Der Abrechnungsprozess in project b. folgt einem klaren Ablauf: Der Mandant prüft und gibt frei, Du exportierst und rechnest ab, project b. verteilt die fertigen Abrechnungen automatisch. Dieser Artikel zeigt Dir, wie ein vollständiger Abrechnungsmonat aussieht.
1. Mandant prüft Daten und gibt die Abrechnung frei
Drei Tage vor dem Stichtag erhält der Mandant automatisch eine E-Mail mit der Erinnerung, seine Daten zu prüfen und die Abrechnung freizugeben. Er öffnet sein Dashboard in project b., sieht alle offenen Punkte für den laufenden Monat - neue Verträge, Abwesenheiten, Datenänderungen - und gibt die Abrechnung über den blauen Button, z.B. "Mai abgeben" frei.
2. Du erhältst eine automatische Benachrichtigung
Sobald der Mandant die Abrechnung freigegeben hat, bekommst Du eine automatische E-Mail von project b. mit dem Hinweis, dass die Abrechnungsdaten bereitstehen und der Prozess starten kann.
Klicke auf Abrechnungsdaten einsehen, um direkt in die Exportansicht des Mandanten zu gelangen.
3. Änderungen prüfen und ins Abrechnungssystem exportieren
Öffne in project b. den Mandanten und klicke in der Navigation auf Export. Du siehst hier alle Datenpunkte, die für den aktuellen Abrechnungsmonat relevant sind, aufgeteilt nach Mitarbeitenden, Änderungen, Abwesenheiten und Dokumenten.
Wechsle auf den Reiter Änderungen. Prüfe die aufgelisteten Änderungen - alter Wert, neuer Wert und Gültigkeitsdatum sind direkt ersichtlich. Wähle die Einträge aus, die Du übertragen möchtest, und klicke auf Auswählen zum Exportieren.
Ablauf abhängig des genutzten Abrechnungssystems:
DATEV: Die Daten werden mit einem Klick auf "Auswählen zum Exportieren" ins Rechenzentrum übertragen und können in der DATEV Oberfläche abgerufen werden. Stelle sicher, dass die manuell zu übertragenen Datenpunkte (gelbes Hand-Symbol) ebenfalls übertragen werden.
Weitere Abrechnungssysteme: Mit dem Klick auf "Auswählen zum Exportieren" wird eine mit deinem Abrechnungssystem kompatible Export-Datei erstellt. Diese kannst du in dein Abrechnungssystem hochladen. Die Änderungsdaten werden direkt in die definierten Datenfelder geschrieben.
Die exportierten Datenpunkte stehen anschließend im Abrechnungssystem zur Verfügung und sind in project b. als übertragen markiert - d.h. der blaue Punkt wird grau.
4. Lohnabrechnung in deinem Abrechnungssystem erstellen
Führe den Lohnlauf in dem Abrechnungssystem deiner Wahl wie gewohnt durch. Die exportierten Stamm- und Bewegungsdaten aus project b. sind dort bereits eingetragen und können direkt verarbeitet werden.
5. Fertige Lohnabrechnungen an project b. übermitteln
Nach Abschluss des Lohnlaufs kannst du die Daten in project b. abrufen bzw. exportieren. Der Ablauf ist abhängig deines Abrechnungssystem. Erfahre hier mehr dazu: Zum Artikel
6. Mandant und Mitarbeitende werden benachrichtigt
Sobald die Lohnabrechnungen in project b. eingegangen sind, erhalten Mandant und Mitarbeitende automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ihre Dokumente bereitstehen. Die Lohnabrechnungen können unter Dokumente > Lohnabrechnungen abgerufen werden.
7. Abrechnungsperiode schließen
Klicke oben rechts auf Abrechnungsperiode schließen, um den Monat in project b. abzuschließen. Damit setzt sich die Übersicht zurück und der nächste Abrechnungsmonat beginnt.
