Stundenaufzeichnungen/Überstunden: Aktuelle Arbeitsstunden und Überstunden – z.B. aus einem Stundenbogen oder einer Excel-Tabelle. Nur relevant für Mitarbeitende, die auf Stundenbasis vergütet werden.

Sachbezugsnachweise: Belege für geldwerte Vorteile – z.B. kostenlose Mahlzeiten oder Waren, die Mitarbeitende vom Unternehmen erhalten.

Dienstwagenunterlagen: Unterlagen zur privaten Nutzung eines Firmenwagens – entweder per 1%-Regelung oder per Fahrtenbuch.

Jobticket/Deutschlandticket: Nachweise über vom Unternehmen bezuschusste oder übernommene Fahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr.

Gutscheine: Belege über Gutscheine oder Sachleistungen, die als steuerfreier Benefit ausgegeben wurden.

Bikeleasing/Dienstrad: Vertrags- und Abrechnungsunterlagen zum Dienstrad, das Mitarbeitende auch privat nutzen dürfen.

baV-Unterlagen: Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge – z.B. Verträge mit der Versicherung und monatliche Beiträge pro Mitarbeitenden.

Nachweis Versorgungswerk: Für bestimmte Berufsgruppen (z.B. Ärzte, Anwälte): Nachweis über die Mitgliedschaft im berufsständischen Versorgungswerk anstelle der gesetzlichen Rentenversicherung.

Bescheid Statusfeststellungsverfahren: Nur relevant, wenn ein Geschäftsführer gleichzeitig Gesellschafter ist: Der Bescheid der Deutschen Rentenversicherung bestätigt, dass diese Person nicht sozialversicherungspflichtig ist.

Lohnsteuerbescheinigungen: Jahresbescheinigung über gezahlten Lohn und einbehaltene Lohnsteuer – wird normalerweise automatisch vom bisherigen Lohnservice erstellt.

Offene Korrekturen aus Vormonaten: Bekannte Fehler oder Korrekturbedarf aus vergangenen Abrechnungen, die noch nicht abgeschlossen wurden.

Arbeitsverträge: Die aktuellen, unterschriebenen Arbeitsverträge aller Mitarbeitenden – inklusive eventueller Nachträge.

Aufenthaltstitel/Arbeitserlaubnis: Für Mitarbeitende ohne deutschen oder EU-Pass: gültiger Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur Erwerbstätigkeit. Kann auch vom Mitarbeitenden selbst über das Mitarbeiterportal hochgeladen werden.

Immatrikulationsbescheinigung: Nachweis der Hochschuleinschreibung für Werkstudenten – Voraussetzung für günstigere Sozialversicherungsbeiträge. Kann auch vom Mitarbeitenden selbst hochgeladen werden.

Befreiung Rentenversicherung (Minijob): Schriftlicher Antrag des Minijobbers auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht.

Bonusvereinbarungen: Schriftliche Vereinbarungen über variable Gehaltsbestandteile wie Prämien, Provisionen oder Jahresboni.

Reisekosten- und Spesenbelege: Belege über beruflich veranlasste Reisekosten, die über die Lohnabrechnung erstattet werden sollen.

Lohnsteueranmeldungen: Monatliche oder quartalsweise Meldungen der ans Finanzamt abgeführten Lohnsteuer.

Buchungsjournal: Aufstellung aller buchhalterischen Vorgänge rund um die Lohnabrechnung – für die Übergabe an die Buchhaltung.

Nachweis Elterneigenschaft: Geburtsurkunde oder vergleichbarer Nachweis – relevant für den Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung bei kinderlosen Mitarbeitenden.

Nachweis private Krankenversicherung: Bescheinigung der privaten Krankenversicherung – für Mitarbeitende, die nicht gesetzlich versichert sind.

Schwerbehindertennachweis: Bescheid über einen anerkannten Grad der Behinderung – relevant für bestimmte steuerliche Freibeträge.