Hier erfährst Du, welche Eingabefelder im Personalfragebogen besonders wichtig sind, warum Dein Lohnservice diese Angaben benötigt und wie Du typische Rückfragen oder Verzögerungen vermeidest.
Die folgende Auflistung konzentriert sich auf Felder, die erfahrungsgemäß Fragen aufwerfen. Einfache Felder wie Name, Vorname oder Geburtsdatum sind zur Vereinfachung nicht aufgeführt.
Stammdaten
Persönliche Daten
Diese Angaben identifizieren den Mitarbeitenden eindeutig und sind die Grundlage für Meldungen an Behörden und Sozialversicherungsträger.
Staatsangehörigkeit
Die Staatsangehörigkeit wird für Meldungen an die Sozialversicherung benötigt. Bei Mitarbeitenden ohne deutsche Staatsangehörigkeit können zusätzliche Angaben erforderlich sein, zum Beispiel eine Arbeitserlaubnis oder ein Aufenthaltstitel.
Wähle die Staatsangehörigkeit aus der Auswahlliste aus. Falls eine doppelte Staatsangehörigkeit vorliegt, gib die Staatsangehörigkeit an, die für den Aufenthaltsstatus in Deutschland relevant ist.
Familienstand
Der Familienstand beeinflusst unter anderem die Steuerklasse und den Anspruch auf bestimmte Freibeträge. Gib den aktuellen Familienstand an. Ändert sich der Familienstand während des Beschäftigungsverhältnisses, muss die Angabe aktualisiert werden.
Konfession (Kirchensteuermerkmal)
Die Konfession bestimmt, ob und in welcher Höhe Kirchensteuer vom Gehalt einbehalten wird. Die korrekte Angabe findest Du auf der Lohnsteuerbescheinigung oder im Schreiben des Finanzamts.
Falls keine Kirchensteuerpflicht besteht, wähle die entsprechende Option aus. Eine fehlende oder falsche Angabe kann zu fehlerhaften Steuerabzügen führen.
Steuer- und Sozialversicherungsdaten
Diese Angaben sind erforderlich, damit die Lohnabrechnung steuerlich und sozialversicherungsrechtlich korrekt durchgeführt werden kann. Fehlende oder falsche Werte führen fast immer zu Rückfragen Deines Lohnservices.
Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
Die Steuer-ID ist eine 11-stellige Nummer, die jeder Person in Deutschland dauerhaft zugewiesen wird. Sie wird für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung und die Anmeldung der Lohnsteuer benötigt.
Du findest sie auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung, auf Schreiben des Finanzamts oder auf Deinem Einkommensteuerbescheid. Falls Du Deine Steuer-ID nicht mehr findest, kannst Du sie beim Bundeszentralamt für Steuern erneut anfordern.
Ohne Steuer-ID kann die Lohnsteuer nicht korrekt angemeldet werden. In diesem Fall muss Dein Lohnservice die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI berechnen, was zu deutlich höheren Abzügen führt.
Steuerklasse
Die Steuerklasse bestimmt die Höhe der monatlichen Lohnsteuer. Sie wird vom Finanzamt vergeben und hängt vom Familienstand ab:
Steuerklasse I — ledig, geschieden oder verwitwet
Steuerklasse II — alleinerziehend
Steuerklasse III — verheiratet (höheres Einkommen)
Steuerklasse IV — verheiratet (beide etwa gleich viel)
Steuerklasse V — verheiratet (niedrigeres Einkommen)
Steuerklasse VI — Zweitjob oder fehlende Steuer-ID
Die korrekte Steuerklasse wird in der Regel über die ELStAM-Daten (Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) automatisch abgerufen. Die Angabe im Personalfragebogen dient der erstmaligen Einrichtung.
Kinderfreibeträge
Kinderfreibeträge beeinflussen die Höhe des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer. Die Anzahl findest Du auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung oder im ELStAM-Abruf.
Ein Kind wird in der Regel mit dem Zähler 0,5 pro Elternteil berücksichtigt (bei Zusammenveranlagung 1,0). Gib den Wert an, der auf Deiner Lohnsteuerbescheinigung steht.
Elterneigenschaft
Die Angabe, ob Kinder vorhanden sind, ist relevant für den Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung. Kinderlose Mitarbeitende ab 23 Jahren zahlen einen höheren Beitrag zur Pflegeversicherung.
Gib an, ob der Mitarbeitende Kinder hat. Falls ja, kann die Anzahl der Kinder relevant sein, da Eltern mit mehreren Kindern unter 25 Jahren einen geringeren Beitragssatz zahlen.
Vertragsdaten
Diese Angaben beschreiben das Beschäftigungsverhältnis und bilden die Grundlage für die korrekte Berechnung von Gehalt, Arbeitszeit und Sozialversicherungsbeiträgen. Du findest sie im Tab Beschäftigung im Mitarbeitendenprofil.
Stellenbezeichnung
Die Stellenbezeichnung beschreibt die Position des Mitarbeitenden im Unternehmen, zum Beispiel „Senior Business Developer" oder „Sachbearbeiter Buchhaltung". Sie dient der internen Zuordnung und kann in Dokumenten wie Arbeitsbescheinigungen erscheinen.
Tätigkeitsbezeichnung
Die Tätigkeitsbezeichnung wird für Meldungen an die Sozialversicherung benötigt und beschreibt die ausgeübte Tätigkeit, zum Beispiel „Vertriebsmanager/in". Sie kann sich von der Stellenbezeichnung unterscheiden und orientiert sich am Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit.
Weitere Zahlungen
Gibt an, ob zusätzliche regelmäßige Vergütungsbestandteile vereinbart sind, zum Beispiel Zulagen, Sachbezüge oder vermögenswirksame Leistungen. Falls ja, werden weitere Felder zur Erfassung der Details eingeblendet.
Kostenstelle / Kostenträger
Kostenstellen und Kostenträger dienen der betrieblichen Zuordnung von Personalkosten. Falls Dein Unternehmen eine Kostenstellenrechnung nutzt, ordne den Mitarbeitenden der entsprechenden Kostenstelle und dem Kostenträger zu. Die Angaben werden in der Lohnabrechnung für die Buchung verwendet.
Diese Felder sind optional. Wenn Dein Unternehmen keine Kostenstellenrechnung nutzt, kannst Du sie leer lassen.