Arbeitszeiten direkt selbst an.
Benachrichtigungen vom System verstehen
project b. sendet Dir per E-Mail Erinnerungen und Bestätigungen rund um Deine Arbeitszeiten.
Du kannst keine Arbeitsstunden für die Zukunft vortragen. Daher kannst Du die E-Mail-Benachrichtigung vor dem Ende des Kalendermonats als Erinnerung verstehen, die Vollständigkeit der bisherigen Daten zu prüfen.
Erinnerung: Monatsende naht
Diese E-Mail enthält den Hinweis, dass Du Dein Stundenblatt bald übermitteln solltest. Trage vorher alle Arbeitszeiten ein.
3 Werktage vor Monatsende
Am letzten Kalendertag des Monats
Erinnerung: Stundenblatt verspätet
Diese E-Mail enthält den Hinweis, dass Du Dein Stundenblatt noch nicht übermittelt hast obwohl der Kalendermonat endete.
1 Werktag im Folgemonat (zum Beispiel am 01. Juni für Mai 2026)
Bestätigung: Einzelne Arbeitsstunden bestätigt
Diese E-Mail enthält den Hinweis, dass Dein HR-Admin oder Manager Arbeitszeiten für mindestens einen Tag bestätigt hat.
Maximal einmal pro Tag, sofern an diesem Tag Bestätigungen erfolgt sind
Bestätigung: Stundenblatt bestätigt
Diese E-Mail enthält den Hinweis, dass Dein gesamtes Stundenblatt bestätigt wurde.
Jedes Mal, wenn ein Stundenblatt bestätigt wird
Arbeitszeiten am Computer eintragen
Logge Dich zunächst in Dein Mitarbeiterportal ein. Im Hauptmenü links findest Du den Punkt Zeiterfassung. Klicke darauf. Es öffnet sich das Stundenblatt des aktuellen Kalendermonats.
Aufbau des Stundenblatts
Im oberen Bereich siehst Du vier Kennzahlen zum ausgewählten Kalendermonat:
Monatsübersicht (Erfasst / Sollarbeit):
Abgleich der erwarteten SOLL-Stunden mit den tatsächlich hinterlegten IST-Stunden bezogen auf den gesamten Kalendermonat.
Die Soll-Stunden ergeben sich aus Deiner vertraglichen Wochenarbeitszeit, angewendet auf den jeweiligen Kalendermonat. Arbeitstage, die auf Feiertage fallen, werden in dieser Rechnung nicht berücksichtigt.
Abwesenheiten:
Die Anzahl vertraglicher Arbeitsstunden, die im Monat auf Abwesenheiten entfallen. Halbe Abwesenheitstage werden zur Vereinfachung mit der Hälfte der erwarteten Arbeitszeit berechnet.Aktueller Monatssaldo zum […]:
Das Arbeitszeitkonto (Überstundenkonto) des aktuellen Kalendermonats bis zum Stichtag des aktuellen Kalendertages. Dies bedeutet, dass im laufenden Kalendermonat nicht der vollständige Monat herangezogen wird.Gesamtes Arbeitszeitsaldo:
Der vollständige Arbeitszeitsaldo seit Einführung der Zeiterfassung. Dies beinhaltet das Monatssaldo aller vergangen Monate, bis zum Stichtag des aktuellen Kalendertages.
Darunter findest Du die Tabelle mit allen Kalendertagen des Monats. Jeder Tag zeigt Status, Datum, Arbeitszeit, Pausen und Hinweise.
Zwischen Stundenblättern verschiedener Monate wechseln
Über die Pfeiltasten oben rechts wechselst Du zwischen Kalendermonaten. Der früheste verfügbare Monat ist der Monat Deines Vertragsstarts.
Einen Arbeitstag eintragen
Klicke auf das Eingabefeld Start oder Ende in der gewünschten Zeile.
Trage Startzeit und Endzeit ein.
Trage bei Bedarf Pausen ein.
Verlasse das Feld. Deine Eingaben werden automatisch gespeichert.
Ein Zeitblock besteht immer aus Startzeit und Endzeit. Fehlt einer der beiden Werte, schlägt die Validierung an und der Tag bleibt unvollständig. Dies ist erkennbar an einem roten Symbol in der Spalte Status.
Du erkennst gespeicherte Einträge an dem grauen Disc-Symbol in der Spalte Status.
Das automatische Speichern bedeutet nicht, dass die Zeiten bereits an Deinen Admin gehen. Du musst sie zusätzlich übermitteln.
Arbeitszeiten bearbeiten
Solange ein Arbeitstag nicht bestätigt wurde, kannst Du jeden Wert anpassen. Dies gilt also für gespeicherte und übermittelte Arbeitszeiten.
Um Arbeitszeiten zu bearbeiten:
Klicke auf das Eingabefeld und ändere den Wert. Nach dem Verlassen des Feldes speichert das System die Änderung automatisch.
Du löschst eine Arbeitszeit, indem Du die Werte in der Zeile entfernst.
Eine Bearbeitung lässt sich nicht rückgängig machen. Möchtest Du einen früheren Stand wiederherstellen, trage die ursprünglichen Werte erneut ein.
Arbeitszeiten übermitteln
Mit der Übermittlung gibst Du Deine Arbeitszeiten an Deinen HR-Admin oder Manager zur Bestätigung frei. Übermittelte Arbeitszeiten kannst Du weiterhin bearbeiten, bis sie bestätigt wurden.
Auch nach dem Übermitteln der Arbeitszeiten einzelner Arbeitstage kannst Du diese weiterhin bearbeiten.
Einzelnen Tag übermitteln
Bewege den Mauszeiger über die Zeile des Arbeitstages.
Rechts erscheint die Schaltfläche Übermitteln.
Klicke auf Übermitteln. Der Status wechselt auf übermittelt (gelbes Uhren-Symbol).
Ganzen Monat übermitteln und abschließen
Wenn Du alle Arbeitszeiten eingetragen hast, schließt Du den Monat als Ganzes ab und übermittelst das Stundenblatt vollständig.
Klicke oben rechts auf Monat abschließen und versenden.
Es erscheint ein kleines Fenster mit zusätzlichen Informationen.
Solltest Du einzelne Arbeitstage nicht befüllt haben, wirst Du darauf hingewiesen und kannst dies nachholen.
Du wirst darauf hingewiesen, dass Du den gesamten Monat übermittelst. Du kannst die Eingaben im Anschluss nicht mehr bearbeiten.
Sofern alle Angaben stimmen, kannst Du die Übermittlung bestätigen.
Du kannst den Kalendermonat übermitteln, auch wenn Du nicht alle Arbeitstage befüllt hast. Nach dem Übermitteln des gesamten Monats kannst Du keine Änderungen mehr vornehmen.
Nach dem Übermitteln wird Dein Admin die Daten prüfen. Sollten Korrekturen nötig sein, meldet sich Dein Admin bei Dir oder passt die Zeiten direkt selbst an.
Statusanzeige einzelner Tage
In der Spalte Status siehst Du, in welchem Zustand sich ein Kalendertag befindet. Jeder Kalendertag kann vier Zustände einnehmen.
Leeres Feld (keine Arbeitszeit hinterlegt)
Es liegen keine Arbeitszeiten vor. Sofern Du arbeitstätig warst, musst Du die Zeiten noch hinterlegen.
Graues Disketten-Icon
Es liegen Arbeitszeiten vor. Der Arbeitstag wurde zunächst nur als Entwurf gespeichert und wurde noch nicht mit Deinem Admin geteilt.
Gelbes Uhren-Symbol
Es liegen Arbeitszeiten vor. Der Arbeitstag wurde bereits mit Deinem Admin geteilt. Es kann auch sein, dass Dein Admin die Zeiten direkt selbst hinterlegt hat. Diese werden dann direkt mit Dir geteilt.
Dein Admin wird in einer gesammelten E-Mail über einzeln übermittelte Arbeitszeiten informiert. Diese E-Mail wird einmal täglich verschickt.
Grünes Uhren-Symbol
Es liegen Arbeitszeiten vor. Der Arbeitstag wurde bereits von Deinem Admin bestätigt. Es kann auch sein, dass Dein Admin die Zeiten direkt selbst hinterlegt und im Anschluss bestätigt hat.
Nachdem Dein Admin einzelne Arbeitstage bestätigt hat, wirst Du in einer gesammelten E-Mail darüber informiert. Diese E-Mail wird einmal täglich verschickt, sofern es zu einer Bestätigung kam.
Wie und woran Du verschiedene Tage erkennst
Reguläre Arbeitstage
Die Eingabefelder zeigen blau gefärbte Schriftzüge Start und Ende.
Feiertage
Sowohl gesetzliche Feiertage, als auch von Deinem Unternehmen als arbeitsfrei benannte Kalendertage werden mit einem lila Hintergrund dargestellt. Die Eingabefelder weisen "-" auf.
In der Spalte Hinweise steht die Bezeichnung des Feiertags, hier zum Beispiel "Rosenmontag".
Sofern Du an einem Feiertag gearbeitet hast, kannst Du durch einen Klick Arbeitsstunden hinterlegen.
Wochenenden
Wochenenden werden mit einem grauen Hintergrund dargestellt. Die Eingabefelder weisen "-" auf, sofern sie nicht als vertragliche Arbeitstage ausgewiesen wurden.
Sofern Du am Wochenende arbeitest, kannst Du durch einen Klick Arbeitsstunden hinterlegen.
Abwesenheiten erkennen
Abwesenheiten werden rechts vom Datum mit einem farbigen Icon angezeigt:
Grün kennzeichnet eine bestätigte Abwesenheit. Die Zeiten gelten automatisch als bestätigt. Bei ganztägigen Abwesenheiten kannst Du keine Arbeitszeiten eintragen.
Gelb kennzeichnet einen noch unbestätigten Abwesenheitsantrag. Du kannst weiterhin Arbeitszeiten eintragen, bis Dein Admin die Abwesenheit bestätigt.
Bei halbtägigen Abwesenheiten kannst Du grundsätzlich Arbeitszeiten für die andere Tageshälfte eintragen. Die Eingabe wird nicht blockiert.
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