In diesem Artikel lernst Du, wie ein Stundenblatt aufgebaut ist, welche Aktionen Du pro Arbeitstag oder für den ganzen Monat ausführen kannst und worauf Du bei Abwesenheiten und Feiertagen achten solltest.
Alles Wichtige auf einen Blick
Hinweis zur Arbeitszeiterfassung:
Die Zeiterfassung in project b. dient der rechtlichen Absicherung nach § 16 Abs. 2 ArbZG und zur Führung von Überstundenkonten.
Die erfassten Stunden können bereits manuell für die Lohnabrechnung verwendet werden (zum Beispiel für Werkstudenten, Minijobs). Die Funktion der automatisierten Übergabe an die Lohnabrechnung erfolgt zeitnah.
Voraussetzungen
Die Zeiterfassung ist für Dein Unternehmen aktiviert. Eine Anleitung dazu findest Du im Artikel Arbeitszeiterfassung aktivieren.
Deine Mitarbeitenden haben mindestens einen Arbeitstag oder ein vollständiges Stundenblatt übermittelt. Du kannst Arbeitszeiten aber auch vollständig ohne Mitarbeitende befüllen und bestätigen.
Eingegangene Stundenblätter finden
Sobald Mitarbeitende einzelne Arbeitstage oder das gesamte Stundenblatt übermitteln, erhältst Du eine E-Mail-Benachrichtigung.
Öffne den Bereich Zeiterfassung in der linken Navigation. Du siehst eine Übersicht aller Mitarbeitenden mit aktivierter Zeiterfassung.
Übermittelte Stundenblätter sind in der Spalte Status mit einem gelben Symbol markiert. Bereits vollständig bestätigte Stundenblätter erscheinen mit einem grünen Symbol.
Klicke auf eine Zeile, um das Stundenblatt der jeweiligen Person für den ausgewählten Monat zu öffnen.
Aufbau und Nutzung des Stundenblatts
Ein Stundenblatt bezeichnet die Arbeitszeiterfassung eines ganzen Kalendermonats für einen einzelnen Mitarbeitenden bzw. einen einzelnen Arbeitsvertrag.
Übersichtsleiste
Im oberen Bereich des Stundenblatts findest Du vier Kennzahlen bezogen auf den ausgewählten Kalendermonat.
Diese Kennzahlen sind:
Monatsübersicht (Erfasst / Sollarbeit):
Abgleich der erwarteten SOLL-Stunden mit den tatsächlich hinterlegten IST-Stunden bezogen auf den gesamten Kalendermonat.
Die Soll-Stunden ergeben sich aus der vertraglichen Wochenarbeitszeit, angewendet auf den jeweiligen Kalendermonat. Arbeitstage, die auf Feiertage fallen, werden in dieser Rechnung nicht berücksichtigt.
Abwesenheiten:
Die Anzahl vertraglicher Arbeitsstunden, die im Monat auf Abwesenheiten entfallen. Halbe Abwesenheitstage werden zur Vereinfachung mit der Hälfte der erwarteten Arbeitszeit berechnet.
Aktueller Monatssaldo zum […]:
Das Arbeitszeitkonto (Überstundenkonto) des aktuellen Kalendermonats bis zum Stichtag des aktuellen Kalendertages. Dies bedeutet, dass im laufenden Kalendermonat nicht der vollständige Monat herangezogen wird.
Gesamtes Arbeitszeitsaldo:
Der vollständige Arbeitszeitsaldo seit Einführung der Zeiterfassung. Dies beinhaltet das Monatssaldo aller vergangen Monate, bis zum Stichtag des aktuellen Kalendertages.
Kalenderübersicht und Arbeitszeiten
Darunter siehst Du eine Tabelle des Kalendermonats mit einer Auflistung aller Kalendertage. Diese ermöglichen das Eintragen oder Prüfen der Arbeitszeiten. Jeder Kalendertag ist mit Status, Datum, Arbeitszeit, Pause, Erfasster (Arbeitszeit) und Abweichung (Vergleich Soll-Ist) gekennzeichnet.
Zwischen Monaten und Mitarbeitenden navigieren
Über die Pfeiltasten oben rechts wechselst Du zwischen den Kalendermonaten.
Der früheste verfügbare Monat ist der laufende Monat der Aktivierung der Arbeitszeiterfassung als Funktion.
Über die Pfeiltasten neben dem Namen wechselst Du zum Stundenblatt der nächsten oder vorherigen Person mit aktivierter Zeiterfassung. Der Zähler (z. B. 1 von 3) zeigt Dir, wo Du Dich in der Liste befindest.
Statusanzeige des Stundenblattes
Ein Stundenblatt kann die Zustände "in Bearbeitung", "Übermittelt", oder "Bestätigt" einnehmen. In Abhängigkeit vom Status ist die Eingabe von Arbeitszeiten gesperrt oder möglich.
Sobald ein Stundenblatt übermittelt wurde, wird dies durch einen farblichen Hinweis gekennzeichnet. Alle Kalendertage mit Arbeitszeitangaben, welche noch nicht bestätigt wurden, wechseln in den Status "übermittelt".
Der Status "bestätigt" wird kongruent mit grünen Hinweisen gekennzeichnet.
Die Zustände eines Stundenblattes haben Einfluss auf die Bearbeitbarkeit der Arbeitszeiten:
In Bearbeitung
Das Stundenblatt wurde weder übermittelt, noch bestätigt. Alle einzelnen Kalendereinträge können bearbeitet werden. Das Stundenblatt muss noch übermittelt, bestätigt und so abgeschlossen werden.
Übermittelt
Das Stundenblatt wurde als Ganzes vom Mitarbeitenden übermittelt. Damit gelten auch alle einzelnen Kalendereinträge als übermittelt. Kalendertage (sofern nicht bestätigt) können weiterhin bearbeitet werden. HR-Admins und Manager haben aber Gewissheit, dass das Stundenblatt überprüft und bestätigt werden kann.
Bestätigt
Das Stundenblatt wurde als Ganzes von einem HR-Admin oder Manager bestätigt. Damit wurden alle einzelnen Kalendereinträge bestätigt. Das Stundenblatt kann nun nicht mehr bearbeitet werden und gilt als abgeschlossen.
Ganzes Stundenblatt bestätigen
Über die Schaltfläche Monat bestätigen oben rechts bestätigst Du das gesamte Stundenblatt auf einmal und schließt die Arbeitserfassung des Kalendermonats damit ab.
Weitere Eingaben oder Änderungen sind in diesem Kalendermonat nicht möglich. Die Bestätigung des gesamten Stundenblattes lässt sich nachträglich nicht aufheben.
Sofern einzelne, vertragliche Arbeitstage ohne ersichtlichen Grund nicht mit Arbeitszeiten befüllt wurden, erscheint ein Warnhinweis. Du kannst den Monat dennoch abschließen.
Nach dem Abschließen gelten alle Kalendertage mit hinterlegten Arbeitszeiten als bestätigt. Der Mitarbeitende wird zeitnah durch eine E-Mail über den Abschluss informiert.
Kalenderansicht im Stundenblatt
Reguläre Arbeitstage erkennen
Reguläre Arbeitstage sind durch Start und Ende in den Eingabefeldern gekennzeichnet. Hier sollten die Arbeitszeiten durch den Mitarbeitenden eingetragen werden.
In diesem Beispiel wird ersichtlich, dass der erste reguläre Arbeitstag im Mai 2026 Montag, der 04.05.2026 ist.
Feiertage und Wochenenden erkennen
Gesetzliche Feiertage, sowie die individuell vom Unternehmen erstellten, unternehmensspezifischen Feiertage werden durch einen lila-farbenen Hintergrund gekennzeichnet.
Durch das Hovern mit dem Mauszeiger über der Datumsangabe wird die Bezeichnung des Feiertages sichtbar (hier: 1. Mai, Tag der Arbeit).
Wochenenden werden durch einen grauen Farbhintergrund gekennzeichnet.
Irreguläre Tage erkennen
Irreguläre Tage sind Kalendertage, an denen unbekannt ist, ob es sich um einen Arbeitstag handelt:
Der Wochentag wurde nicht als vertraglicher Arbeitstag angelegt,
oder es handelt sich um einen vertraglichen Arbeitstag, welcher auf einen staatlichen oder unternehmensinternen Feiertag fällt.
Irreguläre Arbeitstage sind durch einzelne Bindestriche "-" in den Eingabefeldern gekennzeichnet. Die Eingabe ist dennoch möglich.
Abwesenheiten erkennen
Ausstehende oder bestätigte Abwesenheiten
Ausstehende oder bereits bestätigte Abwesenheiten werden durch farbliche Kennzeichen (Icons) rechts von der Datumsangabe gekennzeichnet.
Die farbliche Kennzeichnung von Abwesenheiten ist die gleiche wie auch im Abwesenheitsmenü.
Grün signalisiert Abwesenheiten, welche durch den HR-Admin oder Manager bestätigt wurden;
Gelb signalisiert Abwesenheiten, welche noch nicht durch den HR-Admin oder Manager bestätigt wurden. Die Rückmeldung ist noch ausstehend.
Grün gekennzeichnete Abwesenheiten (bestätigt) werden direkt als bestätigte Arbeitszeiten abgebildet.
Gelb gekennzeichnete Abwesenheiten (Bestätigung ausstehend) müssen noch bestätigt werden. Die Eingabe von Arbeitszeiten ist so lange möglich, bis die Tage bestätigt wurden.
Ganz- oder halbtägige Abwesenheiten
Zu unterscheiden sind außerdem ganztägige von halbtägigen Abwesenheiten.
Bei halbtägigen Abwesenheiten ist die Eingabe von Arbeitszeiten möglich, da davon auszugehen ist, dass der Mitarbeitende zur Arbeit erscheint.
An ganztägigen Abwesenheiten ist die Eingabe von Arbeitszeiten blockiert, da anzunehmen ist, dass der Mitarbeitende nicht zur Arbeit erscheint bzw. keine Arbeitszeiterfassung erforderlich ist.
Statusanzeige einzelner Arbeitstage
Auch einzelne Kalendertage können unabhängig vom gesamten Stundenblatt, übermittelt oder bestätigt werden. So ist eine kalendertägliche Überprüfung möglich.
Der Zustand einzelner Arbeitstage wird in der Status-Spalte abgebildet. Das System unterscheidet dabei 3 verschiedene Zustände.
Unbekannt oder Entwurf
Die Status-Anzeige ist leer. Es ist unbekannt, ob der Mitarbeitende für diesen Kalendertag bereits Arbeitszeiten als Entwurf hinterlegt hat und diese nur noch übermitteln muss, oder ob noch keine Arbeitszeit erfasst wurde.
Übermittelt
In der Status-Anzeige ist ein gelbes Uhren-Symbol abgebildet. Der Mitarbeitende hat den einzelnen Kalendertag bereits übermittelt, oder ein HR-Admin oder Manager hat diese Zeiten hinterlegt.
Mitarbeitende und HR-Admins können übermittelte Arbeitszeiten weiterhin anpassen. Erst nach der Bestätigung des Kalendertages oder Stundenblatts ist die Bearbeitung gesperrt.
Über jede neue Änderung informiert das System in einer E-Mail, die alle Änderungen des Tages zusammenfasst.
Bestätigt
In der Status-Anzeige ist ein grünes Symbol abgebildet. Ein HR-Admin oder Manager hat diese Zeiten bereits bestätigt oder sogar direkt selbst hinterlegt.
Warnhinweise (Richtlinien)
Das System weist Dich, als auch Mitarbeitende, auf jeden möglichen Verstoß gegen das Arbeitszeitgesetz ArbZG hin. Die Eingabe, Übermittlung und Bestätigung der Arbeitszeit ist dennoch immer möglich.
Du erkennst Warnhinweise an der roten Markierung in der Tabellenspalte für Hinweise. Durch das Hovern mit dem Mauszeiger auf den Warnhinweis erhältst Du weitere Informationen.
Ausführliche Informationen zum Thema Warnhinweise und Verstöße kannst Du hier finden: Richtlinien und Hinweise (Workflows, Arbeitsrecht)
Arbeitsstunden eintragen oder nachtragen
Du kannst Arbeitszeiten als HR-Admin direkt im Stundenblatt eintragen, zum Beispiel, wenn Mitarbeitende einen Tag vergessen haben oder die Zeiten nachträglich erfasst werden müssen.
Klicke auf ein Feld, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen. Trage Arbeits- und Pausenzeiten ein.
Ein Arbeitstag kann übermittelt und bestätigt werden, sobald ein vollständiger Arbeitsblock oder Pausenblock hinterlegt wurde.
Ein vollständiger Zeitblock besteht immer aus Startzeit und Endzeit.
Fehlt einer der beiden Werte, schlägt die Validierung an und der Tag bleibt unvollständig (rotes Symbol in der Spalte Status).
Eingaben werden nach dem Verlassen des Feldes automatisch gespeichert und gelten damit als übermittelt. Die jeweilige Person sieht sie sofort im Mitarbeiterportal.
Arbeitszeiten kopieren und einfügen
Du kannst Arbeitszeiten für mehrere Tage gleichzeitig eingeben. Kopiere dafür die Arbeitszeiten eines einzelnen Tages und füge sie in ausgewählte Kalendertage ein.
Um Arbeitszeiten zu kopieren und in beliebig viele andere Kalendertage einzufügen, gehst Du wie folgt vor:
Wähle einen befüllten Arbeitstag und klicke auf die Schaltfläche zum Kopieren, welche beim Hovern auf der rechten Seite erscheint. Nach dem Kopieren der Zeile erscheint diese in einer gestrichelten, blauen Umrandung.
Wähle nun die Arbeitstage, in die Du die Arbeitszeiten einfügen möchtest. Klicke dafür auf die Schaltflächen links zum Auswählen.
Nach der Auswahl mindestens zweier Kalendertage erscheint eine blaue Schaltfläche am unteren Bildrand. Durch einen Klick auf "Zeiten einfügen" kannst Du die Arbeitszeiten eintragen.
Das Einfügen ist nur in leere Kalendertage möglich. Bereits befüllte Kalendertage musst Du manuell anpassen.
Arbeitszeiten löschen
Du kannst Arbeitszeiten für mehrere Tage gleichzeitig entfernen. Wähle dafür die Arbeitstage aus und klicke auf das Lösch-Symbol. Die Löschung von bestätigten Arbeitstagen ist nur möglich, sofern die Bestätigung zuvor rückgängig gemacht wird.
Um Arbeitszeiten zu entfernen, gehst Du wie folgt vor:
Wähle die Arbeitstage, deren Arbeits- und Pausenzeiten du entfernen möchtest.
Klicke auf das Symbol der Mülltonne in der blauen Schaltfläche. Nun werden nacheinander alle Zeiteinträge entfernt. Beachte, dass nur übermittelte Arbeitszeiten entfernt werden können. Wurden diese bereits bestätigt, so musst Du die Bestätigung zunächst rückgängig machen.
Arbeitszeiten bearbeiten
Solange ein Arbeitstag noch nicht bestätigt wurde, kannst Du jeden eingetragenen Wert bearbeiten.
Klicke auf ein Eingabefeld und ändere den Wert. Nach dem Verlassen des Feldes wird der Wert sofort gespeichert. Bei Änderungen als HR-Admin gilt die Arbeitszeitangabe direkt als übermittelt.
Du löschst bestehende Arbeitszeitangaben, indem Du einzelne oder alle Werte in einer Zeile entfernst.
Eine Bearbeitung lässt sich nicht rückgängig machen. Möchtest Du einen früheren Stand wiederherstellen, trage die ursprünglichen Werte erneut ein.
Arbeitszeiten bestätigen
Mit der Bestätigung schließt Du einen Arbeitstag oder ein ganzes Stundenblatt ab. Bestätigte Einträge sind eingefroren und können weder von Dir noch von Mitarbeitenden bearbeitet werden.
Einzelnen Tag bestätigen
Bewege den Mauszeiger über die Zeile eines Arbeitstages. Rechts erscheint die Schaltfläche Bestätigen. Klicke darauf und der Status des Kalendertages wechselt auf bestätigt.
Mehrere Tage gleichzeitig bestätigen
Aktiviere die Kästchen am linken Rand der gewünschten Kalendertage (Zeilen). Am unteren Bildschirmrand erscheint eine Aktionsleiste mit den Optionen Bestätigen und Bestätigung aufheben. Klicke auf Bestätigen, um die Auswahl freizugeben.
Bestätigung aufheben
Möchtest Du einen bestätigten Tag erneut bearbeiten, dann musst Du zunächst die Bestätigung aufheben. Dies kannst Du auf zwei Arten tun:
Für einen einzelnen Kalendertag, indem Du mit dem Mauszeiger über den Kalendertag bewegst. Rechts erscheint die Schaltfläche Bestätigung aufheben. Klicke darauf und der Status des Kalendertages wechselt zurück auf "übermittelt".
Für mehrere Kalendertage, indem Du die Kästchen am linken Rand der gewünschten Kalendertage (Zeilen) klickst. Am unteren Bildschirmrand erscheint eine Aktionsleiste mit der Option Bestätigung aufheben. Klicke darauf und der Status der Kalendertage wechselt zurück auf "übermittelt".