Hier erfährst Du, wie Du die Arbeitszeiterfassung mit project b. aktivierst und was die Funktion zum Start bereits kann. Du findest außerdem einen Überblick über die Richtlinien und Regeln, die nach der Aktivierung gelten.
Funktionsumfang und Limitierungen
Die Zeiterfassung in project b. dient der rechtlichen Absicherung nach § 16 Abs. 2 ArbZG und zur Führung von Überstundenkonten.
Die erfassten Stunden können bereits manuell für die Lohnabrechnung verwendet werden (bspw für Werkstudenten, Minijobs).
⚠️ Weitere Funktionen, wie bspw. die direkte Verknüpfung zur Lohnabrechnung, folgen demnächst.
In der ersten Veröffentlichung der Arbeitszeiterfassung sind sämtliche Kernprozesse für die Arbeitszeiterfassung mit Validierungsabläufen abgebildet.
Funktion | Release im Juni | Später |
Arbeitszeit erfassen | ☑️ |
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Benachrichtigungen und Warnungen | ☑️ |
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Überstundenkonto | ☑️ |
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Validierung der Arbeitszeiten | ☑️ |
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Nicht alle Funktionen sind bereits in der ersten Veröffentlichung (beim ersten Release) enthalten. Die folgenden Funktionen folgen zu einem späteren Zeitpunkt.
Funktion | Release im Juni | Später |
Arbeitspläne (SOLL-Arbeitszeiten) | ❌ | ☑️ |
Clock-in / Clock-out | ❌ | ☑️ |
Direkte Verarbeitung für die Lohnabrechnung: | ❌ | ☑️ |
Projektbasierte Erfassung von Arbeitszeiten: | ❌ | ☑️ |
Voraussetzungen
Bevor Du die Zeiterfassung nutzen kannst, stelle sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:
Das Mitarbeiterportal wurde für die entsprechenden Mitarbeitenden aktiviert.
Diese Zusatzfunktion wurde preislich mit Deinem Lohnservice abgestimmt und freigegeben.
Arbeitszeiterfassung aktivieren
Öffne den Bereich Zeiterfassung in der Hauptnavigation. Wähle dann die Schaltfläche Jetzt einrichten.
Du wirst in eine Übersicht weitergeleitet. Diese besteht aus einem dreistufigen Einrichtungsmodul oben und einer tabellarischen Liste aller Mitarbeitenden.
Schritt 1: Mitarbeitende auswählen
Wähle die Mitarbeitenden aus, für die Du die Zeiterfassung aktivieren möchtest. Klicke dazu auf die Auswahlfelder links in der Tabelle.
Unten erscheint ein Aktionsleiste. Klicke dort auf Zeiterfassung aktivieren, um die Zeiterfassung für alle ausgewählten Mitarbeitenden zu aktivieren.
Alternativ kannst Du auch die Zeiterfassung für einzelne Mitarbeiter aktivieren, indem Du auf den blauen Text in der Spalte STATUS klickst.
Schritt 1 gilt als abgeschlossen, sobald Du die Auswahl für mindestens einen Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters bestätigt hast. Eine gelbe Mitteilung klärt Dich darüber auf, für wie viele Mitarbeiter die Zeiterfassung nicht aktiviert wurde.
Schritt 2: Wochenarbeitszeit und Überstundenkonto überprüfen
Nun solltest Du die vertraglich festgelegten, wöchentlichen Arbeitszeiten aller aktiven Mitarbeiter überprüfen. Des Weiteren gilt es, das Überstundenkonto aufzusetzen.
Führe dazu den Mauszeiger über die Schaltfläche des zweiten Schrittes und wähle dann den Schaltknopf Daten prüfen.
Es öffnet sich das Menü Wochenarbeitszeiten & Überstunden, welches alle aktiven Mitarbeiter mit Arbeitszeiterfassung auflistet. Abgebildet werden:
Die vertraglichen, wöchentlichen Arbeitsstunden: Fester wöchentlicher Arbeitsrhythmus, angegeben bei der Mitarbeitererfassung oder später in den Vertragsdaten angegeben;
Das Arbeitszeit-Saldo: Arbeitszeit-Saldo zum Startzeitpunkt der Arbeitszeiterfassung. Ein positiver Wert weist ein vorhandenes Guthaben an Überstunden aus.
Es gilt nun, den Startwert des Arbeitszeit-Saldos anzugeben.
Als Startwert des Arbeitszeitsaldos gibst Du den aktuellen Stand des Überstundenkontos zum Zeitpunkt der Einführung der Zeiterfassung an.
Auch die Wochenarbeitsstunden sind zu überprüfen, da diese die erwarteten Wochen- und Monatsarbeitsstunden für jeden Mitarbeitenden bestimmen.
Die Arbeitszeiterfassung ist optimiert auf feste Arbeitszeiten. Flexible Arbeitstage und -stunden können in der demnächst folgenden Erweiterung abgedeckt werden.
Klicke dafür auf die Schaltfläche eines Mitarbeiters und bearbeite die Werte. Du speicherst sie, indem du auf die blaue Schaltfläche (Speichern) klickst.
Im Anschluss kannst du die Angaben nochmals in der Tabelle überprüfen. Nachdem Du alle Arbeitszeit-Saldi und Wochenarbeitsstunden überprüft hast, schließt Du Schritt 2 durch Klick auf Angaben bestätigen (blaue Schaltfläche oben rechts) ab.
Schritt 3: Arbeitsabläufe und Richtlinien prüfen
In Schritt 3 siehst Du eine Übersicht der Regeln und Abläufe, die nach der Aktivierung gelten, aufgeteilt in Arbeitsabläufe und Arbeitsrecht.
Hier kannst Du festlegen:
Den offiziellen Startmonat der Arbeitszeiterfassung: Das Arbeitszeitkonto (Über- und Minusstunden) beginnt ab dem gewählten Startmonat zu zählen. Mitarbeiter können Arbeitszeiten ggf. bereits in früheren Monaten eingeben. Diese werden bei der Berechnung jedoch nicht berücksichtigt.
E-Mail-Benachrichtigungen: Das System versendet Benachrichtigungen an HR-Administratoren, sowie Mitarbeitende. Du kannst diese bei Bedarf deaktivieren.
Prüfe alle weiteren aufgeführten Richtlinien. Klicke danach auf Bestätigen und Aktivierung abschließen. Dies schließt den Aktivierungsprozess ab und die Arbeitszeiterfassung ist fortan für alle ausgewählten Mitarbeiter aktiv.
Nach erfolgreicher Aktivierung beider Schritte wird das Einrichtungsmodul ausgeblendet, sobald Du die Seite neu lädst. Damit wurde die Zeiterfassung abschließend aktiviert. Mitarbeiter haben sofort Zugriff auf die Funktion.
Ein weiteres Hinweisfenster unterstützt dich bei den nächsten Schritten.
Mitarbeitende einladen und begleiten
Einladung per E-Mail versenden
Nach Abschluss der beiden Aktivierungsschritte erscheint ein Hinweisfenster mit zusätzlichen Informationen und der Möglichkeit, Aktivierungs-E-Mails auszulösen oder dies auf später zu schieben.
E-Mail-Einladung: Entscheidest Du dich für die Versendung, erhält jede aktivierte Person automatisch und umgehend eine E-Mail-Einladung zur Zeiterfassung. Entscheidest Du dich gegen die Versendung, kannst Du dies später nachholen.
Startzeitpunkt des Arbeitszeitkontos: Das Arbeitszeitkonto (Über- und Minusstunden) beginnt ab dem gewählten Startmonat zu zählen. Du wirst über das gewählte Datum nochmals informiert. Mitarbeiter können Arbeitszeiten ggf. bereits in früheren Monaten eingeben. Diese werden bei der Berechnung des Arbeitszeitkontos jedoch nicht berücksichtigt.
Mitarbeitende bei der Eingewöhnung unterstützen
Die Einführung der Zeiterfassung kann für Mitarbeitende eine Umstellung sein. Project b. bietet dir ein Handout-Dokument, welches Du ohne Aufwand an Mitarbeitende übermitteln kannst.
Mitarbeiterperspektive auf die Arbeitszeiterfassung
Einen Einblick in die Ansicht Deiner Mitarbeitenden findest Du in den Artikeln:
Richtlinien und Regeln
Alle Richtlinien bestehen aus einzelnen Regeln. Hier findest Du eine Übersicht der Regeln, die bei der Aktivierung automatisch gelten.
Richtlinie zu Arbeitsabläufen (Workflows)
Die Richtlinie zu Arbeitsabläufen regelt, wie Arbeitszeiten erfasst, übermittelt und bestätigt werden.
Übermittlung
Regeln zur Übermittlung der erfassten Arbeitszeiten durch Mitarbeitende, bis wann diese erfolgen und wie.
Regel | Inhalt |
Erfassungsperiode | Monatlich |
Abgabefrist für Mitarbeitende | Dritter Kalendertag des Folgemonats |
Frist verstrichen | Das System zeigt Warnungen, die Eingabe bleibt aber weiterhin möglich |
Validierung
Regeln zum Ablauf der Validierung von Arbeitszeiten, und was im Anschluss geschieht.
Regel | Wert |
Bestätigung durch… | HR-Admin oder Manager (eine Person ist ausreichend) |
Bearbeitung nach Bestätigung | Gesperrt; nur HR oder Manager können Änderungen vornehmen |
Benachrichtigung | Mitarbeitende erhalten eine E-Mail, sobald Zeiten bestätigt oder abgelehnt werden |
Dateneingabe
Regeln zur Eingabe der Arbeitszeiten, durch wen dieser Schritt erfolgt und in welchem Zeitrahmen.
Regel | Wert |
Erfassung durch… | HR-Admin, Manager oder Mitarbeitende |
Eingabezeitraum… | Mitarbeitende können Arbeitszeiten in der Vergangenheit oder dem gegenwärtigen Tag eingeben oder bearbeiten, solange diese noch unbestätigt sind. |
Benachrichtigungen
Regeln zu den systemseitig versendeten Benachrichtigungen an alle Nutzer.
Empfänger | Auslöser |
Mitarbeitende | Nahende oder verstrichene Abgabefrist |
HR-Admins | Eingegangene Arbeitszeiten oder nahende Fristen |
Richtlinie zur Einhaltung des Arbeitsrechts
Diese Richtlinie enthält die gesetzlichen Prüfregeln nach ArbZG. Das System zeigt Warnungen an, wenn Einträge die zulässigen Grenzen überschreiten. Die Eingabe bleibt in jedem Fall möglich.
Höchstarbeitszeit (§ 3, § 7 ArbZG)
Regeln zur Einhaltung der Höchstarbeitszeit gemäß § 3, § 7 ArbZG und das Systemverhalten bei Nicht-Einhaltung.
Regel | Wert |
Normarbeitszeit | Maximal 8 Stunden täglich (Mo–Sa), im Durchschnitt über 6 Monate |
Verlängerte Arbeitszeit | Bis zu 10 Stunden täglich für kurze Zeiträume |
Warnung | Wird angezeigt, wenn 10 Stunden täglich überschritten werden |
Ruhepausen und Ruhezeiten (§ 5 ArbZG)
Regeln zur Einhaltung von Ruhepausen (innerhalb der Arbeitszeit) und Ruhezeiten (zwischen Schichten).
Regel | Wert |
Pause ab 6 Stunden | Mindestens 30 Minuten |
Pause ab 9 Stunden | Mindestens 45 Minuten |
Ruhezeit zwischen Einsätzen | Mindestens 11 Stunden |
Warnung | Wird angezeigt, wenn Vorgaben nicht eingehalten werden |