Hier erfährst Du, wie Du einen mandantenspezifischen Serviceportal-Link erzeugst, ihn teilst und wie Du bei eingegangenen Übermittlungen weiterarbeitest.

Was ist das Serviceportal?

Das Serviceportal ermöglicht es Mandanten, digitale Formulare per Link an den Lohnservice zu senden, ohne dass sie sich in project b. anmelden müssen.

Aktuell kannst Du Mandanten unter anderem folgende Wege über das Serviceportal anbieten (je nach Freischaltung und Auswahl im Dialog):

Alle Formulare – Serviceportal
Dies ist die Übersichtsseite mit allen freigegebenen Formularen für den Mandanten. Jeder Mandant hat ein eigenes Portal.
Einzelner Personalfragebogen
Anstelle des Serviceportals kannst Du Deinem Mandanten einen einzelnen Personalfragebogen als offenen Link bereitstellen. Der Mandant kann hiermit die Daten eines einzelnen Mitarbeitenden ohne Login übersenden.
Einzelnes Formular für Firmenstammdaten
Anstelle des Serviceportals kannst Du Deinem Mandanten ein einzelnes Formular zur Erfassung der Firmenstammdaten bereitstellen. Der Mandant kann hiermit Kerndaten zum Betrieb und der Abrechnung ohne Login übersenden.
Einzelne Sofortmeldung
Diese Zusatzfunktion muss zunächst für den Mandanten aktiviert werden. Du kannst Deinem Mandanten dann Sofortmeldungen im Serviceportal, oder auch als einzelne Sofortmeldung in einem einzelnen Formular bereitstellen

Voraussetzungen

Für Deinen Lohnservice muss zunächst ein Kurzname (Slug) festgelegt werden. Dieser erscheint sichtbar im Link / in der URL des Serviceportals. Er sorgt dafür, dass Mandanten den Link Deinem Lohnservice zuordnen können.

Beispiel: Heißt Dein Unternehmen "KlarLohn", so könnte der Link lauten:
www.klarlohn.project-b.dev/p/…

Du hast den Link zum Serviceportal mit deinem Mandanten geteilt.

Wann nutze ich das Serviceportal?

Das Serviceportal eignet sich, wenn Du von einem Mandanten strukturierte Daten benötigst und der Mandant (noch) kein project b.-Konto hat oder Angaben schnell ohne Anmeldung übermitteln soll.

Es eignet sich ebenso, wenn Mandanten kein integriertes Personalwirtschaftssystem nutzen wollen oder können, wenn also bereits ein Login eine Hürde darstellt. Derartige Mandanten reagieren häufig positiv auf die offenen Formulare im Serviceportal.

Serviceportal-Link erzeugen und teilen

Du hast zwei gleichwertige Einstiege (je nachdem, wo Du gerade arbeitest):

Variante A: Über die Mandantenansicht (Drei-Punkte-Menü)

Öffne die Mandantenübersicht und wechsle in die Detailansicht des Mandanten.
Öffne das Menü (drei Punkte) und wähle Formular teilen.
Wähle im Dialog unter Formular auswählen z. B. Alle Formulare – Serviceportal, Personalfragebogen, Firmenstammdaten oder Sofortmeldung.
Kopiere den angezeigten Link und teile ihn nur mit den dafür vorgesehenen Ansprechpartnern des Mandanten (z. B. per E-Mail oder Nachricht).

Variante B: Inbox des Mandanten

Öffne die Inbox des Mandanten und wähle den TAB "Formulare".
Wähle die Schaltfläche "Hinzufügen" und dann "Formular teilen".
Wähle im Dialog den gewünschten Formulartyp (siehe Liste oben).
Kopiere den angezeigten Link und teile ihn nur mit den dafür vorgesehenen Ansprechpartnern des Mandanten (z. B. per E-Mail oder Nachricht).

Unbedingt beachten: Jeder Serviceportal-Link ist mandantenspezifisch.

Jede Person mit dem Link kann die im Formular erfassten Daten einsehen, solange sie noch nicht verschickt wurden. Der Mandant sollte den Link speichern, aber nicht mit anderen Mandanten oder Unbeteiligten teilen.

Wie erfährst Du von neuen Übermittlungen?

Sobald der Mandant ein Formular eingereicht hat, erscheint die Übermittlung in der Inbox unter Formulare.

Öffne den Eintrag, prüfe die Daten und nimm an oder lehne ab, wenn etwas fehlt oder korrigiert werden muss.

Je nach Konfiguration erhalten Du oder der Mandant zusätzlich eine Benachrichtigung (z. B. per E-Mail).

Wie sieht das Serviceportal für Mandanten aus?

Aus Sicht des Mandanten ist das Serviceportal eine einfache, geführte Formularoberfläche im Browser. Diese kann über einen Desktop, oder auch über das Mobiltelefon bedient werden.

Wir haben die Mandantenansicht im Kapitel "Was ist das Serviceportal?" bereits abgebildet.

Serviceportal