Hier erfährst Du, wie Du einen neuen Mandanten aufnimmst und dessen Firmenstammdaten erstmalig einholst, oder bestehende Firmenstammdaten eines Mandanten einsehen oder anpassen kannst.
Firmenstammdaten erstmalig einholen
Beim Erfassen und Onboarden eines neuen Mandanten musst Du dessen Firmenstammdaten erfassen. Diese benötigst Du, bevor Du die erste Lohnabrechnung aufsetzen kannst.
Der einfachste Weg zum Erfassen von Firmenstammdaten: Du schickst dem Mandanten einen offenen, barrierefreien Link zu einem digitalen Formular für Firmenstammdaten.
Der Mandant füllt das Formular aus und benötigt dafür noch keinen Zugang zu project b. Du erhältst die Daten danach direkt in Deiner Inbox zur Prüfung.
Formular-Link erstellen und teilen
Öffne in project b. die Mandantenübersicht und navigiere zum gewünschten Mandanten. Dieser Schritt kann zu jeder Zeit erfolgen, also auch direkt nachdem Du den Mandanten im System angelegt hast.
Klicke rechts oben auf der Mandantenkarte auf die drei Punkte (Aktionsmenü) und wähle Formular teilen.
Es öffnet sich der Dialog Formular per Link teilen.
Wähle unter Formular auswählen eine der folgenden Optionen:
Alle Formulare – Serviceportal: Der Mandant erhält Zugang zum vollständigen Serviceportal und kann dort selbst das Firmenstammdaten-Formular starten. Empfohlen, wenn Du dem Mandanten mehrere Formulare zugänglich machen möchtest.
Der Mandant sieht nach dem Öffnen des Links diese Ansicht:
Firmenstammdaten – Direktlink ausschließlich zum Firmenstammdaten-Formular. Empfohlen, wenn Du gezielt nur dieses Formular einholen möchtest.
Der Mandant sieht nach dem Öffnen des Links diese Ansicht:
Nachdem Du eine Option gewählt hast, wird der Link automatisch generiert. Klicke auf Link kopieren und sende den Link direkt an Deinen Mandanten, z. B. per E-Mail.
Der Link bleibt dauerhaft gültig. Der Mandant kann ihn jederzeit erneut öffnen, um Daten zu ergänzen oder zu korrigieren.
Weise Deinen Mandanten darauf hin, den Link nicht an Dritte weiterzugeben, da jede Person mit dem Link die Formulardaten einsehen und bearbeiten kann.
Mehr Informationen dazu, wie das Formular aus Sicht des Mandanten funktioniert, findest Du im Artikel Firmenstammdaten erstmalig per Link übermitteln.
Eingegangene Firmenstammdaten prüfen und übernehmen
Sobald Dein Mandant das Formular ausgefüllt und abgesendet hat, erhältst Du eine E-Mail-Benachrichtigung. Der Link in der E-Mail führt dich, nach dem Login, zum Formular.
Auch aus der project b. Applikation kannst Du auf das eingegangene Formular zugreifen. Öffne die Mandantenansicht und wähle dann die Schaltfläche "Offene Aufgaben". Eine farblich markierte Zahl zeigt offene Aufgaben an.
Es öffnet sich die Inbox, wähle von hier aus den Tab "Formulare". Nun siehst Du eine Liste aller eingegangenen Formulare. Klicke auf den entsprechenden Eintrag für die Firmenstammdaten.
Nun siehst Du nun eine vollständige Übersicht aller vom Mandanten eingegebenen Daten, gegliedert nach denselben Abschnitten wie das Formular.
Dieses Formular wurde von einem offenen Link verschickt. Dh, jeder mit Zugriff auf den Link könnte Daten übermittelt haben. Daher werden Dir ganz oben im Formular zusätzliche, sicherheitsrelevante Angaben abgebildet, damit du den Absender zuordnen kannst:
Wann und durch wen wurde das Formular abgesendet
Ergänzende Kommentare
Prüfe die Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität. Am unteren Bildschirmrand siehst Du die Aktionsleiste mit zwei Schaltflächen:
Für Mandanten übernehmen – Die eingereichten Daten werden gespeichert und sind sofort in den Firmenstammdaten des Mandanten hinterlegt. Bestehende Daten werden dabei überschrieben.
Verwerfen – Die eingereichten Daten werden nicht übernommen. Die Einreichung wird als erledigt markiert und kann später wiederhergestellt werden.
Klicke auf Für Mandanten übernehmen. Die Firmenstammdaten sind nun gespeichert und stehen für die Lohnabrechnung zur Verfügung.
Warum ist dieser Schritt wichtig?
Die manuelle Bestätigung ist ein Sicherheitsmechanismus und verhindert, dass Daten automatisch übernommen werden, die möglicherweise von Dritten eingereicht wurden, die unberechtigten Zugriff auf den Link erhalten haben.
Du als Payroll-Admin entscheidest, welche Daten in das System übernommen werden.
Nach dem Bestätigen der Daten wechselt das eingegangene Formular in den Status "Geschlossen".
Firmenstammdaten aktualisieren
Du kannst die Firmenstammdaten eines Mandanten jederzeit direkt in project b. einsehen und bearbeiten – ohne ein neues Formular zu verschicken.
Außerdem kannst Du, bspw. direkt nach dem Bestätigen eingehender Firmenstammdaten, diese überblicken und ergänzen oder bearbeiten.
Öffne die Mandantenübersicht und navigiere zum gewünschten Mandanten. Klicke auf die drei Punkte im Aktionsmenü der Mandantenkarte. Wähle Unternehmensdetails öffnen.
Du gelangst zur Seite Firmenstammdaten des Mandanten. Alle Felder befinden sich zunächst im Lesemodus. Klicke auf ein Feld oder das Stift-Symbol, um es zu bearbeiten.
Wie die Bearbeitung im Detail funktioniert, wird erklärt im Artikel Firmenstammdaten einsehen und bearbeiten.