Dieser Artikel zeigt Dir die vier Schritte, mit denen Du einen neu angelegten Mandanten vollständig einrichtest – von der Einladung des HR-Admins bis zur Information über Lohnzettel.
HR-Admin einladen
Lade als Erstes einen HR-Admin für den Mandanten ein. Der HR-Admin kümmert sich anschließend um Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten auf Mandantenseite.
Klicke in der Mandantenübersicht auf die drei Punkte oben rechts und wähle HR-Admins verwalten aus. Klicke anschließend auf HR-Admin hinzufügen und trage die Kontaktdaten ein.
Was der HR-Admin nach der Einladung tun kann, erfährst Du im Artikel Rechte und Rollen in project b, im Unterpunkt Rollen für Mandanten und deren Mitarbeitende.
Mitarbeiterportal einrichten
Richte das Mitarbeiterportal gemeinsam mit dem HR-Admin ein oder weise ihn darauf hin, dies selbst zu tun. Über das Portal greifen Mitarbeitende später auf ihre Daten, Abwesenheiten und Lohnzettel zu.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung findest Du im Artikel Mitarbeiterportal aktivieren, im Unterpunkt Mitarbeiterportal für Mitarbeitende aktivieren.
Abwesenheiten aufsetzen
Abwesenheiten können durch den HR-Admin grundsätzlich immer verwaltet werden. Der Zugang für Mitarbeitende, selbst Abwesenheiten zu beantragen und ihr Urlaubssaldo einsehen zu können, muss separat freigeschalten werden. Stimme mit dem Mandanten ab, ob die Mitarbeitenden ihre Abwesenheiten selbst eintragen können sollten.
Wir empfehlen grundsätzlich die Aktivierung des Abwesenheitsmanagements für Mitarbeiter des Mandanten: So kann der Mandant jederzeit den aktuellen Urlaubssaldo im Dashboard einsehen und die oft noch papier-basierten Genehmigungsverfahren digital abbilden. Als zuständiger Lohnabrechner spart man sich das manuelle Abtippen der Urlaubstage und Abdrucken des Restsaldos auf dem Lohnzettel.
Freischaltung der Abwesenheiten für Mitarbeitende
Aktiviere dazu in den Unternehmenseinstellungen des Mandanten den Schalter Abwesenheitsanträge durch Mitarbeiter.
Ohne diese Aktivierung hat nur der HR-Admin Zugriff auf das Abwesenheitsmodul und Mitarbeitende sehen den Reiter "Abwesenheiten" nicht in ihrem Portal.
Aktivieren der Urlaubsverwaltung für den Mandanten
Um Abwesenheiten, wie Urlaube und Krankmeldungen, digital abzubilden, müssen die grundlegenden Daten sauber aufgesetzt werden. Dazu gehören die jeweils geltenden Feiertage und Urlaubskonten der Mitarbeitenden.
Klicke hierfür auf "Ansicht als HR-Admin" und navigiere zu "Abwesenheiten". Im oberen Bildschirmbereich findest Du ein 3-Schritte-Menü zur Aktivierung. Diese Schritte kannst Du gemeinsam mit dem Mandanten durchführen. Mit Hilfe des Artikels kann der Mandant die Aktivierung auch alleine vornehmen.
Details zur weiteren Einrichtung findest Du im Artikel Abwesenheiten: Urlaubsverwaltung Aktivieren.
Weitere Ressourcen für den Start mitgeben
Gib dem Mandanten zum Abschluss ein paar zentrale Artikel mit, die er in den ersten Wochen braucht. So kann er sich selbstständig einarbeiten und weiß, was auf ihn zukommt.
Überblick über die Plattform
Der Artikel Project b. im Überblick erklärt die wichtigsten Menüs wie Übersicht, Mitarbeitende, Abwesenheiten und Dokumente.
Der erste Abrechnungsmonat
Wie der erste Abrechnungsmonat abläuft, zeigt der Artikel Der erste Abrechnungsmonat mit project b.. Er beschreibt, welche Daten der Mandant prüfen und freigeben muss, bevor die Probeabrechnung erstellt wird.
Monatliche Abrechnung freigeben
Ab dem zweiten Monat hilft der Artikel Lohnabrechnung freigeben weiter. Er erklärt Abgabefristen, den Freigabestatus im Menü Übersicht und die Prüfschritte vor jeder Monatsabgabe.
Weitere HR-Admins oder Team-Manager einladen
Möchte der Mandant zusätzliche HR-Admins einladen oder Team-Manager mit eingeschränkten Rechten einrichten, findet er die Anleitung im Artikel Nutzer verwalten – HR-Admins und Manager.
Dokumente hochladen und verwalten
Du kannst dem Mandanten empfehlen project b. nun als digitale Dokumentenverwaltung aller Personal- und Lohndokumente zu verwenden. Wie der Mandant eigene Dokumente hochlädt und Abrechnungsdokumente wiederfindet, erklärt der Artikel Dokumente bereitstellen und abrufen.
Lohnzettel für Mitarbeitende
Weise den Mandanten zusätzlich darauf hin, dass Lohnzettel automatisch im Mitarbeiterportal bereitgestellt werden.