In project b. gelten zwei Arten von Richtlinien: Arbeitsabläufe, die regeln, wer Arbeitszeiten wann erfasst, übermittelt und bestätigt, und arbeitsrechtliche Vorgaben nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG).
In diesem Artikel erfährst Du, wo Du die geltenden Richtlinien einsehen kannst, wie Hinweise im Stundenblatt erscheinen und welche Regeln aktuell geprüft werden.
Richtlinien einsehen
Den Zugriff auf die Richtlinien-Übersicht haben HR-Admins und Manager. Mitarbeitende sehen Richtlinien nicht direkt, für sie wird der Effekt der Regeln nur über Hinweise im eigenen Stundenblatt sichtbar.
Während der Aktivierung
Bei der Einrichtung der Zeiterfassung werden HR-Admins im dritten Schritt namens "Überprüfe die geltenden Arbeitsabläufe und Richtlinien" auf alle bestehenden Regeln hingewiesen. Mit Klick auf Bestätigen und Aktivierung abschließen bestätigst Du die Richtlinien und schließt die Aktivierung ab.
Nach der Aktivierung
Auch nach der Aktivierung kannst Du die Richtlinien jederzeit einsehen:
Öffne den Bereich Zeiterfassung in der linken Navigation
Klicke oben rechts auf Zeiterfassung einrichten.
Wähle im seitlich geöffneten Fenster Richtlinien aus.
Es öffnet sich eine Übersicht mit allen geltenden Regeln, gruppiert nach Arbeitsabläufe (Workflow) und Arbeitsrecht. Durch Scrollen kannst Du die komplette Seite einsehen.
Hier kannst Du aktuell anpassen:
Den offiziellen Startmonat der Arbeitszeiterfassung: Das Arbeitszeitkonto (Über- und Minusstunden) beginnt ab dem gewählten Startmonat zu zählen. Mitarbeiter können Arbeitszeiten ggf. bereits in früheren Monaten eingeben. Diese werden bei der Berechnung jedoch nicht berücksichtigt.
E-Mail-Benachrichtigungen: Das System versendet Benachrichtigungen an HR-Administratoren, sowie Mitarbeitende. Du kannst diese bei Bedarf deaktivieren.
Wie Hinweise und Warnungen erscheinen
Das System prüft jeden Arbeitszeiteintrag einzeln und tagesgenau gegen die arbeitsrechtlichen Vorgaben. Sobald Du eine Start- und Endzeit eingibst, prüft das System den Eintrag und zeigt, falls eine Regel verletzt wird, einen Hinweis direkt im Stundenblatt an.
Die Hinweise sehen so aus:
Verstöße werden mit einem roten Verstoß-Tag in der Zeile Hinweise des Stundenblatts markiert. Bei mehreren Verstößen zeigt der Tag die Anzahl an: 1 Verstoß, 2 Verstöße und so weiter.
Wenn Du mit der Maus über den Tag fährst, erfährst Du, gegen welche Richtlinie verstoßen wurde.
Sobald Du den Eintrag korrigierst und die Werte wieder im Rahmen liegen, verschwindet die Warnung automatisch.
Hinweise sind reine Warnungen. Die Eingabe, Übermittlung und Bestätigung einzelner Kalendertage wird nicht blockiert, auch dann nicht, wenn ein Verstoß vorliegt.
Du wirst lediglich darauf hingewiesen, damit Du die Eingabe prüfen und gegebenenfalls korrigieren kannst.
Sowohl HR-Admins und Manager als auch Mitarbeitende sehen die Hinweise im monatlichen Stundenblatt.
Welche Richtlinien gelten
Die geltenden Richtlinien sind in zwei Bereiche unterteilt: Arbeitsabläufe regeln den Prozess der Zeiterfassung, Arbeitsrecht prüft die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Arbeitsabläufe
Arbeitsabläufe regeln den allgemeinen Ablauf der Zeiterfassung — wer was wann macht. Für Arbeitsabläufe werden keine Verstöße im Stundenblatt angezeigt; sie definieren lediglich den Rahmen.
Übermittlung des Stundenblatts
Regel | Aktueller Wert |
Erfassungsperiode | Monatlich |
Abgabefrist für Mitarbeitende | Dritter Kalendertag des Folgemonats |
Frist verstrichen | Das System zeigt Warnungen, die Eingabe bleibt aber weiterhin möglich |
Bearbeitung nach der Validierung | Für Mitarbeitende gesperrt; nur HR-Administratoren oder Manager können nach der Validierung noch Änderungen vornehmen |
Bestätigung des Stundenblatts
Regel | Aktueller Wert |
Bestätigung durch | HR-Admin oder Manager (eine Person ist ausreichend) |
Benachrichtigung | Mitarbeitende erhalten eine E-Mail, sobald Zeiten bestätigt oder abgelehnt werden |
Dateneingabe
Regel | Aktueller Wert |
Arbeitszeiterfassung durch | HR-Admin, Manager oder Mitarbeitende |
Eingabezeitraum | Mitarbeitende, HR-Admins und Manager können Arbeitszeiten in der Vergangenheit oder am gegenwärtigen Kalendertag eingeben oder bearbeiten, solange diese noch nicht validiert wurden. |
Mitarbeitende, HR-Admins und Manager können Arbeitszeiten von der Vergangenheit bis zum gegenwärtigen Kalendertag eingeben oder bearbeiten, solange diese noch nicht validiert wurden.
HR-Admins und Manager können zusätzlich Arbeitszeiten für die Zukunft vortragen.
Benachrichtigungen
Du kannst zwei Arten von E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren oder deaktivieren:
Erinnerungen für Mitarbeitende
E-Mail an Mitarbeitende über nahende oder verstrichene Abgabefristen.Benachrichtigungen an HR-Admins und Manager
E-Mail über nahende oder verstrichene Abgabefristen sowie über übermittelte Arbeitszeiten.
Wir empfehlen, beide Benachrichtigungen aktiviert zu lassen. So bleiben Mitarbeitende an die Frist erinnert, und HR-Admins erfahren rechtzeitig, wenn Zeiten zur Bestätigung bereitstehen.
Arbeitsrecht
Das System prüft jeden Tag automatisch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Bei einem Verstoß erscheint ein Hinweis im Stundenblatt, die Eingabe bleibt aber möglich.
Regel | Aktueller Wert |
Normalarbeitszeit | maximal 8 Stunden täglich (Mo–Sa) |
Verlängerte Arbeitszeit | Bis zu 10 Stunden täglich für limitierte Zeiträume zulässig. Bei Überschreiten der 10. Arbeitsstunde innerhalb einer Schicht erscheint ein Warnhinweis; die Eingabe ist weiterhin möglich. |
Pausen für Arbeitseinsatz | Mindestens 30 Minuten |
Pausen für Arbeitseinsatz | Mindestens 45 Minuten Pause |
Ruhezeiten | Mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitseinsätzen. |