Die Auflistung soll dich dabei unterstützen, auch schwierige Eingabefelder zu meistern. Daher ist die Auflistung nicht vollständig. Einige, simple Datenfelder haben wir zur Vereinfachung weggelassen.

Diese Angaben bilden die Grundlage für dein Unternehmen und werden für die Lohnabrechnung sowie administrative Prozesse benötigt. Dazu gehören z. B. die Berechnung von Arbeitswegen oder die korrekte Zustellung von Post.

Du erhältst sie beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit und kannst sie dort online beantragen, falls sie noch nicht vorliegt. In der Regel wird die Betriebsnummer innerhalb weniger Tage vergeben.

Sie besteht aus 8 Ziffern (z. B. 12345678) und ist zwingend erforderlich, da ohne sie keine Anmeldung von Mitarbeitenden zur Sozialversicherung und damit keine Gehaltsabrechnung möglich ist.

Der Hauptkontakt ist die zentrale Ansprechperson in deinem Unternehmen für alle Themen rund um die Lohnabrechnung. Bei Rückfragen oder dringenden Anliegen kann dein Lohndienstleister diese Person direkt kontaktieren.

Gib daher die möglichen Kontaktdetails dieser Person an.

Diese Angaben sind erforderlich, um die Abrechnung mit deinem Lohndienstleister korrekt durchzuführen. Gleichzeitig unterstützen sie eine reibungslose Buchhaltung und erleichtern die monatlichen Gehaltszahlungen.

Gib die IBAN für das Konto an, welches zur Überweisung der Nettoeinkommen verwendet wird.

Der Kontenrahmen (z. B. SKR 03 oder SKR 04) legt fest, wie Lohnbuchungen in deiner Finanzbuchhaltung verbucht werden. Die Auswahl muss mit dem in deiner Buchhaltung verwendeten Kontenrahmen übereinstimmen. Stimme dich dazu am besten mit deinem Steuerberater oder deiner Buchhaltung ab.

Ohne korrekte Angabe können die Daten in der Finanzbuchhaltung nicht weiterverarbeitet werden.

Diese Angaben sind erforderlich, damit die Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und fristgerecht durchgeführt werden kann.

Die Steuernummer erhältst du vom zuständigen Finanzamt. Du findest sie auf Steuerbescheiden oder in dem ELSTER-Konto des Unternehmens. Sie hat je nach Bundesland 10 oder 11 Stellen (bzw. 13 Stellen im ELSTER-Format). Beide Formate (mit oder ohne Trennzeichen) werden akzeptiert.

Du kannst das Formular auch ohne Angabe fortführen, indem du „Ich habe diese Information noch nicht“ auswählst.

Die Handelsregisternummer erhält dein Unternehmen bei der Eintragung im Handelsregister durch das zuständige Amtsgericht. Du findest sie im Handelsregisterauszug oder im Impressum deiner Website. Ein typisches Format ist z. B. HRB 143210.

Wenn dein Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen ist, kannst du dies in der Schaltfläche unter dem Feld angeben. Andernfalls ist die Angabe für rechtliche und administrative Zwecke erforderlich.

Für Einzelunternehmer ist eine Handelsregisternummer nicht relevant.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst du beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Sie wird vor allem für den EU-weiten Geschäftsverkehr benötigt.

Wenn du keine USt-IdNr. hast, kannst du auch dies in der Schaltfläche under dem Feld angeben.

Bitte gib das für dein Unternehmen zuständige Finanzamt an. Du findest diese Information z. B. auf Schreiben des Finanzamts oder in deinem ELSTER-Konto.

Die Lohnsteuer-Anmeldung erfolgt je nach Höhe der Lohnsteuer im Vorjahr monatlich, vierteljährlich oder jährlich:

Die korrekte Angabe ist wichtig, um Fristen einzuhalten und Mahnungen vom Finanzamt zu vermeiden.

Der Erstattungssatz bestimmt, wie viel des fortgezahlten Bruttoentgelts bei Krankheit von der Krankenkasse erstattet wird (U1-Umlage). Die Höhe hängt von der gewählten Krankenkasse und dem Tarif ab und liegt meist zwischen 40 % und 80 %.

Üblich sind mittlere Sätze, die einen Ausgleich zwischen Beitrag und Erstattung bieten.

Als Arbeitgeber kannst du den Erstattungssatz je Krankenkasse festlegen. Er gilt dann für alle Mitarbeitenden, die bei dieser Krankenkasse versichert sind.

Wenn du Mitarbeitende beschäftigst, bist du normalerweise automatisch einer zuständigen Berufsgenossenschaft zugeordnet und erhältst entsprechende Unterlagen nach der Anmeldung deines Unternehmens.

Die Unternehmensnummer besteht aus 15 Ziffern und findest du in Schreiben deiner Berufsgenossenschaft. Die BG-PIN wird dir ebenfalls per Post zugeschickt. Falls dir die Unterlagen nicht vorliegen, kannst du die PIN bei deiner Berufsgenossenschaft erneut anfordern.

Du kannst im Feld "Besteht eine Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft?" die Antwort "Nein" hinterlegen. Bedenke jedoch, dass du dein Unternehmen registrieren musst, sobald du dich selbst oder die ersten Mitarbeitenden beschäftigst.

In diesem Feld gibst du an, nach wie vielen Krankheitstagen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bei der Krankenkasse abgerufen wird.

Ein Wert von 5 Tagen ist üblich, da die eAU oft erst mit Verzögerung bereitgestellt wird. Der Wert ist für dich vorausgefüllt. Du kannst ihn ändern, sofern Du andere Fristen wünschst.

In diesem Feld gibst Du an, für wie viele Tage du das Gehalt weiterzahlst, wenn ein Mitarbeitender wegen der Erkrankung seines Kindes ausfällt. In der Regel besteht kein gesetzlicher Anspruch auf Lohnfortzahlung – stattdessen erfolgt die Zahlung über das Kinderkrankengeld der Krankenkasse.

Abweichende Regelungen können im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen festgelegt sein.

Gibt an, ob in deinem Unternehmen vermögenswirksame Leistungen (VWL) oder eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) angeboten werden. Diese Leistungen werden zusätzlich zum Gehalt gewährt und müssen in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Wenn solche Verträge bestehen, kann sich dein Lohndienstleister entsprechend vorbereiten und weitere Details mit dir klären.

Gibt an, ob dein Unternehmen an einen Tarifvertrag gebunden ist oder Gehälter auf tariflichen Stufen basieren. In diesem Fall müssen die entsprechenden Vorgaben in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden.

Wenn dies zutrifft, kann sich dein Lohndienstleister entsprechend vorbereiten und weitere Details mit dir klären.

Gib an, ob du deinen Mitarbeitenden zusätzliche Leistungen neben dem Gehalt anbietest, z. B. Dienstfahrräder, Firmenwagen oder Mobilitätsbudgets. Diese können Auswirkungen auf die Lohnabrechnung haben.

Wenn solche Leistungen bestehen, kann sich dein Lohndienstleister bei Bedarf mit dir abstimmen.