Hier erfährst Du, wie Du bei eingehenden Personalfragebögen aus dem Serviceportal benachrichtigt wirst, diese verarbeitest und welche Felder und Angaben du beachten solltest.
Personaldaten ohne Login-Barriere
Mit dem Personalfragebogen erfasst Dein Mandant die Stammdaten, Vertragsdaten und ergänzende Dokumente für neue Mitarbeitende. Die Besonderheit ist, dass der Personalfragebogen im Serviceportal ohne Login, also nur über das Aufrufen eines Links, möglich ist.
Der Vorteil: Für den Mandanten ist dies ein einfacher Zugriff ohne Login-Barriere. Für die Lohnabrechnung werden dennoch alle relevanten Datenfelder abgefragt und validiert.
Voraussetzungen
Das Serviceportal ist für den Mandanten aktiviert. Mehr dazu findest du in unserem Artikel zum Serviceportal.
Du bist als Lohnbuchhalter oder Payroll-Admin angemeldet;
Der Ablauf Schritt für Schitt erklärt
Serviceportal oder einzelnen Personalfragebogen mit dem Mandanten teilen
Aktuell kannst Du Mandanten unter anderem folgende Wege über das Serviceportal anbieten:
Alle Formulare – Serviceportal
Einzelner Personalfragebogen
Die Details hierzu findest Du in unserem Artikel zum Serviceportal.
Wie Mandanten die Personalfragebögen nutzen
Aus Sicht des Mandanten ist der Personalfragebogen aus dem Serviceportal ein mehrstufiges Formular im Browser. Der Mandant kann zwischen den Schritten wechseln, Eingaben als Entwurf stehen lassen und das Formular später über denselben Link fortsetzen.
Die vollständige Mandantenperspektive wir im Artikel „Personalfragebogen über einen Link befüllen“ beleuchtet.
Wie Du bei Eingang benachrichtigt wirst
Sobald der Mandant den Personalfragebogen einreicht, erscheint die Einsendung in Deiner Inbox unter Formulare mit dem Status "Offen".
Zusätzlich wird für den Lohnservice eine Benachrichtigung erzeugt. Je nach Konfiguration erhältst Du oder Dein Team eine E-Mail-Benachrichtigung über den Eingang.
Eingehenden Personalfragebogen prüfen
Öffnest Du den eingereichten Personalfragebogen, zeigt Dir die Oberfläche zuerst die wichtigsten Metadaten zur Einsendung:
Eingangsdatum
E-Mail-Adresse des Absenders
Kontaktperson
automatisches Löschdatum
Kommentar vom Absender
Dieser Prüfschritt dient der Sicherheit zur Überprüfung der Daten und durch wen diese verschickt wurden, da der Zugriff auf Serviceportal und die einzelnen Formulare login-frei ist.
Abgelehnte Formulare werden innerhalb einer vorgegebenen Zeit automatisch gelöscht.
Im Anschluss prüfst Du die eigentlichen Formulardaten (Stamm- und Vertragsdaten) in den jeweiligen Abschnitten. Dazu gehören insbesondere:
Persönliche Daten
Kontaktinformationen
Versicherung & Benefits
Steuerdetails
Vertragsdetails
Zahlungsdetails
Dokumente
Durch Scrollen kannst Du die Angaben strukturiert prüfen, ohne zwischen verschiedenen Ansichten wechseln zu müssen.
Personalfragebogen akzeptieren oder ablehnen
Wenn Du den Absender erkennst und die Angaben korrekt und ausreichend vollständig sind, kannst Du den eingehenden Personalfragebogen akzeptieren.
Beim Akzeptieren ergänzt Du in project b. die payrollseitigen Angaben für die Profilanlage. Dazu gehören:
Personengruppenschlüssel (PGS);
Beitragsgruppenschlüssel (BGS);
Personalnummer (für das Abrechnungssystem);
Tätigkeitsbezeichnung / Tätigkeits-ID;
Diese Angaben sind optional, Du kannst sie auch später noch ergänzen, wie in der Abbildung unten dargestellt.
Nach dem Akzeptieren wird das Profil erstellt. Der Formularstatus wechselt auf Akzeptiert. Anschließend kannst Du über das Menü direkt zum zugehörigen Mitarbeitenden springen.
Personalfragebogen ablehnen
Wenn wesentliche Angaben fehlen, der Absender unbekannt ist oder die Daten Misstrauen erwecken, klickst Du auf Ablehnen.
Die Einsendung wird dadurch als "Geschlossen" angezeigt und verbleibt dort so lange, bis das automatische Löschdatum erreicht wurde.
Welche Angaben fehlen können
Einzelne Angaben können trotz vollständiger Einsendung noch fehlen, wenn der Mandant im Formular kenntlich gemacht hat, dass bestimmte Informationen noch nicht vorliegen.
Typische Beispiele sind:
IBAN: In der Prüfung kann statt der Kontodaten „Kein Bankkonto“ erscheinen.
Steuer-ID: Der Mandant kann angeben, dass noch keine Steuer-ID vorliegt. Dann fehlt die Angabe zunächst und muss vom Mandanten später nachgereicht werden.
Dokumente: Einzelne Nachweise können noch nicht hochgeladen sein.
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