In diesem Artikel lernst Du, wie Du Deine Arbeitszeiten in project b. am Handy hinterlegst. Du erfährst, wie der monatliche Ablauf aussieht, welche Benachrichtigungen Du vom System erhältst und wie Du einzelne Tage oder das gesamte Stundenblatt an Deinen HR-Admin oder Manager übermittelst.

Voraussetzungen

Dein persönliches Mitarbeiterportal bei project b. ist aktiv.
Dein HR-Admin hat die Arbeitszeiterfassung für Dich aktiviert. Du erkennst das an der Aktivierungs-E-Mail, die Du erhalten hast.

Arbeitszeiten am Handy eintragen

Du kannst Deine Arbeitszeiten auch unterwegs per Handy erfassen. Öffne dazu die project b.-App und melde Dich in Deinem Mitarbeiterportal an. Tippe in der unteren Navigationsleiste auf Zeiterfassung.

Es öffnet sich das Stundenblatt des aktuellen Kalendermonats.

Aufbau eines Stundenblatts

Das mobile Stundenblatt besteht aus drei Bereichen:

Monatswechsel und Übermittlung
Oben siehst Du den aktuell ausgewählten Kalendermonat. Über die Pfeiltasten links und rechts wechselst Du zwischen Monaten. Mit Monat übermitteln schließt Du den ausgewählten Monat final ab.
Kennzahlen
darunter findest Du Erfasst vs. Soll, Abwesenheiten und Überstunden Monat. Die Bedeutung der Kennzahlen ist identisch mit der Desktop-Ansicht (siehe Abschnitt Aufbau des Stundenblatts oben).
Kalenderansicht
Eine Auflistung aller Kalendertage des Monats. Jede Karte zeigt Datum, Wochentag, Tagestyp (zum Beispiel Arbeitstag) sowie Status-Symbole für Abwesenheiten und Bestätigungen.

Arbeitszeit für einen Arbeitstag eintragen

Arbeitstage werden grau hinterlegt als Arbeitstag angezeigt. Zusätzlich haben reguläre Arbeitstage eine blaue Schaltfläche mit der Aufschrift Arbeitszeit erfassen.

Kalendertage an denen kein Arbeitstag im System hinterlegt wurde, werden als kein Arbeitstag gekennzeichnet. Du kannst dennoch Arbeitszeiten hinterlegen. Die Schaltfläche weist ebenso Arbeitszeit erfassen aus, ist jedoch nicht blau hinterlegt.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein Fenster zum Eintragen der Arbeitszeiten. Der Kalendertag ist bereits hinterlegt.

Befolge nun die folgenden Schritte:

Klicke auf das Eingabefeld Startzeit und Endzeit für das Eintragen der Arbeitszeiten.
Ergänze nun die Pausenzeit mit einem Pausenbeginn und Pausenende. Gab es keine Pause, dann kannst Du die Eingabefelder leer lassen, oder sie mit einem Klick auf das Icon mit der roten Mülltonne entfernen.
Wähle nun Arbeitszeit speichern und der Eintrag wird gesichert.

Ein Zeitblock besteht immer aus Startzeit und Endzeit. Fehlt einer der beiden Werte, schlägt die Validierung an und der Tag bleibt unvollständig. Dies ist erkennbar an einem roten Symbol in der Spalte Status.

Nach dem Speichern der Arbeitszeiten eines Kalendertages wird dieser im Hauptmenü durch das Icon einer Diskette als gespeichert angezeigt.

Das automatische Speichern bedeutet nicht, dass die Zeiten bereits an Deinen Admin gehen. Du musst sie zusätzlich übermitteln.

Arbeitszeiten bearbeiten

Solange ein Arbeitstag nicht bestätigt wurde, kannst Du jeden Wert anpassen. Dies gilt also für gespeicherte und übermittelte Arbeitszeiten.

Um Arbeitszeiten zu bearbeiten, klicke auf die Schaltfläche mit dem Bleistift Symbol. Es öffnet sich erneut die Eingabeoberfläche.

Ändere die entsprechenden Werte. Nach dem Verlassen des Feldes speichert das System die Änderung automatisch.

Du löschst eine Arbeitszeit, indem Du die Werte in der Zeile entfernst.

Eine Bearbeitung lässt sich nicht rückgängig machen. Möchtest Du einen früheren Stand wiederherstellen, trage die ursprünglichen Werte erneut ein.

Arbeitszeiten übermitteln

Mit der Übermittlung gibst Du Deine Arbeitszeiten an Deinen HR-Admin oder Manager zur Bestätigung frei. Übermittelte Arbeitszeiten kannst Du weiterhin bearbeiten, bis sie bestätigt wurden.

Einzelnen Tag übermitteln

Suche nach einem Arbeitszeiteintrag, welcher gespeichert, aber noch nicht übermittelt wurde. Wähle dann die Schaltfläche Absenden.

Nach dem Übermitteln wird die Arbeitszeit des Kalendertages im Hauptmenü durch das gelbe Icon einer Uhr als übermittelt angezeigt. Dein Admin wird hierüber informiert und kann die Arbeitszeit zu gegebener Zeit bestätigen.

Alternativ kannst Du auch direkt beim Eintragen einer Arbeitszeit die Daten Speichern und Senden. So wird Dein Admin hierüber informiert und kann die Arbeitszeit des Kalendertages zu gegebener Zeit bestätigen.

Dein Admin wird einmal am Tag über übermittelte Arbeitszeiten informiert. Die E-Mail-Benachrichtigung kann also 24 Stunden benötigen.

Arbeitszeiten mehrerer Tage gleichzeitig erfassen und übermitteln

Du kannst auch die gleichen Arbeitszeiten für mehrere Arbeitstage in einer Aktion hinterlegen.

Öffne dafür die Eingabe für einen Kalendertag und hinterlege die Arbeits- und Pausenzeiten wie zuvor beschrieben.
Aktiviere dann den Toggle mit der Aufschrift Mehrere Tage einreichen
Es erscheint eine Kalenderanzeige. Wähle nun alle Kalendertage aus, für welche Du die gleichen Arbeits- und Pausenzeiten speichern und speichern und übermitteln möchtest.

Bei Auswahl mehrerer Kalendertage musst Du die gleichen Arbeits- und Pausenzeiten für jeden Kalendertag verwenden. Weichen diese voneinander ab, musst Du die abweichenden Kalendereinträge später bearbeiten.

Ganzen Monat übermitteln und abschließen

Wenn Du alle Arbeitszeiten eingetragen hast, schließt Du den Monat als Ganzes ab und übermittelst das Stundenblatt vollständig.

Klicke im Hauptmenü oben auf die Schaltfläche Monat übermitteln.
Es erscheint ein kleines Fenster mit zusätzlichen Informationen.
- Solltest Du einzelne Arbeitstage nicht befüllt haben, wirst Du darauf hingewiesen und kannst dies nachholen.
- Du wirst darauf hingewiesen, dass Du den gesamten Monat übermittelst. Du kannst die Eingaben im Anschluss nicht mehr bearbeiten.
Sofern alle Angaben stimmen, kannst Du die Übermittlung bestätigen.

Du kannst den Kalendermonat übermitteln, auch wenn Du nicht alle Arbeitstage befüllt hast. Nach dem Übermitteln des gesamten Monats kannst Du keine Änderungen mehr vornehmen.

Nach dem Übermitteln wird Dein Admin die Daten prüfen. Sollten Korrekturen nötig sein, meldet sich Dein Admin bei Dir oder passt die Zeiten direkt selbst an.

Statusanzeige einzelner Tage

Neben der Datumsangabe einzelner Kalendertage siehst Du den Status des Kalendertages.

Leeres Feld (keine Arbeitszeit hinterlegt)

Es liegen keine Arbeitszeiten vor. Sofern Du arbeitstätig warst, musst Du die Zeiten noch hinterlegen.

Graues Disketten-Icon

Es liegen Arbeitszeiten vor. Der Arbeitstag wurde zunächst nur als Entwurf gespeichert und wurde noch nicht mit Deinem Admin geteilt.

Gelbes Uhren-Symbol

Es liegen Arbeitszeiten vor. Der Arbeitstag wurde bereits mit Deinem Admin geteilt. Es kann auch sein, dass Dein Admin die Zeiten direkt selbst hinterlegt hat. Diese werden dann direkt mit Dir geteilt.

Dein Admin wird in einer gesammelten E-Mail über einzeln übermittelte Arbeitszeiten informiert. Diese E-Mail wird einmal täglich verschickt.

Grünes Uhren-Symbol

Es liegen Arbeitszeiten vor. Der Arbeitstag wurde bereits von Deinem Admin bestätigt. Es kann auch sein, dass Dein Admin die Zeiten direkt selbst hinterlegt und im Anschluss bestätigt hat.

Nachdem Dein Admin einzelne Arbeitstage bestätigt hat, wirst Du in einer gesammelten E-Mail darüber informiert. Diese E-Mail wird einmal täglich verschickt, sofern es zu einer Bestätigung kam.

Wie und woran Du verschiedene Tage erkennst

Reguläre Arbeitstage

Reguläre Arbeitstage erkennst Du an der Angabe Arbeitstag in der grau hinterlegten Fläche unterhalb der Datumsangabe.

Die Schaltfläche zur Hinterlegung von Arbeitszeiten ist weiß hinterlegt mit dem Schriftzug Arbeitszeit erfassen.

Feiertage

Sowohl gesetzliche Feiertage, als auch von Deinem Unternehmen als arbeitsfrei benannte Kalendertage werden mit der Bezeichnung des Feiertages (hier: Rosenmontag) in einer lila hinterlegten Fläche unterhalb der Datumsangabe angezeigt.

Darunter findest Du den Hinweis, ob es sich bei dem Wochentag um einen Arbeitstag gehandelt hätte, oder nicht.

Sofern Du an einem Feiertag gearbeitet hast, kannst Du durch einen Klick Arbeitsstunden hinterlegen.

Wochenenden

Wochenenden erkennst Du an der Datumsangabe, als auch an der Angabe Kein Arbeitstag in der grau hinterlegten Fläche unterhalb der Datumsangabe.