Die eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) ersetzt den klassischen „gelben Schein" für alle gesetzlich versicherten Mitarbeitenden. Sobald eine Arbeitsunfähigkeit genehmigt wird, wird die eAU bei der Krankenkasse abgerufen. In diesem Artikel erfährst Du, wo Du den Status siehst, was die einzelnen Status bedeuten und wann Du selbst aktiv werden musst.
❗️ Arbeitsunfähigkeit genehmigen
Bevor der eAU-Prozess startet, muss die Arbeitsunfähigkeit genehmigt werden. Wie Du ausstehende Anfragen prüfst und genehmigst, erfährst Du im Artikel Abwesenheitsanträge von Mitarbeitenden prüfen.
Automatischen Ablauf verstehen
Sobald eine Arbeitsunfähigkeit für eine gesetzlich versicherte Person eingetragen oder genehmigt wird und ein Datum der ärztlichen Feststellung hinterlegt ist, startet der Abruf. Du musst nichts anstoßen.
Der Ablauf in Kürze:
Die Anfrage wird geplant - frühestens 2 Kalendertage nach dem Datum der ärztlichen Feststellung.
project b. sendet die Anfrage an die Krankenkasse.
Die Antwort der Krankenkasse wird abgerufen und ausgewertet.
Du siehst die Antwort, sobald sie vorliegt gegebenenfalls zusammen mit einer Erklärung. Wenn du möchtest kannst du eine Benachrichtigung via E-Mail erhalten. Mehr dazu findest du unter dem Punkt 'E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren'.
Übersicht zu eAU-Anfragen
Um eine Übersicht über offene und abgeschlossene eAU-Anfragen zu erhalten, navigiere nun zu eAU-Anfragen.
Die Seite zeigt zwei Tabs: Offen listet alle Anfragen, die noch offen oder in Bearbeitung sind. Geprüft listet abgeschlossene Fälle, die als geprüft markiert wurden.
Über die Suchfunktion kannst Du einzelne Mitarbeitende schnell finden.
Status im Überblick
Jede Anfrage hat einen Status. Diese Tabelle erklärt, was er bedeutet und ob Du handeln musst.
Status | Bedeutung | Handlung nötig? |
Geplant | Die Anfrage ist vorbereitet, aber noch nicht gesendet. | Nein - das manuelle Senden über Jetzt abfragen ist möglich, wird aber in der Regel nicht empfohlen. |
Läuft | Die Anfrage wurde gesendet, die Antwort der Krankenkasse steht noch aus. | Nein - die Antwort liegt in der Regel innerhalb einer Stunde vor. |
Ausstehend | Die Krankenkasse hat mitgeteilt, dass sie noch prüft (z. B. 28 Tage). | Nein - project b. fragt automatisch nach. |
Erledigt | Die AU wurde bestätigt, keine Abweichungen. | Nein. |
Zu prüfen | Es gibt eine Abweichung oder einen Klärungsbedarf. | Ja - Details im Drawer. |
Fehlgeschlagen | Der Abruf ist technisch gescheitert. | Ja - kontaktiere den Kundensupport. |
Geprüft | Du oder Dein Lohnservice haben den Fall abgeschlossen. | Nein. |
Klicke auf eine Zeile, um die Detailansicht zu öffnen. Dort findest Du die eAU-Sektion mit dem genauen Status, der Rückmeldung der Krankenkasse und den verfügbaren Aktionen.
„Zu prüfen"-Fälle bearbeiten
Wenn eine Anfrage den Status Zu prüfen hat, zeigt die Detailansicht eine Erklärungskarte mit dem Grund und einer konkreten Handlungsempfehlung. Die häufigsten Ursachen:
Unbekannte Person / unzuständige Kasse: Die Person wurde bei der Krankenkasse nicht gefunden. Prüfe die Versicherungsdaten und frage erneut an.
Abweichende Daten: Die Krankenkasse meldet andere Zeiträume als im System. Kläre die Abweichung mit dem Mitarbeitenden.
Kein Nachweis vorhanden: Die eAU liegt bei der Kasse noch nicht vor. Frage erneut an oder warte auf eine spätere Meldung des Mitarbeitenden.
In Prüfung: Die Kasse prüft noch. project b. fragt automatisch nach; nach 28 Tagen ohne Antwort wechselt der Status auf Zu prüfen.
Manuelle Aktionen
In bestimmten Situationen kannst Du direkt eingreifen.
Jetzt abfragen
Wenn der Status Geplant ist und Du nicht auf den automatischen Zeitpunkt warten möchtest, klicke auf Jetzt abfragen. Die Anfrage wird sofort gesendet, aber in der Regel raten wir von dieser Aktion ab.
Erneut anfragen
Bei bestimmten Antworten der Krankenkasse (z. B. wenn die Person in der Datenbank der Kasse nicht gefunden wurde oder kein Nachweis vorliegt) bietet die Detailansicht die Aktion Erneut abfragen an. Nutze sie, wenn der Hinweistext in der Detailansicht es empfiehlt.
Als geprüft markieren
Wenn Du einen Fall mit der betroffenen Person oder der Krankenkasse geklärt hast, klicke auf Als geprüft markieren. Optional kannst Du eine Notiz hinterlegen. Der Fall wechselt in den Tab Geprüft.
Prüfung zurücksetzen
Wenn Du eine Markierung rückgängig machen möchtest, klicke auf Prüfung zurücksetzen. Die Notiz bleibt erhalten.
Sonderfälle
Privatversicherte Mitarbeitende erhalten dauerhaft den Status Zu prüfen. Für sie läuft kein automatischer Abruf ab. Den Nachweis musst Du direkt bei der betroffenen Person anfordern.
Arbeitsunfähigkeiten ohne Datum der ärztlichen Feststellung (in der Regel bis 3 Tage) lösen keinen eAU-Abruf aus. Die Detailansicht zeigt einen entsprechenden Hinweis - Du musst nichts tun.
Arbeitsunfähigkeiten über 3 Tage ohne Datum der ärztlichen Feststellung - Die Detailansicht zeigt Zu prüfen und gibt Dir den Hinweis, das Datum mit der betroffenen Person zu klären. Trage es nach, sobald Du es hast.
Bearbeitungen nach dem Versand - Korrekturen an einer Arbeitsunfähigkeit nach dem Versand der Anfrage haben keinen Einfluss auf den laufenden Prozess. Nur Erneut abfragen oder eine neue Arbeitsunfähigkeit mit korrekten Daten löst einen neuen Versand aus.
E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren
Standardmäßig erhältst Du keine E-Mails zu eAU-Anfragen. Du kannst zwei Benachrichtigungen einzeln aktivieren:
eAU bestätigt - Du wirst informiert, wenn die Krankenkasse die Arbeitsunfähigkeit ohne Beanstandung bestätigt hat.
Klärung nötig - Du wirst informiert, wenn eine Anfrage manuell geprüft werden muss.
Gehe dazu in die Einstellungen und klicke anschließend auf E-Mail-Benachrichtigungen.
Hier kannst Du nun die Benachrichtigungen einzeln aktivieren.
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