Hier erfährst Du, wie Du erstmalig Firmenstammdaten per Link an deinen Lohndienstleister übermitteln kannst. Dies ist ein elementarer Ablauf um die erste Lohnabrechnung vorzubereiten. Zusätzlich erhältst du Hinweise zu einzelnen Abfragepunkten.
Firmenstammdaten per Link übermitteln
Mit dem Formular für Firmenstammdaten übermittelst Du die wichtigsten Unternehmensangaben an Deinen Lohnservice.
Die Daten sind die Grundlage dafür, dass die Lohnabrechnung aufgesetzt und bearbeitet werden kann. Zusätzlich erfasst das Formular Informationen, die Abläufe und die Zusammenarbeit mit dem Lohnservice erleichtern.
Ohne diese wichtigen Firmenangaben bleiben sämtliche Folgeschritte deines Lohndienstleisters blockiert. Bitte bemühe dich also um eine vollständige und zeitnahe Übermittlung.
Später kannst Du die Firmenstammdaten in project b. im Menü "Einstellungen", unter "Unternehmensdetails öffnen" einsehen und anpassen.
Voraussetzungen
Du hast Zugriff auf das Formular:
Du hast einen Link zum Formular erhalten, den Dein Lohnservice mit Dir geteilt hat,
oder Du erreichst das Formular über das Serviceportal, sofern Dein Lohnservice dies für Dich freigeschalten hat.
Du weißt, wie Formulare im Serviceportal grundsätzlich funktionieren. Wenn nicht, lies die entsprechenden Artikel in unserem Helpcenter.
Formular starten und Schritte durchlaufen
Eine ausführliche Beschreibung zum Nutzen der Formulare im Serviceportal erhältst du in unserem Artikel: Serviceportal.
Wichtig ist das Beachten des Sicherheitshinweises
Jede Person mit dem Link kann die erfassten Daten einsehen und bearbeiten.
Teile den Link zum Firmenstammdatenformular oder zum Serviceportal nicht! Der gleiche Hinweis steht auch auf der Startseite des Formulars.
Aufbau des Formulars
Das Formular führt dich Schritt für Schritt durch alle notwendigen Angaben. Besonders komplizierte Abfragen enthalten einen Tooltip zur Erklärung, um dir die Eingabe zu erleichtern.
Wechsle mit Zurück und Weiter sowie über die Sidebar zwischen den Schritten. Behebe eventuelle Validierungsfehler (z. B. Pflichtfelder oder Format), bevor Du das Formular absendest.
Wenn Du das Formular schließt, ohne es vollständig ausgefüllt und abgesendet zu haben, werden Deine Eingaben als Entwurf gespeichert.
Kopieren und Speichere den Link zum Formular, dadurch kannst Du jederzeit zurückkehren, um die Daten weiter zu bearbeiten oder abzusenden.
Des Weiteren kannst du, sofern wichtige Kennziffern noch fehlen, dies durch Klick auf die Schaltfläche kennzeichnen. Du kannst das Formular dann Absenden, auch wenn Dir noch nicht alle notwendigen Angaben vorliegen.
Auf der linken Seite des Formulars siehst Du eine Übersicht und Inhaltsangabe aller Punkte:
Unternehmensdetails
… hier hinterlegst Du unter anderem Firmenname, Rechtsform, Gründungsdatum, Betriebsnummer, Branche, die Adresse des Unternehmens sowie den Hauptkontakt (Name, Telefonnummer, E-Mail).
Rechnung & Buchhaltung
…hier gibst Du an, wie Zahlungen an den Lohndienstleister erfolgen, trägst die Rechnungsemail ein und hinterlegst Buchhaltungsangaben wie die IBAN für Gehaltsüberweisungen und den Kontenrahmen für die Buchhaltung. Optional kannst Du Kostenstellen und Kostenträger ergänzen.
Steuern & Versicherung
…hier machst du relevante Angaben zur Steuer- und Sozialversicherung sowie Kennziffern, die dein Unternehmen authentifizieren. Dies umfasst zB. Steuernummer, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-ID, das zugewiesene Finanzamt, das Intervall der Lohnsteueranmeldung, Angaben zu Krankenversicherung und Erstattungssätzen, sowie den Bereich Unfallversicherung mit Berufsgenossenschaft.
Weitere Richtlinien
…hier klärst du das Vorgehen wichtiger Abläufe und gibst sonstige Hinweise. Dies umfasst bspw. Fristen für die eAU, die Lohnfortzahlung bei erkranktem Kind, vermögenswirksame Leistungen (VWL) / betriebliche Altersvorsorge (BAV) als Leistungen, oder klärst über mögliche Tarifverträge auf.
Übersicht (aller Angaben)
…hier kannst du alle Angaben vor dem Absenden überprüfen. Außerdem wird Dir hier angezeigt, sofern du wichtige Angaben vergessen hast.
Wichtige Datenfelder einzeln erklärt
Schwierige Dateneingabefelder erklären wir ausführlich im Artikel: Firmenstammdaten - Wichtige Datenfelder einzeln erklärt.
Dies umfasst bspw. Identifikationsmerkmale wie der Betriebsnummer, Steuernummer, der Mitgliedschaft in den Unfallkassen / Berufsgenossenschaft, oder Buchhaltungsdetails wie den Lohnkontenrahmen.
Übersicht prüfen und Formular absenden
Dieser Schritt schließt das Formular zu den Firmenstammdaten ab. Du kannst Deine Angaben überblicken und wirst vor dem Absenden auf fehlende oder falsch angegebene Daten hingewiesen.
Individuelles Kommentar hinterlassen
Zu jeder Zeit kannst Du ein Kommentar an Deinen Lohndienstleister übermitteln. Du findest das Kommentarfeld links unterhalb der Inhaltsübersicht des Formulars.
Dein Kommentar wird Deinem Lohndienstleister nach Übersenden des Formulars angezeigt.
Kontaktdaten vor dem Absenden
Nachdem Du auf "Formular absenden" geklickt hast, öffnet sich ein Dialogfenster. Hier kannst du Deinen Namen und Deine E-Mail-Adresse hinterlegen.
Die Angabe Deiner Kontaktdaten zum Abschluss des Formulars ist relevant, damit Dein Lohndienstleister Dich und Deine Angaben zuordnen kann.
Im Anschluss klickst Du erneut auf "Formular absenden".