Hier erfährst Du, wie Du die Arbeitszeiterfassung mit project b. aktivierst und was die Funktion zum Start bereits kann. Du findest außerdem einen Überblick über die Richtlinien und Regeln, die nach der Aktivierung gelten.

⏳ Diese Funktion ist noch nicht verfügbar.
Du kannst Dich unverbindlich vormerken lassen. Sobald die Funktion freigegeben wird, erhältst Du eine Benachrichtigung.

Funktionsumfang und Limitierungen

In der ersten Veröffentlichung (Release) der Arbeitszeiterfassung sind sämtliche Kernprozesse für die Arbeitszeiterfassung mit Validierungsabläufen abgebildet.

Funktion	Release im Mai	Später
Arbeitszeit erfassen Einzelne oder alle Mitarbeitende, sowie HR Admins und Manager werden befähigt, Arbeitszeiten mit der Angabe von exakten Uhrzeiten inkl. Pausen tagesgenau am Computer oder Mobiltelefon zu erfassen	☑️
Benachrichtigungen und Warnungen HR-Admins, Manager und Mitarbeitende erhalten E-Mail-Benachrichtigungen. Bei Verletzung von Regeln wie bspw. dem ArbZG zeigt das System Warnungen an, blockiert aber nicht die Eingabe.	☑️
Überstundenkonto Mitarbeitende, HR-Admins und Manager können Überstundenkonten pro Monat und akkumuliert pro Jahr einsehen.	☑️
Validierung der Arbeitszeiten Mitarbeitende übermitteln monatlich ihre Arbeitszeiten. Diese werden durch HR oder Manager validiert.	☑️

Nicht alle Funktionen sind bereits in der ersten Veröffentlichung (beim ersten Release) enthalten. Die folgenden Funktionen folgen zu einem späteren Zeitpunkt.

Funktion	Release im Mai	Später
Arbeitspläne (SOLL-Arbeitszeiten) Eintrag von Soll-Arbeitszeiten durch HR Admins und Manager, insbesondere bei unregelmäßigen Arbeitszeiten;	❌	☑️
Clock-in / Clock-out Mitarbeiter können Zeiten nur erfassen, indem sie in einer digitalen Stechuhr einchecken	❌	☑️
Direkte Verarbeitung für die Lohnabrechnung: Erfasste Arbeitsstunden werden korrekt verrechnet und direkt in die monatliche Lohnabrechnung überführt, insbesondere interessant für Minijobs, Werksstudierende, oder Lohnempfänger;	❌	☑️
Projektbasierte Erfassung von Arbeitszeiten: Arbeitszeiten erfassen und auf bestimmte Projekte zuweisen;	❌	☑️

Voraussetzungen

Bevor Du die Zeiterfassung nutzen kannst, stelle sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:

Das Mitarbeiterportal wurde für die entsprechenden Mitarbeitenden aktiviert.
Diese Zusatzfunktion wurde preislich mit Deinem Lohnservice abgestimmt und freigegeben.

Arbeitszeiterfassung aktivieren

Öffne den Bereich Zeiterfassung in der Hauptnavigation. Klicke auf Aktivierung beginnen.

[Add Screenshot]

Du wirst in eine Übersicht weitergeleitet. Diese besteht aus einem zweistufigen Einrichtungsmodul oben und einer tabellarischen Liste aller Mitarbeitenden.

Schritt 1: Mitarbeitende auswählen

Wähle die Mitarbeitenden aus, für die Du die Zeiterfassung aktivieren möchtest. Klicke dazu auf die Auswahlfelder links in der Tabelle.

[Screenshot]

Unten erscheint ein Aktionsleiste. Klicke dort auf Zeiterfassung aktivieren, um die Zeiterfassung für alle ausgewählten Mitarbeitenden zu aktivieren.

Schritt 1 gilt als abgeschlossen, sobald Du die Auswahl bestätigt hast.

Schritt 2: Richtlinien prüfen und bestätigen

In Schritt 2 siehst Du eine Übersicht der Regeln und Abläufe, die nach der Aktivierung gelten, aufgeteilt in Arbeitsabläufe und Arbeitsrecht.

[Screenshot wird benötigt: Policies-Ansicht (Schritt 2) mit Workflow- und Labor-law-Übersicht und der Schaltfläche „Confirm policies and activate"]

Prüfe die aufgeführten Richtlinien. Klicke danach auf Richtlinien bestätigen und aktivieren. Nach erfolgreicher Aktivierung beider Schritte wird das Einrichtungsmodul ausgeblendet, sobald Du die Seite neu lädst. Außerdem wurde die Zeiterfassung damit aktiviert.

Ein weiteres Hinweisfenster unterstützt dich bei den nächsten Schritten.

Mitarbeitende einladen und begleiten

Einladung per E-Mail versenden

Nach Abschluss der beiden Aktivierungsschritte erscheint ein Hinweisfenster. Dort siehst Du, welche nächsten Schritte automatisch erfolgen:

[Screenshot wird benötigt: Popin-Modal nach der Aktivierung mit Übersicht der nächsten Schritte]

E-Mail-Einladung: Jede aktivierte Person erhält automatisch eine E-Mail-Einladung zur Zeiterfassung. Du kannst Dir diese E-Mail direkt ansehen.

[Screenshot wird benötigt: Vorschau der E-Mail-Einladung an Mitarbeitende]

Handout-Dokument mit den wichtigsten Informationen: Du erhältst ein PDF-Dokument, das Du bei Rückfragen an Deine Mitarbeitenden weitergeben kannst.

[Screenshot wird benötigt: Vorschau oder Download-Link des PDF-Dokuments zur Zeiterfassung]

Mitarbeitende bei der Eingewöhnung unterstützen

Die Einführung der Zeiterfassung kann für Mitarbeitende eine Umstellung sein. Project b. bietet dir ein Handout-Dokument, welches Du ohne Aufwand an Mitarbeitende übermitteln kannst.

[add document]

Mitarbeiterperspektive auf die Arbeitszeiterfassung

Einen Einblick in die Ansicht Deiner Mitarbeitenden findest Du im Artikel „Arbeitszeiten erfassen". [add hyperlink]

Richtlinien und Regeln

Alle Richtlinien bestehen aus einzelnen Regeln. Hier findest Du eine Übersicht der Regeln, die bei der Aktivierung automatisch gelten.

Richtlinie zu Arbeitsabläufen (Workflows)

Die Richtlinie zu Arbeitsabläufen regelt, wie Arbeitszeiten erfasst, übermittelt und bestätigt werden.

Übermittlung

Regeln zur Übermittlung der erfassten Arbeitszeiten durch Mitarbeitende, bis wann diese erfolgen und wie.

Regel	Inhalt
Erfassungsperiode	Monatlich
Abgabefrist für Mitarbeitende	Dritter Kalendertag des Folgemonats
Frist verstrichen	Das System zeigt Warnungen, die Eingabe bleibt aber weiterhin möglich

Validierung

Regeln zum Ablauf der Validierung von Arbeitszeiten, und was im Anschluss geschieht.

Regel	Wert
Bestätigung durch…	HR-Admin oder Manager (eine Person ist ausreichend)
Bearbeitung nach Bestätigung	Gesperrt; nur HR oder Manager können Änderungen vornehmen
Benachrichtigung	Mitarbeitende erhalten eine E-Mail, sobald Zeiten bestätigt oder abgelehnt werden

Dateneingabe

Regeln zur Eingabe der Arbeitszeiten, durch wen dieser Schritt erfolgt und in welchem Zeitrahmen.

Regel	Wert
Erfassung durch…	HR-Admin, Manager oder Mitarbeitende
Eingabezeitraum…	Mitarbeitende können Arbeitszeiten in der Vergangenheit oder dem gegenwärtigen Tag eingeben oder bearbeiten, solange diese noch unbestätigt sind. HR-Admins und Manager können dies ebenso, aber zusätzlich auch Arbeitszeiten für die Zukunft vortragen.

Benachrichtigungen

Regeln zu den systemseitig versendeten Benachrichtigungen an alle Nutzer.

Empfänger	Auslöser
Mitarbeitende	Nahende oder verstrichene Abgabefrist
HR-Admins	Eingegangene Arbeitszeiten oder nahende Fristen

Richtlinie zur Einhaltung des Arbeitsrechts

Diese Richtlinie enthält die gesetzlichen Prüfregeln nach ArbZG. Das System zeigt Warnungen an, wenn Einträge die zulässigen Grenzen überschreiten. Die Eingabe bleibt in jedem Fall möglich.

Höchstarbeitszeit (§ 3, § 7 ArbZG)

Regeln zur Einhaltung der Höchstarbeitszeit gemäß § 3, § 7 ArbZG und das Systemverhalten bei Nicht-Einhaltung.

Regel	Wert
Normarbeitszeit	Maximal 8 Stunden täglich (Mo–Sa), im Durchschnitt über 6 Monate
Verlängerte Arbeitszeit	Bis zu 10 Stunden täglich für kurze Zeiträume
Warnung	Wird angezeigt, wenn 10 Stunden täglich überschritten werden

Ruhepausen und Ruhezeiten (§ 5 ArbZG)

Regeln zur Einhaltung von Ruhepausen (innerhalb der Arbeitszeit) und Ruhezeiten (zwischen Schichten).

Regel	Wert
Pause ab 6 Stunden	Mindestens 30 Minuten
Pause ab 9 Stunden	Mindestens 45 Minuten
Ruhezeit zwischen Einsätzen	Mindestens 11 Stunden
Warnung	Wird angezeigt, wenn Vorgaben nicht eingehalten werden

Arbeitszeiterfassung aktivieren (demnächst verfügbar)