Hier erfährst Du, wie Du Mitarbeiterdaten für die erste Lohnabrechnung per Link an deinen Lohndienstleister übermitteln kannst. Dies ist ein elementarer Vorgang, um die erste Lohnabrechnung für den Mitarbeitenden zu ermöglichen. Zusätzlich erhältst du Hinweise zu einzelnen Abfragepunkten.
Personalfragebogen per Link übermitteln
Die Daten sind die Grundlage dafür, dass die erste Lohnabrechnung und damit der Nettoverdienst Deiner Mitarbeitenden pünktlich ausgezahlt werden kann.
Ohne die Angaben aus diesem Formular (Personalfragebogen) kann die erste Abrechnung für die betreffende Person nicht aufgesetzt werden und es kann zu Verzögerungen für Dein Unternehmen kommen.
Voraussetzungen
Du hast Zugriff auf den Personalfragebogen:
Du hast einen Link zum Personalfragebogen erhalten, den Dein Lohnservice mit Dir geteilt hat,
Du hast einen Link zum Serviceportal erhalten und kannst hierüber neue Personalfragebögen aufrufen
Formular starten und Schritte durchlaufen
Eine Beschreibung, wie die Formulare ohne Login funktionieren, findest Du im Artikel Serviceportal.
Wichtig ist das Beachten des Sicherheitshinweises
Jede Person mit dem Link kann die erfassten Daten einsehen und bearbeiten, solande diese noch nicht abgeschickt wurden.
Teile den Link zum Personalfragebogen oder zum Serviceportal nicht mit Unbeteiligten. Den gleichen Hinweis siehst Du im Warnhinweis oberhalb des Formulars.
Aufbau des Formulars
Das Formular führt dich Schritt für Schritt durch alle notwendigen Angaben. Besonders komplizierte Abfragen enthalten einen Tooltip zur Erklärung, um dir die Eingabe zu erleichtern.
Wechsle mit Zurück und Weiter sowie über die Sidebar zwischen den Schritten. Behebe Validierungsfehler (z. B. Pflichtfelder oder Formate), bevor Du auf der Übersicht fortfährst.
Wenn Du das Formular schließt, ohne es vollständig ausgefüllt und abgesendet zu haben, werden Deine Eingaben als Entwurf gespeichert.
Kopieren und Speichere den Link zum Formular, dadurch kannst Du jederzeit zurückkehren, um die Daten weiter zu bearbeiten oder abzusenden.
Des Weiteren kannst du, sofern wichtige Kennziffern noch fehlen, dies durch Klick auf die Schaltfläche kennzeichnen. Du kannst das Formular dann Absenden, auch wenn Dir noch nicht alle notwendigen Angaben vorliegen.
Auf der linken Seite des Formulars siehst Du eine Übersicht und Inhaltsangabe aller Punkte. Die Inhaltsangabe ist in Stammdaten und Vertragsdaten gegliedert und umfasst die folgenden Unterpunkte:
Persönliche Daten
…hier erfasst Du u. a. Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburts- und Herkunftsdaten sowie Angaben zur Ausbildung (Schul- und Berufsabschluss). Diese Daten sind u. a. für Sozialversicherung und Identifikation der Person relevant.
Kontaktinformationen
…hier trägst Du die Kontakt- sowie Bankdaten ein. Dies beinhalten die persönliche E-Mail, die vollständige Adresse, sowie die Bankverbindung (IBAN/BIC) für die Auszahlung des Nettoeinkommens. Sofern die Bankverbindung unbekannt ist, kannst Du dies angeben.
Versicherung & Benefits
…hier gibst Du den Krankenversicherungsstatus (gesetzlich, privat, freiwillig), die Krankenkasse sowie Angaben zu Rentenversicherung einer möglichen Schwerbehinderung ein.
Stammdaten: Steuerdetails
…hier erfasst Du u. a. die sehr wichtige Steuer-ID, weitere Beschäftigungen, oder Kinder. In einigen Fällen erfasst Du auch die Steuerklasse und Konfession, sofern dein Lohnservice diese Abfragen aktiviert hat.
Vertragsdaten: Vertragsdetails
…hier hinterlegst Du Angaben des Arbeitgebers zur Beschäftigung selbst, z. B. Stellenbezeichnung, Beschäftigungsart, Vertragsform, Eintritt (und ggf. Austritt), Arbeitszeit und Urlaub, Arbeitsort, Probezeit und weitere vertragsspezifische Angaben (z. B. Ausbildung, Praktikum, Minijob – je nach Auswahl).
Vertragsdaten: Zahlungsdetails
…hier gibst Du die Vergütung an (Gehalt oder Stundenlohn), ggf. Kostenstellen und Zahlungsart (Überweisung oder Barzahlung) und gibst einen Hinweis, sofern es weitere Zahlungen gibt, die hier nicht angegeben wurden (bspw Benefits).
Dokumente
…hier kannst Du Nachweise als Dokumente hochladen, die sich aus den vorherigen Angaben ergeben haben (z. B. Arbeitserlaubnis, Krankenversicherungsnachweis, Arbeitsvertrag). Du kannst auch sonstige Dokumente ergänzen, welche das Formular nicht direkt erfragt, Du aber für wichtig erachtest.
Übersicht
…hier kannst du alle Angaben vor dem Absenden überprüfen. Außerdem wird Dir hier angezeigt, sofern du wichtige Angaben vergessen hast.
Wichtige Datenfelder einzeln erklärt
Schwierige Dateneingabefelder erklären wir ausführlich im Artikel: Stamm- und Vertragsdaten - Wichtige Datenfelder einzeln erklärt.
Dies umfasst bspw. Identifikationsmerkmale wie der Steuer-ID, der Sozialversicherungsnummer, dem Versicherungsstatus, oder vertraglicher Details wie der Beschäftigungsart und der Vertragsform.
Übersicht prüfen und Formular absenden
Dieser Schritt schließt den Personalfragebogen ab. Du kannst Deine Angaben überblicken und wirst vor dem Absenden auf fehlende oder falsch angegebene Daten hingewiesen.
Individuelles Kommentar hinterlassen
Zu jeder Zeit kannst Du ein Kommentar an Deinen Lohndienstleister übermitteln. Du findest das Kommentarfeld links unterhalb der Inhaltsübersicht des Formulars.
Dein Kommentar wird Deinem Lohndienstleister nach Übersenden des Formulars angezeigt.
Kontaktdaten vor dem Absenden
Nachdem Du auf "Formular absenden" geklickt hast, öffnet sich ein Dialogfenster. Hier kannst du Deinen Namen und Deine E-Mail-Adresse hinterlegen.
Die Angabe Deiner Kontaktdaten zum Abschluss des Formulars ist relevant, damit Dein Lohndienstleister Dich und Deine Angaben zuordnen kann.
Im Anschluss klickst Du erneut auf "Formular absenden".
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