In diesem Artikel erhältst Du einen Überblick über die wichtigsten Funktionen von project b. Wir beschreiben die Basisversion und Zusatzfunktionen.
Du siehst, wie Du Mitarbeitendendaten verwaltest, monatliche Lohnabrechnungen vorbereitest und welche Menüs Dir im Alltag zur Verfügung stehen.
Stammdaten und Mitarbeitendendaten im Griff
Die Verwaltung der Daten Deiner Mitarbeitenden ist ein zentraler Bestandteil Deiner täglichen Personalverwaltung. Mit project b. kannst Du Mitarbeitendendaten direkt im System einsehen, aktualisieren und vervollständigen – ohne E-Mails oder manuelle Nachverfolgung.
Sobald Du Eingaben machst, werden die Änderungen automatisch mit Deinem Payroll-Admin (Lohnbuchhalter) synchronisiert.
Du musst die Daten nicht separat weiterleiten – project b. sorgt dafür, dass die Lohnbuchhaltung immer mit den neuesten Informationen arbeitet.
Die Oberfläche von Project b ist für HR-Admins auf die Nutzung eines Desktops optimiert. Der Zugriff über das Mobiltelefon wird für HR-Admins nicht angeraten.
Alle Menüs im Überblick
Nach dem ersten Login als HR-Admin wird standardmäßig das Menü „Übersicht“ geladen. Von hier aus erreichst Du alle weiteren Bereiche von project b.
Übersicht
Das Menü „Übersicht“ hilft Dir dabei, die monatlichen Daten für die Lohnabrechnung strukturiert aufzubereiten und an Deinen Payroll-Spezialisten zu senden.
Am oberen Bildschirmrand siehst Du:
den aktuell relevanten Kalendermonat und
die dazugehörige Abgabefrist für die Lohnabrechnung.
Im weiteren Verlauf der Seite findest Du Hinweise zu:
neuen Verträgen,
endenden Verträgen,
gemeldeten Abwesenheiten,
Änderungen im Kalendermonat.
Detaillierte Informationen bietet Dir der Artikel Lohnabrechnung freigeben.
Neue Mitarbeitende hinzufügen
Im Menü „Neue Mitarbeitende“ kannst Du:
digitale Stammdatenabfragen an zukünftige Mitarbeitende senden oder
Stammdatenblätter selbst ausfüllen, wenn Dir alle Daten bereits vorliegen.
Außerdem ist dieses Menü der Startpunkt für das Befüllen von Sofortmeldungen, sofern Dein Unternehmen der Sofortmeldepflicht unterliegt. Diese Funktion wird von deinem Payroll-Admin aktiviert.
Mitarbeitende
Das Menü „Mitarbeitende“ bietet Dir eine vollständige Übersicht aller:
aktiven Anstellungen,
zukünftigen Anstellungen,
archivierten (beendeten) Anstellungen.
Standardmäßig werden die aktiven Anstellungen geladen. Die Tabelle zeigt u.a.:
Personalnummer,
Vor- und Nachname,
grundlegende Vertragsinformationen,
Hinweise, z.B. wenn es sich um den ersten Monat der Beschäftigung handelt.
Über die Tabs kannst Du zu zukünftigen oder bereits ausgeschiedenen Mitarbeitenden wechseln.
Ein Klick auf eine Zeile öffnet das zugehörige Profil. Dort kannst Du:
Persönliche Daten einsehen und bearbeiten,
Beschäftigungsdaten (Vertrag) prüfen und anpassen,
Zahlungsdaten (z.B. Gehalt) verwalten,
Dokumente ansehen und hochladen.
Von hier aus kannst Du auch das Mitarbeiterportal verwalten – weitere Details findest Du im Artikel „Mitarbeiterportal aktivieren“.
Abwesenheiten
Im Menü „Abwesenheiten“ siehst Du eine Kalenderübersicht aller Abwesenheiten pro Kalendermonat.
Als HR-Admin kannst Du:
Abwesenheiten (z.B. Urlaub, Arbeitsunfähigkeit) direkt im Namen von Mitarbeitenden anlegen,
gemeldete Abwesenheiten prüfen und verwalten.
Arbeitsunfähigkeiten sind besonders wichtig für Deinen Payroll-Admin, da sie Auswirkungen auf Meldungen und Erstattungen haben können.
Als optionales Zusatzpaket kannst Du über das Mitarbeiterportal Abwesenheitsanträge durch Mitarbeitende aktivieren. In diesem Fall können Mitarbeitende Anträge stellen, die Du im Menü „Abwesenheiten“ prüfen und beantworten kannst.
Dokumente
Im Menü „Dokumente“ steuerst Du alle Dokumente im System. Es gibt zwei Ansichtsarten:
„Mitarbeitende“: zeigt alle Dokumente, die einzelnen Mitarbeitenden zugewiesen sind – z.B. Verträge, Bescheinigungen oder andere Unterlagen.
„Abrechnung“: zeigt Dokumente, die einem bestimmten Abrechnungsmonat zugeordnet sind.
Dein Payroll-Spezialist weist alle Abrechnungsdokumente dem jeweiligen Kalendermonat zu. Zusätzlich erkennt project b. Dokumente automatisch und ordnet sie Mitarbeitenden zu, wenn:
deren Steuer-ID auf dem Dokument zu finden ist oder
der Nutzer Dokumente explizit mit Mitarbeitenden verknüpft.
Beide Ansichten greifen auf die gleichen Dokumente zu, nutzen aber unterschiedliche Filter.
Administratoren
Im Menü „Administratoren“ verwaltest Du alle Nutzer mit erweiterten Rechten:
HR-Admins
(optional) Manager-Rollen, falls dieses Zusatzpaket aktiviert ist
Du kannst:
neue HR-Admins einladen,
Manager zuweisen (kostenpflichtige Zusatzfunktion),
Einladungen erneut senden oder zurückziehen,
Zugriffe entziehen, wenn eine Person das Unternehmen verlässt oder keine Admin-Rolle mehr benötigt.
Einstellungen
Im Menü „Einstellungen“ kannst Du:
unternehmensbezogene Einstellungen anpassen (z.B. Stammdaten zu Deinem Unternehmen, Abrechnungsoptionen, ggf. Abwesenheitskonfiguration),
persönliche Profileinstellungen ändern, z.B.:
Avatar/Bild hochladen,
Sprache anpassen,
E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren
So passt Du project b. an die Bedürfnisse Deines Unternehmens und Deines Teams an.